Необходимый объем (в знаках)

118500 выполненный объем сделанный объем - в %: 30

281500 оставшийся объем

20 затрачено часов знаков в час: 4122

68 осталось часов

9 осталось недель - работы бюджет часов в неделю: 8

8.5 осталось недель - до конца июли

Полужирным выделены два показателя, вводимые вруч­ную: прогнозируемый объем работы и бюджет времени, который я предполагаю выделять на нее в неделю. Все ос­тальное автоматически вычисляется в Excel. «Выполненный объем» и затраченное количество часов вычисляются сум­мированием показателей предыдущей таблицы. Делением одного на другое получается производительность труда — 4122 знака в час. На основе этого показателя вычисляют­ся ключевые параметры для прогнозирования (выделены заливкой):

— Осталось часов (при нынешней производительности труда).

— Осталось недель работы (при заданном нами бюджете часов в неделю).

— Осталось недель до календарного срока завершения проекта (вычисляется с помощью автоматических операций с сегодняшней датой и введенной в особом поле плановой датой завершения проекта).

Планирование: как укладываться в сроки 93

Такая таблица дает возможность легко отслеживать «про­гресс» в работе над задачей и, самое главное, — прогнози­ровать сроки ее завершения. Очень важная функция: можно «играть» показателем «бюджет часов в неделю». Например: к какому месяцу работа завершится, если тратить на нее в неделю столько времени, сколько трачу сейчас? А если доба­вить в неделю пару часов за счет снижения приоритетности других работ? И т.д.

Благодаря этой таблице мы получаем крайне важную вещь: автоматическую связь сроки исполнения задачи и бюд­жета времени, выделяемого на эту задачу в неделю. Одно дело — в Outlook создавать на видном месте задачу «Попу­лярная книга: закончить рукопись к концу июля», и совсем другое — создавать задачу «Популярная книга: выделять 8 часов в неделю». Вторая запись гораздо более жесткая, обязывающая и мотивирующая.

У этой техники есть ограничения. Если задача достаточно неоднородна (например, некоторые разделы бизнес-плана значительно более трудоемки, чем остальные), методику при­дется применять к ее разнородным частям по отдельности.

Практика показывает, что творческий характер работы совершенно не препятствует прогнозированию и планиро­ванию. Да, сегодня я могу за час написать две страницы, а завтра — семь. Но как только количество записей перева­ливает за 10—15 — показатель «средняя производительность труда» становится достаточно точным. Соответственно, становится весьма точным прогноз сроков завершения задачи.

Будете ли вы использовать более формализованный и сложный способ либо более простой — дело вкуса и удобс­тва. Важно, что в обоих случаях вы приобретаете репутацию пунктуального и надежного человека. Такого человека, ко­торый даже крупную интеллектоемкую творческую работу способен выполнять в плановые сроки.

94 Глеб Архангельский. Тайм-драйв