Мұрағаттық құжаттарды қабылдау, тапсыру тәртібі

29. Мұрағатты толықтыру көзі – ұйымдардан мемлекеттік меншіктегі Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мұрағат Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген ведомстволық сақтау мерзімі аяқталған соң қабылдап алады.

Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының ведомстволық сақтау мерзімі ерекше жағдайларда ұзартылуы мүмкін. Мерзімін ұзарту мынадай жағдайларда:

1) Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Орталық мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері үшін – осы мұрағаттардың СТК-ның шешімімен;

2) арнайы мемлекеттік мұрағатты толықтыру көздері үшін – осы мұрағаттың СТК-ның шешімімен;

3) басқа мұрағаттардың толықтыру көздері үшін – жергілікті атқарушы органдардың СТК-ның шешімімен жүзеге асырылады.

Мемлекеттік емес ұйымдарда Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын сақтау мерзімі мұрағат пен меншік иесінің немесе құжат иесінің арасында жасалған шартта көрсетіледі.

30. Толықтыру көздерінен Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын қабылдауды, толықтыру көзінің келісімі бойынша мұрағат басшылығы бекіткен жоспар-кестеге сәйкес мұрағат жүзеге асырады. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған мұрағат құжаттарын жоспардан тыс қабылдау толықтыру көзі таратылған жағдайда немесе мұрағаттық құжаттарды сақтауға қауіп төнген жағдайда жүзеге асырылады.

Толықтыру көзінің өтініші бойынша мұрағат бос орын болған жағдайда Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мерзімінен бұрын қабылдауы, сондай-ақ шарт негізінде басқа да мұрағаттық құжаттарды уақытша сақтауға алуы мүмкін.

31. Мұрағат құжаттары реттелген күйде ғылыми-анықтамалық аппаратымен және аса құнды құжаттар бар болған жағдайда олардың сақтандыру көшірмелерімен қабылданады.

Мұрағаттық құжаттарды қабылдау кезінде құжаттардың физикалық, санитариялық-гигиеналық, техникалық жай-күйіне тексеру жүргізіледі, сондай-ақ аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелері және есепке алу құжаттарының толымдылығы тексеріледі.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мұрағатқа осы Қағидалардың
2-9-қосымшаларына сәйкес СТК бекіткен істердің, құжаттардың тізімдемесі бойынша; жеке құрам бойынша құжаттар – осы Қағидалардың
10-қосымшасына сәйкес СТК келіскен істер, құжаттар тізімдемесі бойынша; мерзімі аяқталмаған уақытша сақталатын мұрағаттық құжаттар – тапсыру тізімдемесі бойынша қабылданады.

Істі қабылдау бір-бірлеп жүргізіледі; аса құнды істер парақтап тексеруден өткен соң қабылданады. Іс тізімдемесінің әрбір данасына мұрағаттық құжаттың мұрағатқа қабылданғаны туралы белгі қойылады. Құжаттардың іс тізімдемесінде көрсетілген сақтау бірлігі жоқ болған жағдайда жаңа қорытынды жазба жасалады. Жоқ болған сақтау бірлігінің нөмірі және жоқ болу себептері құжатты мұрағатқа тапсыру кезінде қабылдау-тапсыру актісінде және актіге қосымша анықтамада көрсетіледі. Толықтыру көздері мұрағат сақтауына түспеген құжаттарды іздестіру шараларын қабылдайды. Жоғалған түпнұсқалық мұрағаттық құжат оның көшірмелерімен ауыстырылады.

Мұрағаттық құжаттарды сақтауға қабылдау кезінде осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес екі данадан тұратын қабылдау-тапсыру актісі толтырылады. Бір данасы мұрағатта, екіншісі – толықтыру көзінде қалады. Мұрағаттық құжаттармен бірге мұрағатқа құжаттар, істер тізімдемесінің үш данасы қоса беріледі.

Толықтыру көздерінен бірінші рет мұрағаттық құжаттар қабылданған жағдайда ол туралы және оның қоры туралы тарихи анықтама қоса қабылданады, кейін атауында, атқаратын қызметінде, толықтыру көзі құрылымындағы (қор құрушы) өзгерістер туралы мәліметтермен толықтырылады.

Уақытша сақтау мерзімі бітпеген мұрағаттық құжаттарды сақтауға қабылдау осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді және істің номенклатурасы бойынша жүргізіледі, егер ол болмаған жағдайда – ұйым жасайтын тапсыру тізімдемесімен қабылданады.

