Возможность быть всегда на связи

Технологии окружают.

И чтобы они не «зажали», научитесь работать с электронной почтой, выстраивать коммуникации в социальных сетях и разговаривать/общаться по телефону.

Электронная почта. Научитесь работать с ней правильно: есть приемы и техники, которые вы должны освоить.

Управление, прием, отправка и хранение писем – вот основные блоки работы с электронной почтой.

Как вы распределяете почту, храните сообщения, находите нужное вам письмо?

Как вы отправляете почту?

Как отвечаете на нее?

Все это можно делать гораздо эффективнее, затрачивая на работу с почтой меньше времени и нервов. Не позволяйте электронной почте стать вашим основным способом общения с миром, отрезать вас от общения с людьми и от реальной работы.

У меня был период («австрийский период», как я его называю: три года моей работы в венском офисе компании Avaya), когда каждый рабочий день я получал не меньше 100 (не спам!) писем от коллег, сотрудников, начальства, поставщиков и бизнес‑партнеров. Нередко количество писем достигало 150 и больше. Подписка на разных сайтах давала еще 10–20 писем в день. Я до сих пор сам себе удивляюсь: как я с этим справлялся?

Вот пять приемов, которые в свое время помогли мне.

Во‑первых, здорово помогает смартфон, который дает возможность работать с почтой, когда под рукой нет компьютера (сейчас в мире уже более 5 % писем открывается со смартфонов, а не на компьютерах!).

Во‑вторых, мы с коллегами старались руководствоваться совместно выработанными правилами. Следование этим правилам значительно облегчало жизнь – и нам, и тем, с кем мы переписывались.

Вот эти девять правил работы с электронной почтой.

1. Одна тема – одно письмо. Если в результате переписки тема письма изменилась – измени тему и заголовок письма.

2. Если ты отправил три письма, а ответа нет – позвони.

3. Ставь других в копию, если: a) они сами тебя об этом попросили; б) они должны получить это письмо. Будь готов к тому, что почти никто не читает письма, где они поставлены в копию.

4. То, о чем ты просишь или что предлагаешь, должно быть в первых строчках (а сейчас, с учетом того, что более половины писем открывается с мобильных устройств, ваша главная мысль письма должна быть в первых 15 словах!).

5. Мы все из маркетинга, и писать письма должны так же, как пишем рекламные тексты.

6. Люди не читают длинные, скучные и неинтересно написанные письма.

7. Скажи, что тебе нужно, в Subject (теме письма).

8. Прочти свое письмо, прежде чем нажмешь Send it (оправить), и проверь «ашипки».

9. Архивируй большие приложения в zip.

В‑третьих, меня спасала правильная организация Inbox: папки, подпапки, правильные названия… просто удивительно, как много людей этим не пользуются (например, сейчас у меня в почте всего 11 папок, по которым я сортирую всю почту).

В‑четвертых, помогает такой прием: начинаешь писать ответ, затем сохраняешь его в Drafts (черновики), потом к нему (к ним – к начатым письмам) возвращаешься и «добиваешь».

Скорости в работе с электропочтой (спасибо за термин Артемию Лебедеву) этот прием прибавляет прилично. Быстро пишешь ключевую мысль ответа, сохраняешь в Drafts, перепрыгиваешь к следующему письму. Вечером заходишь в Drafts, когда уже работа не требует напряжения, и просто отвечаешь, отвечаешь и отвечаешь…

В‑пятых, мне лично нравится, когда в Inbox (во входящих) меньше 40 сообщений – ничего не заползает вниз, за край монитора, и складывается ощущение, что все под контролем (так оно и есть).

Конечно же, у каждого свои приемы, свои подходы. Интересуйтесь у других, как с почтой работают они, и берите то, что вам подходит.

Очень многие не понимают, что написанное и отправленное письмо (и даже доставленное!) еще не есть результат.

Давняя история: одна американская компания, работающая в области высоких технологий, осознала, что ее сотрудники получают слишком много электронных писем (больше 200 в день на сотрудника в среднем).

Это отнимало много времени, и сотрудники начинали пользоваться электронной почтой даже тогда, когда можно было поговорить лично или по телефону.

Тогда руководство компании отключило доступ к электронной почте с 9 утра до полудня и с 13:30 до 16:00.

Результат?

Менеджеры стали тратить меньше времени на почту, и сотрудники начали больше общаться между собой.

История давняя, но, может, стоит ее освежить и в вашей компании, в вашем случае?

Социальные сети. Тут есть две крайности и золотая середина, которую нужно нащупать.

Крайность первая: вы игнорируете социальные сети окончательно, полностью и бесповоротно.

И зря… жить в современном обществе и быть свободным от социальных сетей нельзя.

Как минимум для вас это может быть еще один канал получения информации.

Крайность вторая: вы в них постоянно, вы в них практически живете, в них ваши друзья (друзья ли они?), ваше общение и ваша жизнь (а жизнь ли это?).

Facebook, LinkedIn, ВКонтакте, Одноклассники, Foursquare, Twitter, Fliqr, Vine, Soundtracking, Pinterest, Instagram, SlideShare, YouTube… вы зарегистрированы везде и везде активны.

Но ведь жить нужно в реальной жизни, согласитесь?

Быть №.1 в социальной сети (по количеству «друзей», постов или комментов) – разве это цель?

Ищите свою золотую середину – баланс между социальными сетями и реальной жизнью.

Мне часто напоминают один из моих постов в твиттере: «Жить надо так, чтобы некогда было писать в твиттер».

Я так и живу:)

Но писать успеваю (а вот с блогом сложнее, на него действительно не хватает времени).

Сложность еще в том, что все эти коммуникации наслаиваются друг на друга. И тут‑то нужно расставить приоритеты.

Мой подход: первична почта, потом телефон, на последнем месте – соцсети (учтите это, когда будете пытаться связаться со мной).

Вам, возможно, будет удобна другая комбинация.

Ищите свой баланс в электронных коммуникациях.

Телефон. У каждого свой стиль общения: кто‑то любит поговорить, кто‑то любит SMS (по моему наблюдению, люди все меньше говорят и все больше обмениваются сообщениями).

Эсэмэски отступают: новое поколение выбирает программы общения, где при общении друг с другом можно использовать картинки, вставлять фотографии и видео.

Я лично «подсел» на Viber.

Научитесь говорить по телефону, освойте телефонный этикет (это очень важно!), возвращайте полученные/пропущенные звонки.

Очень хорошие правила мобильного этикета создала компания «Билайн». Вы можете найти их на сайте компании.

Хорошая идея создать свои собственные правила и следовать им (и сообщить о них своим коллегам и клиентам).

Я лично не люблю телефон. Поэтому номер моего телефона даже не указан на визитной карточке.

Даже если вы найдете номер моего телефона, не факт, что я отвечу на ваш звонок.

Но я отвечаю на все письма и все SMS.

Читать

Евгений Коноплев. Про INFO: разложить все по полочкам. М.: Альпина Паблишер, 2010.