Мұрағаттық құжаттарды ұйымдастыру тәртібі

75. Мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор шегінде сақтау бірлігімен ұйымдастырылады және олардың ішкі ұйымдасуының негізі болып табылатын жүйелеу кестесіне сәйкес жүйелендіріледі (істер номенклатурасы) және істер, құжаттар тізімдемесімен (тізімдемелерімен) бекітіледі.

76. Мұрағаттық қор ішінде сақтау бірліктерін бөлім (бөлімше) бойынша жүйелеуде жүйелеу кестесі бір немесе бірнеше белгілерді ескере отырып жүргізіледі:

1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты);

2) хронологиялық (сақтау бірлігінің кезеңі мен мерзімі бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);

4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);

5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірлігі түзілген жағдайда);

6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес);

7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша).

77. Құрылымдық және хронологиялық белгілерді үйлестіру жүйелеу кестесінің екі: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық нұсқасын береді.

78. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу кестесі әрекет ететін ұйымдағы қорларға (мұрағаттық қордың әрі қарай да құжаттармен толығып отыратынын ескере отырып) және құрылымын жиі өзгертетін таратылған ұйымдарға қатысты қолданылады.

Осы кесте бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері ең алдымен құрылу уақытына байланысты (жыл, мерзім бойынша), ал әрбір хронологиялық топ ішінде – ұйымның құрылымдық бөліміне қарай топтастырылады.

79. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу кестесі өзгертулер сирек болған, тұрақты құрылымы бар ұйым қорына қатысты қолданылады, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу барысында қолданылады.

Осы кесте бойынша жүйелеу барысында сақтау бірліктері қор құрушының құрылымдық бөлімшелеріне қарай топтастырылады, ал әрбір құрылымдық топтың ішінде – сақтау бірлігі түзілу уақытына қарай топтастырылады.

80. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу кестесі құрылымы жиі ауысатын немесе тіпті құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық кестеге сәйкес жүйелеуді топтастыру алдымен хронологиялық белгілеріне қарай жүргізіледі, сонан соң қор түзуші қызметінің функциясына (түріне, бағытына) қарай топтастырылады. Бұл жағдайда топтар ұйым қызметінің маңыздылығын (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есептеу, жабдықтау және сату, кадр және тағы сол сияқты) есепке ала отырып орналастырылады.

Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық кестеге сәйкес жүйелеу ең алдымен қор түзуші қызметінің функциясына, сонан соң хронологиялық белгісіне қарай топтастырылады.

81. Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық кестеде жүйелеу көлемі үлкен емес мұрағаттық қорларға, жекелеген коллекцияларға қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктері алдымен хронологиялық және маңыздылығына қарай әрбір жыл ішінде бөлек тақырыпқа (мәселеге) қарай топтастырылады; екінші жағдайда сақтау бірліктері алдымен тақырыпқа (мәселеге) қарай, кейін әрбір тақырыптың ішінде хронологиясына қарай топтастырылады.

82. Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық кестесі құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағаттық қорларына қолданылады: алдымен хронологиялық, әр жыл ішінде сақтау бірлігінің түріне қарай немесе сақтау бірлігінің түріне қарай (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және тағы басқа) және әр жылдың ішінде хронологиясына қарай қолданылады.

83. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттаманың сақтау бірліктерін жүйелеу барысында қосымша ныцифрлық және тұрпаттық белгілер қолданылады.

84. Сақтау бірліктері белгісіне қарай реттеліп топтастырылады және мұны барлық немесе жекелеген мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары тобына қолдану өте орынды.

85. Жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағаттық қорындағы ғылыми-техникалық құжаттамалар, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы сырқаттану тарихы, бақылау органдары қорындағы тексеру актілері арнайы топқа бөлінеді және басқару құжаттарынан жеке жүйеленеді.

86. Жеке тектік мұрағаттық құжаттар мұрағаттың әзірлеген жүйелеу кестесіне сәйкес жүйеленеді.

Отбасының мұрағаттық қорында бірінші орынға атақты азаматтың мұрағаттық құжаттары шығарылады, кейін туысқандық дәрежесіне қарайотбасының басқа мүшелерінің құжаттары қойылады.

87. Біріккен мұрағаттық қорда сақтау бірліктері қор түзушінің маңыздылығына, түзу хронологиясына және алфавиттік атауына қарай орналасады. Бір үлгідегі ұйымдардың мұрағаттық қорларына жалпы жүйелеу кестесі қолданылады.

88. Мұрағаттық коллекциялар ішінде бір түрдегі (әр түрдегі) мұрағаттық құжаттар автордың белгілеріне қарай сақтау бірлігінің тобының ұйым атауы немесе азаматтардың әкесінің аты алфавиттік реттілікпен орналасуына қарай топтастырылады. Тақырыптық белгілеріне қарай жасалған мұрағаттық коллекциялар ішінде мұрағаттық құжаттарды топтастыру маңыздылығы немесе хронологиялық реттілігіне қарай орналасқан тақырыбына немесе мәселелеріне қарай жүргізіледі.

89. Сақтау бірліктерін жүйелеу кестесіне сәйкес төмендегідей реттілікпен топтастырылады:

1) іс жүргізудегі жыл қай жылы басталса, сақтау бірліктері сол жылға жатады немесе осы ұйымға (құрылымдық бөлімше) өндірісті жалғастыру үшін басқа ұйымнан (құрылымдық бөлімшеден) келіп түскен жылға жатады;

2) құрамында жоспарлар, есептер, сметалар және материалдар бар сақтау бірліктері жасалған күніне қарамастан, олар қай жылы немесе қай жылға жасалса соған жатады; ұзақ мерзімді жоспарлар басталған жылына жатады, ал сол жылға есептер есепті кезеңнің соңғы жылына жатады;

3) іс жүргізу бір бөлімшеде басталып, жалғастыру үшін екінші бөлімшеге берілген сақтау бірліктері іс жүргізу аяқталған бөлімшеге жатады;

4) жыл ішінде немесе хронологиялық мерзімде сақтау бірліктері ұйым қызметінің маңыздылығына қарай орналасады (немесе құжаттардың маңыздылығы және құжат түрінің және әртүрлілігінің логикалық байланысына қарай орналасады);

5) жеке іс жөніндегі сақтау бірліктері жұмыстан шығу жылдары мен тегінің алфавиттік ретімен жүйеленеді.

90. Жүйелеудің соңғы сатысындағы (аяқталу) сақтау бірліктері маңыздылығы мен хронологиясына қарай таралады.

91. Электронды құжаттар ақпарат тасығышының түріне қарай (магнитті таспалар, лазерлік және қатты дискілер, ықшам-дискілер, дискеталар) жүйеленеді; түр ішінде – ақпаратты ұсыну форматына қарай, әрі қарай жазылған ақпараттың сипатына қарай жүйеленеді.