Опорний конспект. Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою

Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою. Саме спілкування в діловій практиці, як правило, підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін, організовується зустріч.

Критеріями оцінки результатів взаємодії, крім досягнення ба­жаної мети, є фактори, які відображають ресурсні витрати учас­ників: час, ступінь напруженості та характер стосунків між ними.

Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї необхідно сер­йозно підготуватися та все ретельно продумати.

Про ділову зустріч прийнято домовлятися заздалегідь, при цьому відрізок часу між домовленістю та власне зустріччю зале­жить від конкретних обставин та програми зустрічі.

У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за два, три дні. Запланована за десяток днів ділова зустріч часто буває підготовлена гірше лише з психологічних причин.

Особливої ретельності вимагає організація зустрічі з інозем­цями. До такої зустрічі потрібно, безперечно, готуватися завчас­но, передбачивши всі елементи програми їхнього перебування:

– порядок зустрічі;

– персональний склад учасників;

– участь представників преси;

– вручення квітів;

– вітальні промови;

– розміщення в готелі;

– ділова частина;

– відвідування культурних об'єктів;

– поїздки по країні, неофіційні прийоми;

– проводи.

Про організацію ділової зустрічі можна домовлятися за допо­могою електронної пошти, факсу, телефону. Перед тим як взяти в руки телефонну трубку, слід визначити всі важливі організаційні моменти зустрічі, адже якщо забути щось, виходити повторно на зв'язок буде не зовсім зручно.

Протоколом передбачаються такі основні моменти домовле­ності:

• предмет ділової зустрічі;

• місце проведення;

• часові межі;

• кількість учасників;

• матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.

Предметом ділової зустрічі є питання, які виносяться на обго­ворення, тематичні рамки переговорів, перелік проблем, які роз­глядатимуться, тощо.

Місцем проведення ділових зустрічей, переговорів є, як пра­вило, службове приміщення їх учасників (у себе чи у партнера), хоча можна їх проводити на нейтральній території, або за допо­могою засобів комунікації — дистанційно.

Більшість ділових людей віддають перевагу своїй території, де не потрібно витрачати час на адаптацію, де без проблем можна скористатися телефоном, факсом, допомогою юристів, експертів тощо.

Серйозною причиною для проведення ділових обговорень у фірмі партнера є можливість одержати додаткову інформацію, більше дізнатися про партнера, його фірму та умови її функціо­нування.

Можливість проведення переговорів на нейтральній території має також свою привабливість. Як правило, обговорення питань при цьому варіанті не дає переваг жодній зі сторін. Особливо ефективний цей варіант при вирішенні конфліктних ситуацій.

Сучасна техніка зв'язку дозволяє здійснити прямий електро­нний контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаєм­ною передачею зображення і звуку.

Перший крок до успіху ділової зустрічі — це правильний ви­бір часу і дня тижня. При зустрічі віч-на-віч необхідно брати до уваги обставини ділового життя партнера, його особистісні характеристики.

При великій кількості учасників бажано бути в курсі справ, кожного і враховувати ділові звички партнерів. При цьому реко­мендують враховувати такі моменти:

• не планувати зустріч безпосередньо перед обідом чи відразу ж після нього, а хоча б через годину;

• не планувати відповідальних зустрічей у понеділок (настрій на робочий тиждень) та в п'ятницю (очікування вихідних);

• обов'язково обговорити тривалість зустрічі та дотримувати­ся цього часу;

• сформулювати тему та мету розмови;

• підготувати відповідну інформацію;

• відредагувати формулювання, поняття, судження;

• підготувати аргументи й контраргументи;

• визначити склад учасників зустрічі;

• вибрати місце й час проведення зустрічі з урахуванням пе­редбачуваних несподіванок;

• у випадку щільного графіка партнера ділова зустріч повинна проходити в оптимальних часових межах;

• обумовити кількість учасників зустрічі. Це робиться, вихо­дячи із принципу рівної чисельності делегацій з обох сторін.

Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно не складені, сторони обмінюються візи­тними картками.

Майбутня зустріч чи переговори передбачають завчасну під­готовку матеріалів, зокрема ті, що відображають позицію учас­ника зустрічі та містять рекомендації щодо питання, яке розгля­дається; проекти різних угод, протоколів чи договорів; проекти резолюцій чи угод про наміри.

Досвідчені менеджери збирають також дані про кон'юнктуру своїх партнерів, їх поведінку на ринку протягом останніх місяців чи років.

Автор славнозвісного бестселера «Як уціліти серед акул» Харві Маккей відзначає, що знати щось про клієнта так само важли­во, як знати все про свою продукцію. «Якщо ви знаєте своїх кліє­нтів, якщо вам відомі їх специфічні інтереси та риси характеру, то у вас завжди буде підстава для встановлення контакту з ни­ми», — вважає автор книги.

Фахівцям, які братимуть участь у зустрічі, повинні бути при­таманні такі риси характеру: почуття власної гідності, впевне­ність у собі, урівноваженість, дипломатичність, терпимість, так­товність, прагнення до взаєморозуміння.

Бажано привітати партнерів (посмішка, приємний погляд, ру­костискання). Під час знайомства необхідно покласти візитки го­стей перед собою, щоб не забути, як звати партнерів.

Рекомендують:

– починати розмову із загальних фраз, поступово переходячи до найбільш важливих, принципових питань, а потім — до обго­ворення питань, за якими можна легко дійти згоди;

– задавати доброзичливі й прямі запитання;

– відповіді вислуховувати;

– записувати цінну інформацію;

– виявляти бажання зрозуміти позицію партнера;

– викликати симпатію до себе з боку співбесідника (адже він — особистість, має повне право на повагу до себе, на визнання його як особистості);

– орієнтуватися на бажаний партнером кінцевий результат, який вигідний і для організаторів;

– аргументувати свої пропозиції цифрами, фактами;

– виявляти зацікавленість у перспективах взаємин з партнерами.

Не можна:

• ставити запитань, які підказують відповідь;

• вести розмови про релігію та політику;

• тиснути на співрозмовника;

• змушувати партнера довго чекати зустрічі;

• обдурювати партнера і постійно вимагати від нього доказів;

• приступати до розмови без ретельно продуманого плану.

Велике значення має розміщення ділових партнерів за столом, дистанція між ними, положення відносно один одного, дистанція в спілкуванні. Під час зустрічі можна багато взнати про партнера (у цьому допоможуть слова, жести, пози, міміка).

Важливо вміло закінчити зустріч, тобто підвести підсумки роз­мови, виробити спільне рішення, вчасно й коректно її завершити.

Питання для самоконтролю:

1. Які елементи потрібно передбачати при підготовці ділової зустрічі?

2. Які основні моменти домовле­ності передбачаються протоколом?

3. Які рекомендації щодо ведення переговорів ви знаєте?

4. Яка позиція стосовно партнера оптимальна для досягнення поставленої мети?

5. Як настроїти себе на терпимість до людини, якщо вона не­приємна, і врахувати природні розходження в сприйнятті й оцінці обговорюваної проблеми?

6. Чого в жодному разі не можна допускати в бесіді?

Рекомендована література:

1. Етика ділового спілкування/За ред. Т.Б.Гриценко та ін. – К., 2007, с. 110-117

2. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування. – К., 2007, с. 169-185

Тематичний контроль: семінар № 3.

Інструкція до самостійної роботи № 11

Тема: Ділова доповідь.

Мета: Вивчити види і структуру доповіді.

Завдання до самостійної роботи:

1. Запишіть, на що повинен звернути увагу доповідач перед виступом.

2. Допишіть речення.

Політична доповідь — це....

Діловою доповіддю називається....

Звітна доповідь — це....

У науковій доповіді інформують про....

У вступі доповіді потрібно....

Основна частина доповіді подає....

Висновки мають бути....