Контроль рутинных среднесрочных дел

Когда рутины много — она замусоривает нашу голову и нашу работу. В ежедневнике изо дня в день переписывает­ся какое-нибудь «оплатить квитанцию за междугородный телефон». Информация из визиток так и остается не пере­несенной в контакты Outlook. Денежное дерево, не политое вовремя, тихо умирает, предвещая плачевные последствия для ваших личных финансов. В общем — забываются многие дела, за которыми необходимо следить и которые, казалось бы, самоочевидны, но именно поэтому забываются.

Если у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую применить для контроля над ними уже знакомый нам по предыдущей главе принцип двухмерного обзора. Таблица ре­гулярных рутинных задач может выглядеть примерно так:

01.09 08.09 15.09

Расчистка рабочего стола V - V

Создание резервных копий информации V V -
Оплата домашнего телефона (раз в мес.) V _

В таблице в левой колонке вы видите примеры доста­точно часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо — колонки по календарным неделям (неделя, на­чинающаяся с 1 сентября, с 8 сентября и т.д). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей колонке; невыполнение — прочерком.

Обратите внимание: это не таблица жесткого планирова­ния. Нам не принципиально, в какой именно момент вре­мени полить цветок или расчистить рабочий стол. Важно, чтобы это делалось примерно раз в неделю.

Если на этой неделе дело пропущено (например, в неде­лю, начинающуюся 8 сентября, мы так и не нашли время на то, чтобы разобрать рабочий стол), ничего страшного в

Планирование: как укладываться в сроки 89

этом нет. Просто ставится прочерк. Если прочерки начнут накапливаться, это сразу дает нам сигнал: регулярная задача не выполнялась уже достаточно долго, пора ею заняться. Примеры такого рода регулярных задач:

— Создание резервных копий информации. Важные элек­тронные документы нужно регулярно сохранять на дискету, CD или «флэшку», чтобы в случае вирусной атаки или другой технической катастрофы их восста­новить. Информацию с визитных карточек желательно переносить в единую базу контактов (в Outlook, Lotus и т.п.). Значимые бумажные документы стоит отксе­рокопировать и хранить копию отдельно, на случай потери, аварии в офисе и т.д.

— Расчистка рабочего стола. Не уверен, что можно пос­тоянно поддерживать на рабочем столе идеальный порядок, как советуют классические руководства по тайм-менеджменту. Но расчищать его регулярно (раз в день — основное рабочее пространство, раз в неделю — стол целиком) вполне возможно и необходимо. Точно так же нужно в компьютере регулярно расчищать папки «Рабочий стол» и «Мои документы».

— Различные регулярные обязанности — оплата счетов, сдача отчетов, отправка документов в архив и т.п.

Хранить график еженедельных «рутинных» задач нужно в разделе «НЕДЕЛЯ» вашего ежедневника. Тогда вы увидите его как минимум раз в день, и соответствующие задачи не останутся без вашего внимания.

Не знаю, насколько правдива эта история. Руководитель случай­но услышал, как его секретарь по телефону жалуется подруге на жизнь: «Собираюсь увольняться... Зарплата и прочее - все устра­ивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу ра­ботать...»

90 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Руководитель, будучи человеком структурным и системным, впи­сал в график ежедневных рутинных задач - «Похвалить секретар­шу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате по­лучил высокомотивированного и преданного сотрудника.