Глава 5. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохра­няется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчет количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­них» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управле­ния архивным делом субъектов федерации;

составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представ­ление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов — это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­щих принципов:

централизации учета — регламентация взаимодействия Феде­ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­нящими документы государственной части АФ РФ, и собствен­никами документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета — преемственность учета архивных докумен­тов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­ражено в учетных формах;

полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица изме­рения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция);

единица хранения;

отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. со­ставляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.