Координация при различных стилях управления

Окончание табл. 17.1

При либеральном стиле координация осуществляется нефор­мальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь доминируют децентрализация, большие зоны управляемо­сти и менее высокие иерархические структуры. При либеральном стиле управления больше внимания уделяется проявлению твор­ческих способностей работников. Все стили организации имеют ту или иную степень формализации и стандартизации, но либе­ральный старается свести их к минимуму и структуризовать пред­приятие по целям. Промежуточный стиль управления характери­зуется множеством возможных комбинаций различных стилей.

[ьнер «Теория организацщ

Глава 18 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники ап­парата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между ру­ководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников — вышесто­ящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уров­ня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность ру­ководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зави­сят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри орга­низации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эф­фективно выполнять свою работу и принимать решения^» выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимо­действие между людьми. Это процесс обмена информацией и пере­дачи сведений между отдельными людьми или их группами. Органи­зационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необ­ходимым инструментом в координации деятельности подразделе­ний организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

ЗНАЧЕНИЕ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникации важны для руководителей по следующим при­чинам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуни­кации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересо­ваны в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы также для утверждения автори­тета и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспече­нию организационной эффективности. Если организация эффек­тивна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникатив­ности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная со-подчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в со­ответствие со стратегией компании, коммуникативность выпол­няет контролирующие функции. В то же время она усиливает мо­тивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.

Для большинства людей их работа является первичным источ­ником социального взаимодействия. Коммуникативность, кото­рая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходя­щему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональ­ному выражению работников и позволяет реализовывать соци­альные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе при­нятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИИ И ЕЕ СРЕДСТВА

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информа­ции об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика ком­муникаций связана с их результативностью и эффективностью при Достижении определенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуника­ции. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональ­ные; 2) словесные устные; 3) письменные персональные; 4) пись­менные групповые внутри организации и за ее пределами. На со­временный подход к коммуникациям в большой степени повлияло

развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи являет­ся важным этапом коммуникации и принятия решения (рис. 18.1).

Рис. 18.1. Кибернетический подход к управлению

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теорети­ки управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (по­лучателях) информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он дол­жен быть уверен не только в том, что он говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не про­тиворечит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения инфор­мации, а также значение обратной связи.

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важ­ным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях меж­ду источником и получателем, являются изменения, которые про­исходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки являются единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Нор-берт Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией про­цессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различные опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.п. В результате этого возникают барьеры для эффективных комму­никаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

НАПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонталь­ном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к дру­гому, более низкому уровню, является нисходящим. Он исполь­зуется руководителями групп для постановки задач, описания ра­бот, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить про­блемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней про­ходит информация, тем меньше вероятность того, что она не бу­дет искажена. Наиболее характерным примером является обще­ние начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление. Восходящая информация в организа­циях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руковод­ством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководи­телей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информи­рования средних и высших руководителей (например, подготов­ка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получа­ют возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит меж­ду членами одной группы или рабочих групп одного уровня, меж­ду руководителями или персоналом одного уровня, то такой ком­муникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обес­печить координированность действий. В одних случаях такое об­щение является формальным и обязательным, в других — проис­ходит спонтанно.