Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Сроки хранения документовСпециалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — три года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения" и подготовки документов к архивному хранению, а также отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия и состоящая из трех человек. Примерный состав ЭК: заместитель директора, ведущий специалист (юрисконсульт) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством предприятия. По документам, сроки, хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями. При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2013г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2007 г. К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: устав, учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний. Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности. Сроки хранения большей части документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся пять лет и на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Переписка предприятия хранится, как правило, три года или пять лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем. Экспертиза ценности документов В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы: -для архивного хранения; -подлежащие уничтожению; -необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: -документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; -произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; -подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; -на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; -переплести дело или прошить его в четыре прокола; -дополнительно указать на обложке дела количество листов
|