Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов)

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из на­учных принципов классификации:

принцип происхождения (организация документов по истори­чески сложившимся комплексам (фондам);

логический (тематический) принцип классификации докумен­тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­пам (коллекциям).

В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в преде­лах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокуп­ность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Доку­ментальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии с ГОСТ Р51141-98 архивный фонд - это совокупность архивных до­кументов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему в качестве классификационной и учетной единицы архивная кол­лекция в графическом варианте приведены на рис. 5.

Рис. 5. Классификация документов в пределах архива

Архивным фондом учреждения (организации) называется архи­вный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в дея­тельности одного учреждения (организации).

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых ча­стей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою историчес­кие и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельно­сти, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родствен­ные, профессиональные, творческие отношения) (табл. 3).

Таблица 3

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например:

Фонд лица:

Александр III. 1854-1894 (ГАРФ. Ф.677,2оп., 1333ед.хр., 1845-1896).

Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2 оп., 2513 ед. хр., 1860-1991).

Фонд семьи:

Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892):

Ивашев В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797-1840);

Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808-1839).

Фонд рода:

Бакунины (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987):

Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730—1803;

Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сена­тор 1764-1837;

Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Твер­ской губернии. 1768—1854;

Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного дви­жения в России. 1814—1876;

Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, общественный деятель. 1818 — 1901;

Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, земский деятель, философ. 1820-1900;

Бакунин А.А., земский деятель, участник обороны Севастополя во время Крымской войны. 1821—1908;

Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900.

Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980):

Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писа­тель. 1765-1851;

Муравьев-Апостол М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Со­юза благоденствия», «Южного общества». 1793—1886;

Муравьев-Апостол СИ., декабрист, член «Союза спасения», «Со­юза благоденствия», «Южного общества», руководитель восста­ния Черниговского полка. 1795—1826.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных доку­ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон­дообразователей и объединенных по одному или нескольким при­знакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ческому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым созда­ются архивные коллекции.

Таблица 4

Организация документов в пределах архивного фонда называ­ется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1)определение границ архивного фонда, в том числе опреде­ление юридической самостоятельности фондообразователя и хро­нологических рамок документов фонда;

2)определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов произво­дится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывались разными по­колениями архивистов, которые руководствовались различными мето­дическими принципами.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россы­пи — материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Обра­зование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

стихийными бедствиями и пожарами;

войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую­щей реституцией;

военными действиями вследствие социальных потрясений, перево­ротов;

реформами госаппарата, органов власти и управления.

Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необхо­димо изучить историю фондообразователя, познакомиться с за­конодательными актами, ведомственными изданиями, источни­ками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить мас­штаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, плана­ми, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных ча­стей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кро­ме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в дело­производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

когда поступил фонд на хранение;

степень его сохранности;

объем фонда;

крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и лите­ратуры, использованных при написании справки.

Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­тав, указ, декрет, закон, положение);

самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

штатное расписание;

самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­чать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганиза­ции, эвакуации учреждения и др.

Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весь­ма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архивного фонда.

Таблиц 5

Ниже дается определение хронологических границ архивных фондов.

Иногда возникают затруднения по определению крайних дат до­кументов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архив­ного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпа­дать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или за­вершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд уч­реждения передаются для завершения производством дела учрежде­ния-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде­ния могут быть расширены за счет документов, связанных с от­кликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча­ются юбилейные даты.

Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов — значит определить со­ответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда ус­танавливается при непосредственном изучении документов.

О третьем уровне организации документов и дел см. в подраз­деле 6.3.1.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведе­ния об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается офици­ально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части уч­реждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомне­ние, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку со­всем, то фондовая принадлежность устанавливается на основа­нии изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяют­ся на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователей) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) доку­мента, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внут­реннюю деятельность учреждения, определяется по названию уч­реждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих доку­ментов определяется по названию учреждения-автора, которое мо­жет быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по со­держанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих — автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности назы­ваются прямыми признаками, так как они имеют обязательные эле­менты, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и до­кументов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям по­черка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

1)в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

2)учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшествен­ников;

3)в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.