Контроль исполнения документов

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. При этом регистрационные и контрольные функции могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля - своевременное и полное исполнение тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и. Направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены.