Сроки хранения документов

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — три года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения" и подготовки документов к архивному хранению, а также отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия и состоящая из трех человек.

Примерный состав ЭК: заместитель директора, ведущий специалист (юрисконсульт) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством предприятия.

По документам, сроки, хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2013г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2007 г.

К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: устав, учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний. Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.

Сроки хранения большей части документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся пять лет и на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка предприятия хранится, как правило, три года или пять лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

Экспертиза ценности документов

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы:

-для архивного хранения;

-подлежащие уничтожению;

-необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

-документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

-произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

-подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

-на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

-переплести дело или прошить его в четыре прокола;

-дополнительно указать на обложке дела количество листов
согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.