Система первинних документів

До оптової торгівлі товари надходять з різних джерел: від промислових, сільськогосподарських підприємств, інших оптових баз як юридичних так і фізичних осіб. Не зважаючи на різноманітні джерела поставки товару здійснюють на основі договорів чи контрактів між торговим підприємством і постачальником. Вони мають юридичну силу.

Основні реквізити в договорах (контрактах) повинні давати такі дані: найменування сторін; назву товару, його стислу характеристику; умови надходження; терміни поставки; кількість та одиницю виміру; ціну; порядок розрахунку та перелік санкцій, які мають бути використані при невиконанні зобов’язань. Ця інформація потрібна не тільки для здійснення контролю за своєчасним виконанням зобов’язань сторін, а для достовірного відображення в обліку первинної вартості товару та розрахунків з постачальниками, бюджетом тощо.

Правильна організація надходження, своєчасне оформлення первинних документів забезпечують збереження товарів, виключають чи зводять до мінімуму понаднормативні втрати та розкрадання.

Постачальники товару, незважаючи на форми реалізації, повинні супроводжувати товар товарно-транспортними накладними чи фактурами, накладними, а на деякі товари мають бути сертифікати, посвідчення якості, ярлики тощо. На переміщення підакцизних товарів з першого листопада 2004р. прийнята нова форма товарно-транспортної накладної, яка затверджена наказом Мінтранспорту України від 17.08.04р. №736 (Постанова КМУ від 15.10.04р. №1367. Вступило в силу 15.10.04р.).

Так, наприклад, якщо представник торговельного підприємства за дорученням одержує товар на складі постачальника, за умов поставки „франко-завод”, то зобов’язання продавця щодо поставки вважається виконаним після того, як він надав покупцеві товар на своєму підприємстві (тобто на заводі, фабриці, складі і т.д.).Зокрема, продавець не відповідає за вантаження товарів при наданні покупцем транспортних засобів. Але продавець зобов’язаний поставити товар відповідно до умов договору купівлі-продажу з наданням торгового рахунка-фактури або еквівалентного йому електронного повідомлення, а також будь-якого іншого свідоцтва відповідності, потреба в якому може виникнути та котре передбачене договором.

Разом із первинними документами на товар постачальник виписує податкову накладну, в якій підтверджує реалізацію товару з ПДВ за встановленою ставкою, із зазначенням суми ПДВ чи без ПДВ.

Покупець, з іншого боку, зобов’язаний сплатити ціну, передбачену в договорі купівлі-продажу; прийняти поставку товару, нести всі ризики знищення або пошкодження товару. Покупець, незалежно від варіантів надходження товару, зобов’язаний забезпечити їх надходження у точній відповідності до діючих Інструкцій про порядок придбання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за кількістю та якістю.

Якщо, при надходженні товару будуть виявлені не відповідності до показників у документах постачальника, тоді ці факти розбіжності оформлюють актом приймання. Тобто, надходження товару фіксується за фактичною наявністю. При прийманні товару може бути виявлена нестача понад норми природного збитку, тоді складають акт про встановлену розбіжність у кількості та якості при прийманні товарно-матеріальних цінностей за типовою формою в трьох екземплярах.

Перший екземпляр акта із супровідними документами передають у бухгалтерію, другий разом із претензійним листом направляють постачальнику або транспортній конторі, що доставила вантаж, третій – залишається у матеріально-відповідальних осіб. У випадку ушкодження товару під час перевезення автомобільним транспортом оформляють акт, що додається до товарно-транспортної накладної. Форма акта наведена в затвердженому наказі Мінтранспорту України №363 від 14.10.97р. (Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні).

Підставою для пред'явлення претензії залізниці, у випадку нестачі вантажу, є складений комерційний акт (Правила складання акту, затв. Наказом Мін.транспорту України від 28.05.02р. №334).

Реалізують товари як за готівку, так і з розрахунком у безготівковій формі. Оптове підприємство виступає у ролі постачальника, тому документування товарних операцій взагалі відбувається, як і у випадку надходження товару, коли оптове підприємство виступає покупцем.

Підставою для реалізації товарів служать договори, контракти, які укладені з покупцями: роздрібною торговою мережею, підприємствами виробниками, фізичними особами та таке інше. Виписані оптовим підприємством товарно-транспортні накладні, фактури, рахунки – підтверджують списання товару, тари, надання транспортних послуг за продажною вартістю, а податкові накладні – виникнення зобов’язання за ПДВ.

У документах постачальників, крім товару, окремо вказують кількість та вартість тари. Тара повинна бути оприбуткована матеріально-відповідальною особою за тими ж ознаками, які наведені у документі постачальника. Якщо фактична кількість, якість, ціна й маркування тари не співпадають з даними документами постачальника, то складають акт про відхилення. У випадку, якщо тара під товаром не зазначена у документах постачальника, її треба оприбуткувати теж за актом. Якщо вартість тари включена у ціну товару, то у документах постачальника зазначено «Тара без ціни».

Матеріально-відповідальні особи повинні вести облік тари за кількістю та номенклатурою, а інвентарну ще й за постачальниками. Облік тари на складі, так як і товару, ведуть у книгах чи картках складського обліку. Згідно з діючою класифікацією тари її бухгалтерський облік повинні вести за видами: тара дерев’яна; з картону; металева; скляна; з пластмаси; з тканини та нетканих матеріалів.

У встановлені терміни матеріально-відповідальні особи передають первинну документацію до бухгалтерії у вигляді товарного звіту чи реєстру за всіма приходними та видатковими документами. Перевірені звіти та документи до них є основою для відображення руху товарів і тари на рахунках бухгалтерського обліку.

Порядок організації обліку товарів на складі залежить від способу їх зберігання сортового чи гуртового. При сортовому способі товари зберігають за їх видами. Ведеться складський облік надходження, вибуття та залишків у картках за кількістю та вартістю товару.

Картки відкриваються на кожен вид товару (сорт, артикул). Замість карток облік товару на складі можна вести у книгах складського обліку. Після кожного випадку руху товарів виводять залишок товарів у натуральних показниках.

У бухгалтерії теж відкривають такі картки, але, крім натуральних показників, у них проставляють ціну і вартість товарів. Записи в них проводять за тими ж первинними документами (прибутковими та видатковими документами), які здані комірниками та за якими були здійснені записи на складі, тому недоліком цього методу є дублювання інформації.

Найбільш вдалим вважається сальдовий метод обліку товарів. При сальдовому методі на складі ведеться облік товарів у картках тільки за кількістю, а в бухгалтерії на кожне перше число місяця роблять записи у сальдову відомість за ціною, кількістю та вартістю за кожним найменуванням товару, звіряють із залишками звіту комірника.

За гуртовим способом товари зберігають за окремими партіями. На кожну партію відкривають гуртову картку та товарний ярлик для запису в них даних про наявність товару, який надійшов та його реалізацію. Гуртові картки закривають після того, як товари даної партії повністю відпущені зі складу.