Правила деловой переписки

При всевозрастающей роли телефонов, телефаксов и других средств дос-тавки деловой информации обыкновенное деловое письмо было и остается ис-ключительно важным, а порой незаменимым средством делового взаимодействия между фирмами и организациями. И от того, насколько грамотно и хорошим язы-ком ведется деловая переписка, зависит многое, а порой и сам успех предпри-ятия.

При составлении делового письма вы должны ясно представить и уяснить себе следующее. Деловое письмо должно быть составлено так, чтобы были со-блюдены следующие правила:

— Оно должно быть написано грамотно, лаконично и аргументированно.

— Тон письма должен быть ясным, корректным и доброжелательным.

— Содержание письма должно быть адекватно его виду (письмо-заказ, от-ветное письмо, сопроводительное, выставление счета, извинение и т.п.).

— В письме следует избегать двусмысленностей и неточностей.

Структура и содержание делового письма

Заголовок

В процессе деловой переписки предпочтительнее пользоваться фирмен-ными бланками, отпечатанными типографским способом. В заголовке указывается точный адрес отправителя, название фирмы, дата отправки. Если письмо от-правляется за рубеж, то название фирмы лучше продублировать на английском языке. Исходящий номер ставится лишь на дубликате, который хранится в канце-лярии фирмы. При написании даты ставятся день, месяц, год.

Обращение

Обращаясь к официальному лицу, необходимо указать должность адреса-та, его имя, отчество. Допустимо неформальное обращение типа «Уважае-мый...», «Дорогой...».

Текст

Основной текст письма включает в себя информацию, которая должна быть передана адресату, излагается в лаконичной, ясной, официальной форме. В

40

письме не допускается сокращений. Письмо должно быть убедительным и про­стым изложением тех идей, предложений, которые бы исключили дополнитель­ные вопросы и дополнительную переписку.

Заключение

В заключение письма обычно высказывается уверенность, надежда на ско­рейшее получение ответа либо в соответствии с правилами деловой переписки высказывают признательность за то-то... или просто заканчивают фразой «С ува­жением...», я далее ставят свою подпись с указанием должности и звания.

Предлагаем типичные фразы делового письма.

а. В начале письма.

Уважаемый...

Рады сообщить Вам...

Благодарим за письмо от... числа...

Пожалуйста, примите наши извинения за задержку ответа...

К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...

б. В содержании письма.

Мы совершенно уверены в том, что...

Обращаем Ваше внимание на тот факт, что...

В связи с Вашей просьбой сообщаем, что...

В противном случае мы вынуждены будем...

В случае задержки в поставках...

Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующий причинам...

Необходимо признать, что...

в. Выражения, которыми заканчивается письмо.

Надеемся получить ответ в самое ближайшее время... Ожидаем Вашего согласия (подтверждения, уведомления)... Заверяем Вас, что мы предпримем самые срочные меры, чтобы испра­вить положение...

Мы будем весьма признательны за быстрый ответ... С глубоким уважением...