Кадровая документация

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий и организаций. В них оформляется прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом). Могут быть простыми и сложными.

Типовой формуляр: наименование министерства или ведомства; наименование организации или предприятия; наименование вила документа; дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Обязательным являются также отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц. Может быть оформлен на общем бланке предприятия или организации, на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка или на специально разработанном бланке приказа (если приказы издаются чаще 200 раз в год).

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятиях независимо от формы собственности.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография или резюме;

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой договор;

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет, руководителей предприятия - постоянно.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу.

Личная карточка (форма Т-2) — основной учетный документ. Имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики. Заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы предприятия. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилии работников. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы. на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе «Заголовок документа»). Срок хранения личных карточек - 75 лет.

Вопросы для самоконтроля:

-Каковы основные признаки классификации документов?

-Какие документы относятся к организационным?

-Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

-Какие бывают виды приказов?

-Чем отличается оформление приказа поличному составу?

-Какие документы относятся к группе справочно-информационных?

-Какие бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?

-Какие требования предъявляются к оформлению и составлению актов?

-Дайте основные характеристики информационно-справочным документам (протокол, докладная записка, объяснительная записка).

-Что такое служебное письмо? Особенности его составления и оформления.

-Какие виды документов относятся к документации по личному составу?

-Какие документы должны входить в состав личного дела?