Глава 3 организация документов и дел архивного фонда Российской Федерации

3.1. Понятия «архивный документ» и «архив»

Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной дея­тельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Это определение взято из Словаря современной архивной тер­минологии социалистических стран (1982).

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 — 83: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки по­нятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи ин­формации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори­кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль­ные надписи становились ценным источником по истории куль­туры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).

Архивный документ — это ценный материальный носитель ин­формации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит­ся в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар­хивных документов, а также архивное учреждение или структур­ное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­ресах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене­ральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учинен­ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж­дения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т. 1 — 40); «Архив графов Мордвино­вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив». Кроме того, со­гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще­ние, где хранятся документы, т. е. архивохранилище. В Словаре со­временной архивной терминологии социалистических стран (М., вып. 1—2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с много­значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хра­нением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер­мина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь­ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило­метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в це­лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра­нят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение историчес­кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­торическими.

Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежде­ний или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­зующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.