Ввод данных

Объем информации, которую можно ввести в ячейку рабочего листа Excel, не ограничен видимой площадью ячейки (столбцы и строки обладают способностью растягиваться). В каждую ячейку можно ввести до 32767 текстовых или числовых символов в любом формате.

В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст, число, формула.

Введенные числовые данные программа интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчеты. Введенные текстовые данные Excel интерпретирует как текст и не может выполнять расчеты с такими данными. Третий тип данных – формулы программа воспринимает как команды, приписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек.

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Для завершения ввода данных надо:

· Нажать клавишу Enter или Tab;

· Щелкнуть по кнопке с галочкой в строке формул;

· Щелкнуть мышью по другой ячейке.

Чтобы начать ввод данных с новой строки в ячейке, задайте разрыв строки, нажав клавиши Alt + Enter.

При вводе данных текст всегда выравнивается по левому краю ячейки, а числа - по правому. Выравнивание помогает отличить тип данных в ячейке. Если число не помещается в столбце, то в ячейке отобразятся знаки #####. Чтобы увидеть число полностью, необходимо увеличить ширину столбца.

Введенные текстовые данные Excel интерпретирует как текст (иногда называемый надписями). Excel не может выполнять расчеты с текстовыми данными. Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

· Следующие ячейки в строке пусты – тогда визуально текст накроет эти ячейки.

· В следующих ячейках есть данные – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Числовые данные – это целые или вещественные числа. Дробная часть должна отделяться от целой части запятой. Удобнее всего набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки. По умолчанию числа появляются в числовом формате общий.

Числа, в зависимости от характера документа, могут быть представлены в разных форматах. Для того чтобы присвоить определенный формат, надо открыть диалоговое окно Формат ячеек. Окно можно вызвать по нижней правой кнопке в группах Шрифт, Выравнивание, Число на вкладке Главная. Диалоговое окно Формат ячеек можно вызвать из контекстного меню на выделенной ячейке.

Доступны следующие форматы данных:

Общий. Числа отображаются в том виде, в котором были введены.

Числовой. Здесь можно ограничить дробную часть числа (по умолчанию – до двух знаков после запятой).

Денежный. Дробная часть числа может бытьограничена определенным количеством знаков. К числу добавляется обозначение денежной единицы, которая выбирается в раскрывающемся списке Обозначение.

Финансовый. Аналогичен формату Денежный, но числа в столбце выравниваются по разделителю целой и дробной части.

Дата. При указании в ячейке даты последняя может быть представлена в разных форматах. Формат представления даты выбирается в списке Тип.

Время. Аналогичен формату Дата, но служит для представления времени в ячейке.

Процентный. К числу в ячейке добавляется знак %.

Дробный. Десятичная дробь в ячейке отображается в виде обычной дроби.

Экспоненциальный. Данный формат удобен при работе с большими и малыми числами.

Текстовый. Числа интерпретируются в ячейке как текст.

Дополнительный. Здесь можно выбрать маску для ввода номера телефона, почтового индекса, табельного номера и т.д.

Формат числовых данных можно установить:

• в диалоговом окне Формат Ячейки → вкладка Число

· на ленте вкладка Главная →группа Число

Эти команды позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный, процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество десятичных знаков).

Для ввода данных можно использовать строку формул. Вводимые данные одновременно появляются в ячейке и строке формул над рабочим листом. Данные можно вводить как в ячейку, так и в строку формул, либо комбинировать оба метода. Чтобы облегчить ввод данных, можно воспользоваться кнопками в строке формул. При вводе данных в строке формул появляются три кнопки:

Отредактировать ранее введенные в ячейку данные можно:

· Дважды щелкнуть по ячейке. В ней появиться текстовый курсор. Далее редактирование производится так же, как правка текста в любом текстовом редакторе;

· Выделить ячейку, данные которой надо откорректировать, и произвести правку в строке формул;

· Выделить ячейку и нажать клавишу F2 на клавиатуре. И в ячейке появится текстовый курсор.

Удалить содержимое ячейки можно, выделив ее и нажав клавишу Delete. Удаление содержимого ячейки (диапазона):

· активизировать ячейку (выделить диапазон), нажать клавишу Delete;

· контекстное меню ячейки (диапазона)→ Очистить содержимое;

· для текущей ячейки (диапазона) выполнить команду вкладка Главная → группа Редактирование → Очистить → Очистить содержимое.

Чтобы отменить ошибочный ввод данных, надо щелкнуть по кнопке Отменить на панели быстрого доступа. Или можно вернуть отмененное действие по кнопке Вернуть.

В режиме внесения изменений многие команды ленты отключаются и недоступны для использования.