32. Азаматтардан құжаттарды сыйға беру, мұрагерлік бойынша, сатып алу-сату шарты бойынша, соттың шешімі бойынша мұрағатқа келіп түседі және Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізіледі.

Аталған құжаттарды мұрағатқа қабылдау мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның шешімі негізінде, тапсыру және бағалау тізімдемелерінің және сарапшының қорытындысын қарау нәтижесінде қабылданады және осы Қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісімен рәсімделеді.

Аталған мұрағаттық құжаттарды мұрағаттың қабылдауы немесе сатып алу туралы теріс шешім болған жағдайда, сондай-ақ құндылығын сараптау нәтижесі бойынша олардың мұрағаттағы бір бөлігін кері қайтарған жағдайда, құжаттарды кері қайтару актісі осы Қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес екі данада дайындалады. Актінің бір данасы мұрағатта қалады, екінші данасы құжаттармен (олардың бөлігімен) бірге меншік иесіне немесе иемденушіге қайтарылады.

33. Дыбыс-бейнеқұжаттар сақтауға төмендегідей жиынтықпен қабылданады: киноқұжаттар (фильмдер, арнайы түсірілімдер) – көріністің негативі, дубль-негатив (контратип), фонограмманың негативі, фонограмманың магниттік түпнұсқасы, позитивтік көшірмесі, шудың және әуеннің магниттік фонограммасы, көріністің аралық позитиві, (лаванда) қондырғы ролигі және түрлі-түсті киноқұжаттардың төлқұжаты (арнайы жағдайларда толық емес жинақ қабылданады) эталондық көшірме; фотоқұжаттар – негатив, тексеру фототаңбасы немесе негатив болмаған жағдайда позитиві; фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттар үшін – түпнұсқасы және көшірмесі.

Онымен қоса мәтіндік ілеспе құжаттама: киноқұжаттар үшін – монтаж парақтары, қысқаша мазмұны, аяқталған шығарманың рұқсат куәліктері, техникалық жай-күйі туралы актілер, паспорттардың түрлі-түсті және жарық арқылы жазбалары; фотоқұжаттар үшін – қысқаша мазмұны; фоно және бейнеқұжаттар үшін – техникалық жай-күйі актісі түріндегі ілеспе құжаттама; кештердің, сөйленген сөздің мәтіні, үнтаспалардың каталогы, сөйлеушілер тізімі, концерттердің, рецензиялардың, мақалалар мен қабылданатын құжаттарға тікелей қатысы бар басқа да материалдардың бағдарламалары қабылданады.

34. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға мынадай топтар бойынша жасалған тізімдемемен қабылданады: ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалық-сметалық, патентті-лицензиялық, телеметрикалық, картографиялық, жерге қоныстандырушылық, орманға қоныстандырушылық және түрлі тасығыштағы өзге құжаттамалар.

35. Электронды құжаттар сақтауға оларды жаңғыртуға мүмкіндік беретін бағдарламалық құралдарымен және керекті ілеспе құжаттар жиынтығымен қоса қабылданады.

36. Қазіргі немесе өткен уақыттың оқиғаларын (сауалнамалар, фотосуреттер, естелік, сұхбат, әңгіме жазбалары және тағы сондай) бастамалық құжаттау нәтижесінде мұрағатта жасалған құжаттар Ұлттық мұрағат қорының құрамына кіреді және СТК-ның бекітуімен құжаттардың іс тізімдемесіне енгізіледі. Аталған құжаттарды тұрақты қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді.

37. Мұрағатты толықтыру көзінен құпия құжаттарды қабылдау Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

38. Мұрағаттың толықтыру көзі болып табылатын таратылған ұйымдардан мұрағаттық құжаттарды қабылдау нормативтік құқықтық актілерге және осы Қағидалардың 31, 33-35, 37-тармақтарына сәйкес жүзеге асырылады.

Мұрағатты толықтыру көзі болып табылатын таратылған ұйымдардан қабылданған мұрағаттық құжаттар, белгіленген сақтау мерзімі аяқталған соң жоюға шығарылады. Тұрпаттық және салалық тізбеге сәйкес сақтау мерзімінде «СТК» белгісі бар мұрағаттық құжаттар құндылығына сараптама жүргізілгеннен кейін ғана жоюға жіберіледі.

