Секрет третий

Даже в стандартных ситуациях

Старайтесь применять нестандартный

Подход

В предыдущих главах мы разобрались, что повысить эффектив­ность использования рабочего времени помогает сочетание лево-полушарного и правополушарного подходов. Левополушарный подход позволяет увидеть ситуацию и, значит, организовать ее наи­лучшим способом. Правополушарное прочувствование ситуации за­пускает механизм интуитивного ощущения времени и продуктив­ной спонтанной активности.

Чтобы увидеть ситуацию, необходимо ее каким-то образом на­рисовать, смоделировать. Активизировать же чувства помогает под­ключение личного опыта.

ОБЩЕЖИТИЕ ИЛИ КВАРТИРА -ВЫБОР ЗА ВАМИ

Вполне возможно, что ваша производственная ситуация на уров­не ощущений сравнима с общежитием. Масса малозависимых друг от друга людей, дел, информационных потоков, которые живут своей производственной жизнью в относительно изолированных ячейках-

комнатах. Приемная — это комната для гостей; компьютер, шкафы и их содержимое — складские помещения; кабинет шефа — конеч­но же, кабинет коменданта общежития и т. д. При таком моделиро­вании ситуации остается центральная роль вахтера да масса ролей по совместительству — кладовщика, уборщика, хозяйки. Деятель­ность последних регламентируется четко заданными инструкция­ми, не претендуя на особую оригинальность и творческий подход: проверяй, кто приходит и уходит, выдавай вовремя необходимое, убирай лишнее... Просится на ум формулировка:

— Я человек маленький, — какой с меня спрос? Что скажут, то сделаю. А все остальное меня не касается.

Трудно что-либо изменить в ситуации, если она находится вне зоны вашей компетенции. Если представить рабочую ситуацию в виде общежития — вряд ли мы продвинемся дальше пожеланий чет­ко и добросовестно исполнять должностные инструкции и неглас­ные «правила общежития» — предписания и нормы, свойственные вашей конкретной организационной культуре.

Поэтому первое условие возможной оптимизации вашей произ­водственной ситуации — почувствовать себя ее хозяином (хозяй­кой). Например, хозяином многокомнатной квартиры, где каждая комната символизирует тот или иной аспект вашей производствен­ной деятельности.

«АРХИТЕКТУРНЫЙ ПЛАН» ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СИТУАЦИИ

Надеемся, из предыдущей главы у вас сохранился список всех ежедневных дел, каждое из которых зафиксировано на отдельном самоклеящемся листике. Если в прошлый раз мы сортировали дела по принципу «срочно — не срочно», то сегодня предлагаем попрак­тиковаться распределять дела согласно их внутренней логике. Пусть это будет логика обыкновенной многокомнатной квартиры. Когда в квартире раскардаш, в ней и находиться неуютно, и что-либо де­лать сложно. Поэтому рано или поздно мы затеваем ремонт или хотя бы генеральную уборку.

Чтобы определиться, что именно в вашей производственной си­туации тоскует по вашей хозяйской руке и каким образом лучше всего навести порядок в той или иной комнате, для начала необхо­димо составить план всей квартиры.

Для этого разложите на столе несколько листов бумаги формата А-4, подписав их по аналогии с содержимым квартиры: прихожая, кухня, гостиная, рабочий кабинет, спальня, гигиенические поме­щения. Теперь либо рассортируйте заготовленный список каждо­дневных рабочих дел «по разным комнатам», опираясь на опыт и интуицию, либо активизируйте ваши фантазию и воображение и «за­селите» ваши комнаты теми или иными производственными зада­чами.

Возможно, на ваших листах окажется записанным нечто подобное.

Если в вашем подчинении находятся люди, можете смело до­бавлять детскую комнату, наполнив ее управленческими решени­ями, контролем за их выполнением и иными менеджерскими за­дачами.

Производственная горячка сравнима с квартирной суетой. Чему отдать приоритет, когда времени мало, а дел — много? Пока выли­зывали гостиную для встречи посетителей (особенности нашего менталитета) — все «горит» на кухне (то есть завал с документаци­ей). Пока разбираешь бумажные завалы — собираются завалы не­нужного и в офисе, и в мыслях, и в чувствах; то есть пора в «гигие­нические помещения». Пытаешься выкроить время для индивиду­альной работы (кабинет) — и, как всегда, не остается времени для себя (спальня). О творчестве уже и не думаешь — дай бог силы вос­становить. Потому что слышны новые звонки в прихожей — новые дела, задания не позволяют расслабиться. И все — по новому кругу.

Печальная метафора?

Любой кажущийся тупик имеет свой позитив. Потому что имен­но ощущение безвыходности заставляет нас остановиться, задумать­ся, попытаться увидеть ситуацию под иным углом зрения, попро­бовать иные способы ее решения.

В прошлом разделе мы разобрались с возможным способом сор­тировки поступающих производственных задач, то есть навели по­рядок в нашей «производственной прихожей». Теперь предлагаем познакомиться поближе с «офисной кухней».

ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ - НАВОДИМ ПОРЯДОК НА ПОЛКАХ

Прежде чем мы начнем разбирать секреты «офисной кухни», рекомендуем сделать упражнение, способствующее активизации правополушарного восприятия и мышления, предложенное на про­шлом занятии. Творческое мышление нам понадобится для наведе­ния порядка в системе хранения и использования текущей инфор­мации.

Достаточно привычно видеть в рабочем шкафу офисного работ­ника стройные ряды однотипных папок с длинными надписями или короткими шифрами на корешках. Аккуратно, красиво, удобно... Так ли это всегда удобно, как кажется? То нужная папка не сразу попадется на глаза, то в суматохе поставишь ее не туда, а потом пе­ребегаешь взглядом с ряда на ряд раз, другой, третий. Хуже, если пытаешься вспомнить, в которой из папок лежит необходимый до­кумент, скосив голову набок и перечитывая длинные надписи — за­головки. А это все время. И нервы.

Для экономии первого и сбережения второго предлагаем неслож­ный, но весьма эффективный способ маркировки папок.

Во-первых, постарайтесь убедить вашего шефа в необходимости обновить канцелярские принадлежности и приобретите папки нуж­ного вам размера, но разных цветов: синего, красного, желтого, фиолетового и т. д. Кроме этого запаситесь разноцветными марки­рующими полосками и такими же разноцветными маркерами.

Выберите признаки, по которым вы смогли разделить всю хра­нящуюся в бумажном виде документацию на пять-шесть категорий. Самое простое — по времени заполнения. Хотя лучше ввести логи­ческую структуру. Например: информация о партнерах, информа­ция о конкурентах, информация о поставщиках, информация о кли­ентах и т. д. Каждой категории подберите свой цвет — здесь смело активизируйте фантазию и подключайте интуицию.

Фантазия и интуиция вам понадобятся на следующем этапе «на­ведения порядка на кухне». Потому что внутри каждой категории — папок определенного цвета — целесообразно выделить несколько подразделов и зафиксировать это на корешках папок то ли разно­цветными полосками, то ли маркерами. Желательно выделять тот или иной подраздел не только цветом, но и формой значков — кру­жочки, треугольники, ромбики и т. д. Замечательно, если логика выбора геометрических фигур будет единой для всей документа­ции: входящие письма — треугольники, исходящие — ромбики, договоры — кружочки и т. д. Осталось разложить документы по новым разноцветным папкам, подписать и снова подключить фан­тазию и воображение. На этот раз необходимо придумать визуаль­ный образ, символ, простенький рисунок, который намекал бы вам, какое именно содержимое хранится в той или иной папке. Если содержимое папки относится к какой-либо организации, имеющей свой логотип, можно использовать его. Если очень стес­няетесь рисовать, можно вырезать готовые картинки из журналов или поискать подходящие рисунки в коллекциях для WEB-дизай-неров.

Завершите оформление папок подобранными рисунками. Эта про­стая и даже, возможно, лишняя на первый взгляд процедура имеет не­сколько позитивных эффектов. Во-первых, искать документы, ориен­тируясь на рисунки и символы, намного проще, чем перечитывать над­писи на корешках папок. Во-вторых, символизация информации активизирует правое полушарие. А значит, вы всегда будете находить­ся в хорошем творческом тонусе. И наконец, это просто занятно и ин­тересно — учиться выражать информационные смыслы и понятия при помощи маленьких рисунков. На подобном навыке построены целые технологии улучшения работы памяти, активизации творческого под­хода в решении сложных задач, анализа, планирования и т. д.

Подобным же образом вы можете рассортировать дискеты, дис­ки CD и другие информационные носители. Мы обязательно вер­немся к образному выражению идей и мыслей, когда будем наво­дить порядок в иных помещениях нашей «квартиры» — различных аспектах вашей производственной ситуации.

Поскольку сегодня мы разбираемся с «кухней», предлагаем реко­мендации по эффективному «кормлению шефа» от Генри Мильора.

«КОРМЛЕНИЕ ШЕФА»

Генри Мильор, американский бизнес-консультант и талантли­вый популяризатор своих бизнес-подходов в различных практиче­ских пособиях, рекомендует всем подчиненным регулярно «кор­мить» своего шефа следующим образом.

Поскольку любой руководитель чувствует себя более комфортно и уверенно в том случае, если он уверен:

· что подчиненные его поняли правильно;

· что они своевременно выполнят то, что они поняли;

то ради поддержания у руководителя хорошего расположения духа его необходимо регулярно «кормить» подтверждениями того, что задание услышано и верно понято и сообщениями о выполнении

задания.

Конечно, это шутка. Хотя рекомендация перепроверять правиль­ность понимания того или иного задания, поручения — вещь абсо­лютно необходимая. Существуют целые технологии сбора информа­ции, которые снижают риск разночтения передаваемой информации до минимума. Алгоритм выяснения необходимой информации вы найдете в следующей главе.

Для начала постарайтесь задавать проверяющие вопросы:

Правильно ли я вас понял, что...?

Уточните, пожалуйста, что вы имели в виду, когда сказа­ли...?

Как я понял, мне необходимо...?

Огромные потери времени и сил происходят именно из-за не­верного толкования распоряжений.

