Обработка поступающих документов

Типовая схема управления поступающими (входящими) документами предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий:

· прием документов;

· первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов;

· регистрация документов;

· рассмотрение документов руководством организации;

· доставка документов исполнителям в соответствии с резолюцией (приложение 3-4).

Прием документов производится специально выделенным должностным лицом (работником службы ДОУ, общего отдела, канцелярии, секретарями структурных подразделений, секретарем фирмы). При необходимости сотрудник, принимающий документы (информацию), расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

Первичная обработка поступающих документов включает:

ü проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

ü проверку правильности ее адресования;

ü вскрытие конвертов (упаковки бандеролей, посылок).

Ошибочно доставленная корреспонденция должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке проверяются механические повреждения и полнота присланных материалов, фиксируются выявленные дефекты, а при необходимости составляется справка или акт, которые присоединяются к полученным документам.

Все конверты документов, поступившие по почте, вскрываются. При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», а также документы на машинных носителях.

Регистрация входящих документов предусматривает простановку на документах штампов о поступлении и заполнение регистрационных карточек (журналов, книг, электронных карточек).

На поступивших документах проставляется отметка об их получении (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления, а при необходимости – количество листов. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем порядке или раздельно по видам корреспонденции. Отметка о поступлении позволяет учитывать поступившие в организацию документы.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка «Подлежит возврату».

Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в службу ДОУ для подготовки к рассмотрению и регистрации. Туда же поступают документы на адрес организации без указания фамилии должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и не подлежащие регистрации, передаются по назначению.

Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления. Корреспонденция, не вскрывавшаяся для первичной обработки, сортируется по адресатам.

Предварительное рассмотрение документов производится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При предварительном рассмотрении корреспонденции используются внутренние справочные материалы: перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; технологические схемы обработки и движения различных поступающих документов.

Зарегистрированные в установленном порядке документы передаются по назначению.

Рассмотрение поступающих документов должностными лицами предполагает изучение содержания документов, определение порядка исполнения документа (через резолюцию) и передачу рассмотренного документа в службу ДОУ для последующей работы с ним.

Доставка рассмотренных документов ответственным исполнителям предусматривает:

ü регистрацию содержания резолюций;

ü постановку документов, исполнение которых подлежит контролю, на контроль исполнения;

ü доведение до сведений ответственных исполнителей резолюций (зафиксированных в них поручений, указаний);

ü в необходимых случаях – тиражирование документов (изготовление копий), подлежащих исполнению несколькими исполнителями.

Документы с ограниченным доступом регистрируются в специальных регистрационных журналах и доставляются в структурные подразделения с использованием соответствующих разносных книг (книг учета).

Исполненные входящие документы подлежат возврату в места хранения с отметкой об их исполнении и помещение в дело в соответствии с номенклатурой дел организации.