Обработка внутренних документов

Типовая схема управления внутренними документами организации предусматривает последовательное выполнение следующих действий:

· подготовку чернового (предварительного) варианта текста документа;

· редактирование предварительного варианта текста документа;

· согласование уточненного варианта текста документа;

· оформление окончательного варианта текста документа;

· утверждение (подписание) документа;

· регистрация документа;

· тиражирование документа;

· передача рабочих экземпляров документа в структурные подразделения и должностным лицам для руководства в практической деятельности;

· помещение контрольного экземпляра документа в дело;

· последующее хранение и работа с документом до передачи его в архив или на уничтожение.

Подготовка чернового варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем по указанию должностного лица организации (на основании резолюции), в инициативном порядке, либо во исполнении ранее полученного документа.

Подготовку текста документа целесообразнее осуществлять на персональном компьютере на основе предварительных записей. Последующая процедура редактирования производится с целью уточнения или дополнения структуры текста, выявления и устранения ошибок, искажающих содержание документа. В результате редактирования уточняются расположение отдельных абзацев, предложений текста, последовательность слов в предложениях и т.д.

Согласование проекта документа производится путем оформления визы должностных лиц.

Этап подготовки и оформления внутренних документов организуется так же, как и с исходящими документами (оформление, утверждение, регистрация и тиражирование документа). На рисунке 6 дан пример оперограмы движения приказа, включающего работу все этапы работы исполнителей организации по подготовке приказа.

Рис. 6. Оперограмма подготовки приказа

После этих процедур производится передачарабочих экземпляров документа в структурные подразделения соответствующим должностным лицам для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Последующее хранение и работа с контрольным экземпляром внутреннего документа (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его ценности.