Делегирование задач

Если у вас, читатель, есть подчиненные, то грамотное де­легирование задач — ключевой для вас способ «покупки» времени, освобождения вашего времени для приоритетных дел.

Мы не будем сейчас говорить о том, как мотивировать подчиненных, наделять полномочиями и ответственностью, распределять задачи между сотрудниками — все это общий менеджмент, и об этом написано множество книг. Зафикси­рую ваше внимание только на месте делегирования в личном тайм-менеджменте.

Делегируя задачи, обязательно материализуйте их в вашей личной работе. Часто встречается следующая ситуация: за­дача отдается подчиненному полностью. Он ее должен вы­полнять, он же о ней должен вам напоминать. Рекомендую простой принцип: отдавайте задачу, но не напоминание о ней. Напоминание, в том или ином материальном виде, обязательно должно оставаться у вас на контроле. Вот не­сколько вариантов такой материализации:

1. Отправляйте задачи по электронной почте. Копии сохраняйте в папках «Контроль ежедневный» и «Кон­троль еженедельный», просматриваемых с соответс­твующей частотой. При этом полезно освоить деся-типальцевую слепую печать, тогда излагать задачи письменно вам будет не труднее, чем устно. Если вы пользуетесь MS Outlook или Lotus Notes, процесс пос­тановки и контроля задач можно сделать еще более удобным, чем при их постановке по электронной почте.

2. Попробуйте фиксировать сложные поручения на цифровой диктофон. Цифровой — потому что запись будет нетрудно отправить подчиненному по e-mail, чтобы перед выполнением задачи он мог прослушать

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное 107

и освежить в памяти все подробности. А вы можете сохранить эту запись в регулярно просматриваемой папке «На контроль». Имя файла будет напоминать вам о данном подчиненному поручении. Сама зву­козапись окажется полезной, если при сдаче работы подчиненным у вас с ним возникнут разногласия относительно того, что вы требовали при постановке задачи, а что — нет.

3. Если вы любите бумажные документы — можно исполь­зовать карточку поручения, прием еще из советского документооборота. Сделайте бланк со стандартными полями: Кто дал поручение, Кому, Когда, Срок испол­нения, Содержание поручения. Карточка заполняется под копирку. Копии карточек остаются у руководителя и могут упорядочиваться по времени, исполнителям, проектам и т.п. Эту картотеку поручений можно регу­лярно просматривать и таким образом держать все делегированные задачи под контролем. При исполь­зовании Outlook для таких карточек можно настроить готовые формы, содержащие все необходимые вам поля для заполнения.

Все это — техники материализации напоминаний о за­дачах, которые вы кому-то делегировали. Вспомните: мы говорили о важности материализации задач в личной ра­боте. Память человека — инструмент ненадежный, поэто­му задачи обязательно должны воплощаться в каком-либо материальном носителе — бумаге, электронном документе, e-mail и т.п. Тем важнее принцип материализации в работе с подчиненными и коллегами, когда к ненадежности памяти добавляется возможность споров, конфликта интересов и т.п. Во всех этих случаях материализация задач окажет вам неоценимую услугу.

108 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Если есть возможность, материализуйте задачу не самостоятельно, попросите это сделать самого исполнителя. Рассказывает дирек­тор завода: «Еще с советских времен я применяю простой прием. Объясняю подчиненному его задачу, а потом прошу: «Теперь иди и напиши себе задание». Затем читаю и корректирую то, что он напи­сал. Таким образом, «убиваю двух зайцев» - тратя минимум време­ни, ставлю задачу в письменной форме; и при этом - проверяю правильность понимания подчиненным полученной задачи».

И, наконец, делегировав задачу и материализовав напоми­нание о ней — осуществляйте активный контроль. Регуляр­но просматривайте ваши папки (электронные, бумажные) «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный», и чем приоритетнее задача — тем чаще напоминайте о ней испол­нителю, осведомляйтесь о ходе выполнения задачи. Все ваши коллеги должны помнить: вы ничего никогда не забываете. Договоренности с вами лучше выполнять.