Организация комплектования

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­домственном и государственном архивах.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

правильность формирования и оформления дел;

соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­чество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­дится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж­ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­шением между ведомством и Росархивом.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж­дения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­ков передачи документов от источника комплектования в госар­хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб­разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб­разователя осуществляется в несколько этапов:

сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­дения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосудар­ственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб­разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делоп­роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­кументы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на доку­менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­реждением.

В случае необходимости условия хранения и использования до­кументов могут включать ограничения права доступа и использо­вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­кую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании докумен­тов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного про­исхождения передаются на основании личного заявления вла­дельца.

При приеме документов также составляется акт приема-пере­дачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­пользовать методы «активного комплектования»:

проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­ния их документов;

выявление потенциальных источников комплектования в орга­нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по­литической жизни, запись устных воспоминаний;

сбор воспоминаний, составление хроники событий;

сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является вы­сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­ная жизненная позиция архивиста.