Мұрағатты толықтыру көздерінің тізімін құрастыру тәртібі

Жалпы ережелер

1. Осы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңына сәйкес әзірленді.

2. Қағидалар Қазақстан Республикасының заңнамаларына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын тұрақты сақтауды, сондай-ақ таратылған ұйымдардан қабылданған басқа мұрағаттық құжаттарды уақытша сақтауды жүзеге асыратын мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарға (бұдан әрі – мұрағаттар) қолданылады.

3. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарына құндылық сараптамасынан өткен, мемлекеттік есепке тіркелген және тұрақты сақтауға жатқызылатын мұрағаттық құжаттар жатады. Басқа мұрағаттық құжаттарға жеке құрам бойынша құжаттар, сонымен қатар белгіленген сақтау мерзімі аяқталмаған құжаттар кіреді.

4. Мемлекеттік мұражайлар және кітапханалар құқықтық мәртебесі мен қызметінің ерекшелігін есепке ала отырып, осы Қағидаларды басшылыққа алады.

Мұрағатты толықтыру

Мұрағатты толықтыру көздерінің тізімін құрастыру тәртібі

5. Мұрағатты Ұлттық мұрағат қорының және жеке құрам бойынша құжаттармен толықтыру бейініне сәйкес мұрағатты толықтыру жолымен іске асырылады және оған төмендегілер кіреді:

1) мұрағатты толықтыру көздерін анықтау;

2) мұрағатқа қабылданатын мұрағаттық құжаттардың құрамын анықтау;

3) мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қабылдау-тапсыру.

6. Қызметі барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары түзілетін ұйымдар мен жеке тұлғалар мұрағат қорын толтырудың бірден-бір көзі болып табылады.

Мемлекеттік органдар мен жергілікті мемлекеттік басқару органдары мұрағаттық қорды толықтыру көздері тізіміне кіреді.

Мемлекеттік емес ұйымдар, сондай-ақ жеке тұлғалар мұрағатты толықтыру көздері тізіміне шарт негізінде кіреді.

7. Республикалық немесе коммуналдық меншікке жататын Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар толықтыру көздерінің тізіміне олардың бұдан бұрын толықтыру көздері – мемлекеттік ұйымдар болған мұрағаттар ғана енгізіледі.

8. Мұрағатты толықтыру көздеріне жатқызу мынадай белгілер негізінде жүргізіледі:

1) ұйымдар үшін:

ұйымның ерекше рөлін және оның басқару жүйесіндегі тұрпаттылығын (ұқсас функцияларды орындайтын ұйымдар тобы үшін іріктеп қабылдау нысаны қолданылады) есепке алғанда ұйымның функционалдық-мақсаттық бағыты;

басқа ұйымдардың мұрағаттық қорларында ұйым қызметі туралы ақпараттың толық көрініс табуы;

2) азаматтар үшін:

азаматтың ғылым, мәдениет және қызметтің басқа салаларының дамуына қосқан үлесі;

қоғам өміріндегі айтулы оқиғаларды көзімен көрген, оған қатысушы ретінде алатын орны;

азаматтың туысқандық, достық, шығармашылық байланысы, жұмыс орны, лауазымы;

оның мұрағаттық құжаттарының дәуір үшін тұрпаттылығы («қатардағы» азаматтардың құжаттары);

азаматтың жинаған мұрағаттық құжаттарының құрамы мен мазмұны.

9. Толықтыру көздерінің тізімі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтык актілері, осы Қағидалардың 6-8-тармақтарының нормалары негізінде, сондай-ақ мұрағаттар мен құжаттама басқармасының уәкілетті органының (бұдан әрі – уәкілетті орган) ұсынымы негізінде мұрағатта жасалады.

10. Мұрағат уәкілетті орган белгілеген нысан бойынша толықтыру көздері – ұйымдар тізімін жүргізеді.

Толықтыру көздері – азаматтар тізімі (мұрағаттық құжаттардың иесі немесе иеленушісі) арнайы қабылданған нысан бойынша міндетті түрде тегі, аты, әкесінің аты, тұрғылықты мекенжайы көрсетіліп, олардың мұрағаттық құжаттарын мұрағатқа тапсыру мүмкіндігі заңды негізде жүргізіледі.

11. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттарын толықтыру көздері тізімі мұрағаттың сараптама-тексеру комиссиясының (бұдан әрі – CТК) қарауынын өткен соң уәкілетті органның Орталық сараптама-тексеру комиссиясына (бұдан әрі – ОСТК) бекітуге ұсынылады.

12. Облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары облыс (қала) бойынша толықтыру көздерінің жинақ тізімін жасап, оларды жергілікті атқарушы органның СТК-ның қарауына ұсынады, ол өз кезегінде облыс (қала) әкімі аппаратының келісімімен оны ОСТК-ның бекітуіне жолдайды.

13. Арнайы мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көзінің тізімін ОСТК-ның келісімі бойынша құрылған тиісті мұрағаты бар мемлекеттік орган бекітеді.

14. Мұрағат әлеуетті толықтыру көздерінің тізімін жасайды. Оған Ұлттық мұрағат қорының құжаттары түзілетін, алайда ынтымақтастық туралы шарт қандай да бір себептермен жасалмаған мемлекеттік емес ұйымдар енгізіледі.

15. Ұйымдар мен азаматтарды мұрағатты толықтыру көзі тізіміне енгізу немесе тізімнен шығару, сондай-ақ мұрағаттық құжаттарды қорға қабылдау нысаны туралы анықтамалар, сараптама қорытындылары мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның қарауына ұсынылады.

Ұйымды мұрағатты толықтыру көзі тізіміне (тізімнен) қосу (алып тастау) туралы шешім ұйым басшысының қаперіне жеткізіледі.

16. Мұрағатты толықтыру көздері тізімін айқындау жұмыстары тұрақты жүргізіліп отырады. Өзгерістер мен толықтырулар мынадай жағдайларда енгізіледі:

1) ұйым құрылған, қайта құрылған немесе жойылған жағдайда;

2) мемлекеттік емес ұйымдар және азаматтар мұрағатпен ынтымақтастықтан бас тартқан жағдайда (шартты бұзу);

3) ОСТК-ның шешімімен ұйымды басқа мұрағаттың толықтыру көзі тізіміне берген жағдайда.

Егер ұйымның қызметі барысында Ұлттық мұрағат қорының құжаттары қордаланбаса, онда ол мұрағат қорын толықтыру көзі тізімінен алынып тасталады.

Мұрағатты толықтыру көзі тізімін қайта қарау және қайта бекіту тізімге түбегейлі өзгеріс енген жағдайда жүзеге асырылады, бірақ бес жылда бір реттен артық болмауға тиіс.

17. Әрбір мұрағатты толықтыру көзі – ұйымда оның құқықтық мәртебесін және қызметін сипаттайтын, сонымен қатар мұрағаттың жұмысы мен іс-жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру құжаттарын қамтитын бақылау ісі жүргізіледі.

Мұрағатта толықтыру көзі жұмыстарын есепке алу мақсатында есептік-анықтамалық картотекалар мен деректер базасы жасалады.