Не менее вредит делу и неверная расстановка приоритетов, оши­бочное представление о планируемых сроках выполнения той или иной задачи. Руководитель в силу своей занятости и «нахождения в

пространстве стратегических задач» не всегда разъяснит данные де­тали и нюансы подчиненному. При этом он ожидает от последнего выполнения поставленной задачи в строгом соответствии со схемой, которая присутствует в его начальствующей голове. Дополнитель­ное уточнение необходимых сроков и информирование о выполне­нии задания — маленькие хитрости «кормления» шефа, которые будут на пользу обоим.

ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИОННОГО СООБЩЕНИЯ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Любого шефа необходимо «кормить», но при этом важно «не перекармливать». Совершенно нет необходимости докладывать о любых ваших телодвижениях, производимых в течение рабоче­го дня. Если ваш непосредственный руководитель не страдает бо­лезненно-мнительным синдромом всеобщего непонимания и предательства или желанием всех опекать и все контролировать, чрезмерное информирование о ходе выполнения работ его, по­жалуй, будет раздражать. Значит, важно определить, какую имен­но информацию и в каких объемах необходимо донести до его ведома.

Сделать ваше информационное сообщение компактным и кра­сивым поможет все тот же принцип смысловых рисунков.

Прежде чем разговаривать с руководителем (ответственным по­сетителем, клиентом и т. д.), проделайте небольшое упражнение по «причесыванию» информации. На чистом листе бумаге запишите ключевую идею предстоящей беседы. Нарисуйте рядышком зна­чок — символ зафиксированной идеи, мысли. Это центральная часть «карты» вашей предстоящей беседы. Нарисуйте несколько расхо­дящихся в стороны спиц-лучиков. Зафиксируйте возникающие мысли, идеи, соображения, которые так или иначе связаны с ос­новным вопросом. Придумайте рисунок для каждого случая (напри­мер, финансовое обеспечение— $; необходимые контакты— v; поставленные цели — =>; полученные результаты — X и т. д.). Если от второстепенного вопроса возникают новые ответвления, рисуй­те очередное «солнышко», «дерево» или «паровозик». Главное — вы

визуализируете ту информацию, которую собираетесь обсудить. Уже в процессе рисования вы лучше поймете взаимосвязи различных аспектов данного вопроса.

Возможно, у вас возникнут новые, неординарные идеи относи­тельно его решения. И вы действительно увидите, что в данной ин­формации является первостепенным, и поэтому об этом стоит го­ворить, а что можно опустить, дабы не «засорять» пространство ком­муникации.

Опять-таки, при видимой простоте овладение предложенным на­выком обработки информации имеет несколько положительных эф­фектов. Помимо того, что вы лучше сами будете разбираться в той или иной информации, вы сможете более четко и структурирован­но обсудить этот вопрос с дру1 им человеком. И самое важное, вы будете приучать ваш мозг к правополушарному способу переработ­ки информации. Навыки моделирования — очень сильный инстру­мент наведения порядка и в «офисной кухне», и в собственной го­лове, и, в общем, в производственных или житейских ситуациях. Мы неоднократно будем прибегать именно к этому приему — при­ему рисования и моделирования — в последующих упражнениях и рекомендациях.

КУХОННЫЕ ХИТРОСТИ -КОРОТКО О ГЛАВНОМ

· Как для повара мало выучить рецепт приготовления блюда, так и для офис-менеджера важно подойти к процессу творчески и с душой, поскольку эффективная работа предполагает несколько больше, чем простое выполнение предписаний и инструкций.

· Сочетание правополушарных и левополушарных приемов са­моорганизации позволяет лучше понимать, а значит, и эффек­тивнее решать производственную ситуацию.

· Способы передачи информации в рисунках и символах акти­визируют работу правого полушария.

· Составление из рисунков-символов информационных схем и ситуационных моделей дает «аналитическую пищу» левому полушарию. После подобной процедуры человек не только сам начинает понимать, с чем имеет дело, но и в состоянии это объяснить другому.

· Во взаимодействии с руководителем (как и с любым другими деловым партнером) очень важно перепроверять правильность понимания полученной информации и информировать заин­тересованное лицо о ходе дел.

· Как и в любом другом деле, в информационном обмене необ­ходимо знать меру. Найти, зафиксировать эту самую меру — что говорить и насколько подробно — позволяет все тот же метод схематизации и ситуационного моделирования.

БОЛЬШОЙ ПРИЕМ, ИЛИ ОВЛАДЕНИЕ РОЛЬЮ «ХОЗЯЙКИ БАЛА»

Насколько большую часть вашего рабочего времени съедают кон­такты с посетителями: запланированные и непредвиденные, про­должительные и скоротечные, целесообразные и бесполезные, при­ятные и раздражающие?.. Конечно, в каждом конкретном случае это зависит от специфики производственной ситуации, должностных предписаний, «коммуникативного размаха» вашего предприятия. В любом случае овладение навыками эффективной коммуникации (то есть общения, имеющего позитивный производственный эф­фект) позволит перераспределить высвободившееся время на вы­полнение других важных, сложных или «горящих» задач.