ДОУ как система информационного обеспечения управления

Управление обществом, отраслью или организацией с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Информация является специфическим объектом труда руководителя, своеобразным инструментом управления.

Информация определяется ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (27.07.2006 № 149-ФЗ) как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Она является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для сообщений. С помощью информации реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями организации. В связи с этим к управленческой информации предъявляется ряд требований: она должна быть полной, объективной, своевременной, достаточной для принятия управленческого решения.

Управление имеет дело с огромными объемами информации, размер которых непрерывно возрастает. Согласно подсчетам специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается показателями, основанными на учетных данных Росархива. Выборочные обследования органов государственного управления показали, что повсеместно наблюдаются ежегодные усредненные показатели прироста объемов документации на 8-15%.

Материальным носителем управленческой информации является документ. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документированная информация», отраженного в ФЗ № 149-ФЗ. Документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документирование информации – это обязательное условие включения ее в информационный ресурс. Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Зафиксированная в документе информация позволяет обеспечить ее сохранность и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, обращение к ней спустя много времени после ее создания. Возможность сохранения документированной информации во времени позволяет различать документы, являющимися носителями как оперативной, так и ретроспективной информации.

В управлении особое значение имеет документированная информация в виде официальных документов, издаваемых органами государственной власти, информация, создаваемая юридическими и физическими лицами для представления в уполномоченные органы, а также другие виды информации.

Как носитель информации

Документы создаются в управленческой деятельности для реализации той или иной функции управления (организационной, распорядительной, плановой, учетно-отчетной, управления трудовыми ресурсами, материально-технического обеспечения и др.). Соответственно этим функциям создаются функциональные комплексы документов.

Так, организационная деятельность обеспечивается разными видами организационных документов (устав, положение, регламент и т.д.); распорядительная деятельность – разными видами распорядительных документов, в том числе – постановлениями, решениями, указами, приказами и т.д. Планирование и прогнозирование обеспечивается плановой документацией – планы, программы, генеральные схемы; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации и т.д.

Как носитель информации управленческий документ:

Ú фиксирует или удостоверяет факты, события, связи;

Ú предписывает, разрешает или запрещает совершение каких-либо действий;

Ú свидетельствует о выполнении этих действий;

Ú уведомляет о чем-либо.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня работы с документами. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В соответствии с ГОСТ 51141–98 документационное обеспечение управления (делопроизводство) определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (приложение 1).

Организация работы с официальными документами предполагает организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Поскольку в процессе управленческого взаимодействия документы находятся в движении, возникает понятие документооборот, которое характеризует процесс работы с документами в динамике. В ГОСТ 51141–98 документооборот трактуется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».

Документооборот состоит из различных технологических процессов, которые будут рассмотрены в последующих темах. Процессы документооборота соприкасаются также с оперативным хранением документов и хранением документов, сформированных в дела, в архиве организации.

Работа с документами включает в себя не только документирование, документооборот, использование и хранение документов, но и другие аспекты, в том числе и организационные (выбор организационных форм служб ДОУ, регламентация работы и т.п.), которые в комплексе обозначаются понятием «документационное обеспечение управления».

ГОСТ 51141–98 определяет ДОУ как синоним термина «делопроизводство». Однако многие специалисты в этой области считают, что понятие «делопроизводство» применительно к традиционным правилам и процедурам работы с документами. В связи с применением новых информационных технологий в этой сфере понятие «документационное обеспечение управление» в большей степени отражает современное функциональное назначение этой сферы деятельности.

М.П. Бобылева, автор книги «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» (М., 2004), исходя из жизненного цикла документа, предлагает следующее определение: «документационное обеспечение управления – это деятельность по созданию, обработке, хранению и использованию управленческих документов в целях принятия управленческих решений и контроля за их исполнением на основе использования соответствующих информационных технологий».

Управление документами рассматривается как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Управление документами в организации включает в себя:

а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

в) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

е) интегрирование процессов управления документов в системы и процессы деловой деятельности.

Сегодня многие организации уделяют большое внимание вопросам внедрения систем обеспечения качества в соответствии с международными стандартами серии ISO 9000. Органичной частью этой системы стала система управления документами как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и передачи документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения документов о деловой и управленческой деятельности организаций.

Таким образом, использование терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» свидетельствуют об эволюции понятийного аппарата и технологий отечественного делопроизводства, современной его организации в соответствии с международными правилами и требованиями, закрепленными в международных стандартах.

