Обработка поступающих документов

Блок-схема работы с входящими документами.

Прием документа, проверка правильности адресования и

приложений.

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка).

Простановка отметки о поступлении (входящего номера и даты) на документе.

Регистрация.

Передача документов руководителю.

Передача документов заместителям, в структурные подразделения

или исполнителям.

Рассмотрение документов руководителем (резолюция).

Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации.

Передача документов исполнителю.

Контроль исполнения документов.

Исполнение документов.

Подшивка документов в дела.

Работа с отправляемой корреспонденцией

Блок-схема работы с отправляемыми документами. Составление проекта исходящего документа. Проверка правильности оформления проекта. Согласование проекта документа. Подписание руководителем. Регистрация документа. Проверка правильности адресования. Отправка документа адресату. Подшивка второго экземпляра в дело.

Отправляемые документы регистрируются в журнале регистра» исходящих документов.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

номер документа, включающий номер дела;

дата документа;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номер; необходимо проставить его на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.