39. Мұрағатты толықтыру көзі болып табылмайтын ұйым таратылғанда, құқықтық мұрагері болмаған жағдайда жеке құрам бойынша құжаттар мұрағаттың қабылдауына жатады.

40. Мемлекет меншігіндегі мұрағаттық құжаттарды бір мұрағаттан екінші мұрағатқа тапсыру уәкілетті органмен келісілген соң уәкілетті органның немесе мұрағаттың бағытын айқындауға байланысты жергілікті атқарушы органның шешімі негізінде, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттардың құндылық сараптама қорытындысы нәтижесінде жүзеге асырылады.

Тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес екі данада дайындалады, онымен қоса іс тізімдемесінің, құжаттардың, қордың ісі және парағы үш нұсқада тапсырылады.

41. Мұрағат Қазақстан үшін ғылыми, мәдени, тарихи және басқа да маңызы бар шетелдердегі мұрағаттық құжаттармен толықтырылуы мүмкін.

Шетелден алынған мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қабылдау меншік иесімен немесе көрсетілген құжаттардың иесімен және мұрағатпен сату, қайтару, құжаттың түпнұсқасын немесе көшірмесін тарту ету, құжаттардың көшірмелерімен алмасу туралы шарт негізінде жүзеге асады. Шарт жасау тиісті елдің заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

Шартта тапсырылған мұрағаттық құжаттарды пайдаланудың ерекше шарттары келісіледі. Құжаттарды сақтауға қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес рәсімделеді.

Шетелден түпнұсқа түрінде немесе түпнұсқалық құқығы бар көшірме түрінде тұрақты сақтауға қабылданған мұрағаттық құжаттар шыққан тегіне қарамастан Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізіледі және мемлекеттік есепте тұрады.

42. Мұрағат мұрағатты толықтыру көздерімен бірігіп құжаттау және құжаттаманы басқару қағидаларын, істердің тұрпаттық (үлгілік), жеке номенклатураларын, мұрағаттар туралы және мұрағатты толықтыру көздерінің сараптама комиссиясының ережелерін, құжаттау және құжаттаманы басқару, ұйымдардың мұрағаттарының жұмысы жөнінде басқа құқықтық және ғылыми-әдістемелік құжаттарды қарайды және уәкілетті органмен (жергілікті атқарушы органмен) келісуге дайындайды немесе өзіне берілген өкілеттікке сәйкес келіседі.

Мұрағат Орталық сараптама комиссиясының (бұдан әрі – ОСК), мұрағатты толықтыру көздерінің сараптама комиссиясының (бұдан әрі – СК) жұмыстарына қатысады. Мұрағатты толықтыру көздері – жергілікті атқарушы органның немесе мұрағаттың СТК-ның шақыруымен СТК-ның жұмыстарына қатысады.

Мұрағат уәкілетті орган және жергілікті атқарушы орган ұйымдастырған құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың жай-күйін, мұрағатты толықтыру көздеріндегі мұрағаттық құжаттарды сақтауды, толықтыруды, пайдалануды және есепке алуды тексеру жұмыстарына қатысады.

43. Уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын қалыптастыру және олардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мұрағат өзіне берілген өкілеттіктер шеңберінде іс жүргізу, мұрағат қызметтерімен және оны толықтыру көзінің сараптама комиссияларымен өзара іс-қимыл жасасуды жүзеге асырады.

44. Осы мақсатта мұрағат көрсетілген қызметтер мен комиссияларға Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес әдістемелік және тәжірибелік, оның ішінде ақылы негізде:

1) іс жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру және істерді қалыптастыру барысында;

2) Ұлттық мұрағат қорының құрамына құжаттарды іріктеу және оларды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау бойынша;

3) жеке құрам бойынша құжаттарды ретке келтіру бойынша;

4) уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын есепке алуды жүргізу бойынша;

5) іс жүргізу және мұрағат ісі мәселелері бойынша нормативтік және әдістемелік құжаттар (оқу құралдарын) дайындау бойынша;

6) іс жүргізу және мұрағаттық қызметтердің толықтыру көздерінің сараптау комиссиясының жұмыстарын жетілдіру бойынша;

7) мұрағаттық құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты жасау және жетілдіру бойынша;

8) аталған қызмет қызметкерлерінің кәсіптік біліктілігін арттыру бойынша қызмет көрсетеді.

Лттық мұрағат қорының құжаттарын және мұрағаттардағы басқа мұрағаттық құжаттарды сақтау