Документы, создаваемые в самой организации.

По отношению к управленческой системе выделяют:

ü входящий документопоток (документы, поступающие из других организаций) (рис.2);

ü исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

ü внутренний документопоток (документы, циркулирующие внутри организации, ее структурных подразделений).

Рис. 2. Схема классификации входящего документопотока

Каждый из документопотоков обладает определенными характеристиками.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам – авторам документов, от которых они получены:

· от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

· от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

· от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией (это могут быть клиенты поставщики покупатели и т.п.);

· частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы можно классифицировать по видам:

ü распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

ü информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

ü учетно-отчетные и др.

Рис. 3. Видовой состав документопотоков организации

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой ДОУ или секретарем руководителя.

Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах.

Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы (рис. 4):

ü внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;

ü исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Рис. 4. Схема классификации