Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информа­ционными связями) – это управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой про­ектной информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1) внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

2) формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, об­суждения);

3) письменные и устные;

4) вертикальные и горизонтальные.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он формализуется и детализируется в зависимости от потреб­ностей проекта и включает в себя:

1) план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

2) план распределения информации, в котором определяются потребители инфор­мации и способы ее доставки;

3) детальное описание каждого документа, который должен быть получен или пе­редан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые оп­ределения;

4) план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

5) методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные дан­ные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть пре­доставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается ис­пользованием современных информационных технологий в рамках системы управ­ления проектом. Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фунда­ментом для обеспечения координации действий участников проекта.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребно­сти различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи ин­формации. Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумаж­ных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимо­действия: электронная почта, локальные сети, системы документооборота и архивирования данных.

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображе­ние информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координа­ции работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполне­ния включает:

1) информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных по­казателей;

2) информацию об отклонениях от базовых планов;

3) прогнозирование будущего состояния проекта.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

1) проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выпол­нения работ от запланированных и принятия решений по проекту;

2) заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

3) поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудовании и т.п., необходимых для выполнения работ;

4) проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документа­цию;

5) непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимо­действий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Функция управления инфор­мационными связями включает в себя следующие процессы:

1) планирование системы коммуникаций – определение информационных потреб­ностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

2) сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевре­менной доставки необходимой информации участникам проекта;

3) отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, про­гнозирование;

4) документирование хода работ, которое включает в себя:

- сбор и верификацию окончательных данных;

- анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

- архивирование результатов с целью дальнейшего использования. Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизи­ровать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.