Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов)

Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фон­да РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фон­ды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Россий­ской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и истори­ческой науки. Одни из них складывались в течение столетий, дру­гие были созданы в связи с появлением новых систем документа­ции и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных госу­дарственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое внимание (рис. 1).

Рис. 1. Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР

Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по сле­дующим признакам:

1)принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

2)принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

3)принадлежности к определенным административно-терри­ториальным единицам (краям, областям, районам);

4)принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

5)принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

6)способу и технике закрепления информации.

Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков.

Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обус­ловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов.

На практике эта классификация осуществлялась следующим образом.

1.Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы

эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в ЦГАДА СССР (РГАДА);

эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в ЦГИА СССР (РГИА);

эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР СССР (ГАРФ).

Документы дореволюционной и советской эпох хранились раз­дельно соответственно в центральных исторических архивах и цен­тральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Бело­руссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эсто­нии и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изме­нившие названия, действуют до сих пор.

2.Документы хранились в рамках одного архива в отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, в областных,
краевых, городских архивах).

Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, которая устанавли­валась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о ре­организации и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпо­хи и слома старого государственного аппарата. «Правила опреде­ления архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда. Документы учреждений, созданных советской властью, были отнесены к советской эпохе, документы Российской империи и Временного правительства — к дорево­люционной эпохе.

При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоре­чит принципу недробимости фонда.

Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет.

На практике датой, по которой материалы относят к той или иной эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, ко­торые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящих­ся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).

Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, обществен­ных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.

Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих территориях была установлена намного позже октября 1917 г. На­оборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материа­лам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. — военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.

Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, А. Бело­го, А.А. Блока, А.А.Ахматовой и др.

По этой причине почти все архивы, сформированные по прин­ципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходя­щие за рамки разделительных дат.

Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала про­блема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР.

Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходи­мости, да и возможности устанавливать единую дату для всех феде­ральных органов и новых учреждений Российской Федерации.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения от­носились: фонды высших органов власти и управления, централь­ных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Россий­ской империи, Российской буржуазной республики, а также до­кументы правительств периода Гражданской войны и иностран­ной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданс­ких и военных учреждений, действовавших на территории, входя­щей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреж­дений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою ком­петенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отне­сены к комплексам союзного или республиканского значения.

На практике этот принцип классификации документов реали­зовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архи­вы СССР; для хранения документов республиканского значения — центральные архивы республик; для хранения документов мест­ного значения — краевые, областные, окружные, городские, рай­онные архивы.

Принадлежность документов к административ­но-территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой администра­тивно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, по­скольку в административно-территориальном делении России про­исходят изменения: создается либо область, либо район, либо рес­публика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и райо­нов материалы ликвидированных фондообразователей, действовав­ших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, создан­ных в новорожденной административно-территориальной едини­це). В истории архивного дела использовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государ­ственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в рес­публиканском или областном архиве.

Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместни­ка Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказ­ского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Гру­зии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наме­стничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.

В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробле­ние и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фон­ды новых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной дея­тельности. Этот признак классификации документов был оп­ределяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918—1929 гг., когда все архивные документы разбива­лись по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип со­здания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов обще­ственных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.

Принадлежность документов к составу доку­ментации данного фондообразователя. Научной ос­новой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация доку­ментов по исторически сложившимся комплексам (фондам); ло­гический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.

Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как прин­цип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. докумен­ты одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления информации. Этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архи­вов научно-технической документации: Российского государствен­ного архива фонодокументов, Российского государственного ар­хива кинофотодокументов, Российского государственного науч­но-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения докумен­тов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптичес­ких), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих доку­ментов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокумен­тов может привести к дроблению фонда.

Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются рав­ным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переимено­ван в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архив­ного фонда Российской Федерации, которая осуществляется те­перь по следующим признакам (рис. 2):

Рис. 2. Организация Архивного фонда Российской Федерации

1)по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной час­ти АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­нии муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ (рис. 3);

Рис. 3. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности

2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­стоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­ных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­раслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­сти Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депози­тарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в со­вокупности, формальное следование одному из них может приве­сти к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Рос­сийского архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петер­бурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения мате­риалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА). Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с середины XVIII в. до XX в. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721 — 1918). Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Моск­ву (в РГАДА), а после 1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА). Од­нако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.

Как видно из приведенной классификации, в основе совре­менной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закрепле­но в «Основах законодательства Российской Федерации об Архи­вном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архи­вные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории Рос­сии на всем протяжении ее истории, а также учреждений религи­озных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­приятий, действующих на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преоблада­ющая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовав­шихся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ции в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

государственных объединений и организаций с момента их ре­гистрации в соответствии с законодательством РФ об обществен­ных объединениях, в том числе профессиональных союзов, бла­готворительных и иных фондов, политических партий и движе­ний, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий про­мышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамиль­ные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4):

постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Рис. 4. Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам хранения

Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в ар­хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их пере­дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государствен­ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­ственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городс­кие) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом доку­ментов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учрежде­ний и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи докумен­тов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности государства — это хранение доку­ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное хранение документов — временное хранение доку­ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государствен­ным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? От­раслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения доку­ментов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отрасле­вых фондов с правом депозитарного хранения документов государ­ственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Таблица 2

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к го­сударственной собственности (ст. 7), муниципальной собственно­сти (ст. 8), частной собственности (ст. 9).

При этом государственная собственность складывается из ар­хивных документов, относящихся к федеральной собственности и к собственности субъектов Российской Федерации. К муници­пальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К част­ной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государствен­ными и муниципальными, а также документы, созданные граж­данами или законно приобретенные ими.

Депозитум (англ.) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность (обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административ­ные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.