2. Организационные вопросы формирования службы

документационного обеспечения управления

В любой организации, независимо от формы собственности создается, обрабатывается, хранится и используется для различных нужд управления экономикой, производством, социально-культурной деятельностью, наукой, образованием и т.п. огромное количество документов. С обработкой этого массива документов связаны служащие всех категорий руководящего состава.

Не случайно документационное обеспечение управления принято считать важнейшим видом управленческой деятельности, которое требует профессионализма.

Вопросы организации ДОУ относятся к компетенции особых структурных подразделений – служб документационного обеспечения управления (ДОУ) или отделов управления документацией.

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы методического характера в отношении выбора наименования службы ДОУ и определения ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

Сегодня эта служба имеет разные названия: управление делами, управление делопроизводства, управление информационно-документационного обеспечения, управление документационного обеспечения, общий отдел, отдел управления документацией, канцелярия, секретариат и т.д.

Организационная форма построения службы ДОУ зависит от уровня управления, масштабов и характера деятельности организации, наличия подведомственной системы (филиалов, отделений, представительств), территориального размещения ее структур, объема документооборота организации.

Форма организации документационного обеспечения управления может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная форма чаще всего используется в небольших учреждениях и предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально автоматизировать делопроизводственные операции, сосредоточенные в одном месте.

Децентрализованная форма предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно ведет все виды работ с документами.

В больших организациях, как правило, устанавливается смешанная форма ДОУ, при которой часть операций ведется централизованно, а часть – в структурных подразделениях. Так, прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, и подготовка к сдаче в архив – в структурных подразделениях.

В зависимости от объема документооборота все организации подразделяются на четыре категории:

1. 1-я категория – имеющие объем свыше 100 тыс. документов в год;

2. 2-я категория – от 25 до 100 тыс. документов в год;

3. 3-я категория от 10 до 25 тыс. документов в год;

4. 4-я категория – до 10 тыс. документов в год.

В крупных организациях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В составе этой службы могут входить: секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) регистрации и учета документов, контроля и исполнения документов, по работе с обращениями граждан, протокольная группа, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В средних организациях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы: секретарь, инспектор по регистрации документов, инспектор по контролю исполнения документов, архивист.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, работа с документами возлагается на секретаря-референта (секретаря) или вводится в штат сотрудник, выполняющий всю работу по ДОУ (документовед, делопроизводитель, инспектор-делопроизводитель).

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. В связи с тем, что служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, насчитывающей 2-3 человека, и подчиняющейся непосредственно руководителю организации или одному из заместителей.

Основными задачами службы ДОУ являются:

Ú постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности;

Úсовершенствование форм и методов работы с документами;

Úобеспечение единого порядка документирования;

Úорганизация работы с документами;

Úпостроение информационно-поисковых систем;

Úконтроль исполнения документов;

Úподготовка дел к передаче в архив;

Úсокращение документооборота;

Ú унификация форм документов;

Ú разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ в организациях, их структурных подразделениях;

Ú внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

При формировании структуры службы ДОУ важную роль играют функции службы и численность делопроизводственного персонала. Служба ДОУ выполняет как общие функции, характерные для любой организации, так и специальные, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

К общим функциям относятся регистрация и контроль исполнения документов, формирование дел и обеспечение их сохранности. Специальными функциями являются организация работы с обращениями граждан, обслуживание деятельности коллегиальных органов, организация работы приемной руководителей и т.д.

В зависимости от характера выполняемой работы условно можно выделить несколько групп функций службы ДОУ:

· организационно-методические – разработка нормативных и методических документов по ДОУ (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); нормативных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ (положение о службе, должностные инструкции работников); организация повышения квалификации работников службы ДОУ и др.;

· технологические – прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних); организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; изготовление документов; копирование и тиражирование документов; контроль исполнения документов; формирование дел; подготовка дел для передачи в архив и др.;

· конструкторские – разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.;

· информационно-аналитические – подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрение руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и других документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; подготовка аналитических справок (записок) по заданию руководства; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.;

· контрольные – контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в том числе в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за соблюдением сохранности документов и дел и др.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: руководители, специалисты, технические исполнители. Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих». В справочнике подчеркнуто, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера выполняемых работ, составляющих содержание труда работника.