Г.6. Учет кассовых операций

Кассовыми называются операции, связанные с наличным де­нежным оборотом (выдача наличных денежных средств, прием наличных денежных средств, формирование и печать соответству­ющих документов). Рассмотрим задачу, иллюстрирующую созда­ние кассовых операций.

Задача Г.З. Сотрудник предприятия Сергеев С.С. вносит в кассу 14.10.2003 задолженность по недостаче на сумму 800 руб.

Необходимо создать ТХО, включающую одну бухгалтерскую проводку: Дебет счета 50-1 Кредит счета 73-3.

Счет 50 предназначен для отражения движения средств по кассе, субсчет 50-1 относится к рублям.

Счет 73 предназначен для расчетов с персоналом по прочим операциям, субсчет 73-3 - расчеты по возмещению материально­го ущерба, для этого счета код аналитического учета - сотрудни­ки предприятия.

Присвоим этой ТХО наименование В кассу внесена задолэ/сеп-ность по недостачам.

Для создания ТХО подаем команды Касса → =Н= → Настрой­ка хозопераций → Приходный кассовый ордер. В результате пере­ходим в окно Приходный кассовый ордер (рис. Г.44), в котором отражены ранее созданные ТХО.

Каждая ТХО включает наименование операции, а в нижней панели окна - описание проводок, формируемых данной ТХО. Описание проводок включает корреспонденцию счетов (т.е. счет-дебет и счет-кредит), на которых должна отражаться данная хо­зяйственная операция, признак входимости суммы оборота в про­водке в сумму платежа по документу. Столбец Алгоритм остает­ся незаполненным, поскольку в данном случае нет потребности в каких-либо специальных алгоритмах расчета суммы оборота в проводке.

Для создания новой ТХО следует нажать клавишу [F7] и в появившемся окне заполнить необходимые поля (рис. Г.45).

Дескриптор пользователя появляется автоматически. Наиме­нование ТХО вводится с клавиатуры вручную. Для ввода счетов/ субсчетов по дебету и кредиту необходимо с помощью кнопок справа (кнопки с «многоточиями» в нижней части) развернуть весь план счетов и выбрать необходимые счета. Для этой же цели можно воспользоваться «быстрым поиском»: в поле «Счет/суб­счет» ввести начальные цифры нужного счета, затем выбрать его из списка.

Список ТХО {см. рис. Г.44) теперь изменился - появилась но­вая ТХО В кассу внесена задолженность по недостачам. Чтобы убедиться в этом, подайте команды Касса → =Н= → Настройка хозопераций → Приходный кассовый ордер.

Для формирования бухгалтерских проводок к приходному кассовому ордеру необходимо подать команды ХозОперации → Операции → Разноска хозяйственных операций → Касса → При­ходный кассовый ордер. Попадаем в окно Привязка ТХО [При­ходный кассовый ордер] (рис. Г.46). В этом окне осуществляется привязка ТХО к документу, в данном случае к приходному кас­совому ордеру.

Устанавливаем курсор в колонку Типовая хозяйственная опе­рация (и), выбираем необходимый приходный кассовый ордер и нажатием клавиши [F3] указываем операцию В кассу внесена за­долженность по недостачам. После этого в нижней панели окна появляются необходимые бухгалтерские проводки.

Отметим, что описанную процедуру привязки к документу для каждой ТХО достаточно выполнить один раз после ее создания. Это означает, что последующая работа с ТХО может проводить­ся только средствами модуля Касса.

При использовании ТХО действия пользователя зависят от зна­чения параметра Формирование типовых проводок (Касса → =Н= → Настройка → Настройка → Бухгалтерский контур → Типовые проводки → Формирование типовых проводок). В зависимости от значения этого параметра проводки могут быть сформированы сразу же при выборе ТХО либо впоследствии при формировании групповых проводок (относящихся к группе платежных докумен­тов, связанных с одной ТХО) в модуле ХозОперации.

Если, находясь в окне рис. Г.46, нажать клавишу [Enter], то откроется окно редактирования проводок по хозяйственной опе­рации. При необходимости можно отредактировать бухгалтерс­кие проводки.

Теперь воспользуемся созданной ТХО.

Задача Г.4. Сотрудник предприятия Петров Петр Петро­вич вносит в кассу 17.10.2003 задолженность по недостаче на сум­му 2000 руб.

Подаем команды Касса → Документы → Приходный кассо­вый ордер. Для создания нового приходного кассового ордера (рис. Г.47) следует нажать клавишу [F7]. В поле ТХО выбираем операцию В кассу внесена задолженность по недостачам, в поле Тип операции по ордеру - вид кассового документа расчеты с по­дотчетными лицами.

Отметим, что после выбора ТХО соответствующие бухгал­терские проводки в нижней панели окна рис. Г.47 появляются автоматически.

Для выдачи на экран и последующей распечатки приходного кассового ордера и прилагаемой квитанции, находясь в окне рис. Г.47, нажимаем комбинацию клавиш [Ctrl]+[P]. Однако для вы­полнения этой операции необходимо, чтобы в системе были вве­дены фамилии главного бухгалтера и кассира. Если эта процеду­ра не была выполнена вовремя, то следует войти в модуль На­стройка, подать команды =Настройка = → Настройка и выбрать фамилии главного бухгалтера и кассира из списка работников предприятия.

После нажатия комбинации клавиш [Ctrl]+[P] формируются (в формате.rtf) приходный кассовый ордер и соответствующая квитанция, оба эти документа отображаются на экране и могут быть распечатаны (распечатка приходного кассового ордера при­ведена ниже).

После внесения денег в кассу квитанция отделяется по линии разреза и в дальнейшем служит документом, подтверждающим погашение задолженности по недостаче.

Кассовые операции используются и при оформлении коман­дировочных расходов. Учет расчетов по командировочным рас­ходам начинается с формирования каталога норм: Касса → =Н= → Нормативные значения расходов → выбрать/создать группу

норм расходов. После подачи этой команды оказываемся в окне Группы норм расходов (рис. Г.48). Нажатием клавиши [F7] можно последовательно создать группу норм расходов Командировочные в Москву, затем - Классификатор норм расходов с тем же названи­ем, далее в окне Нормы расходов по «Командировочные в Моск­ву» - две нормы: Суточные в Москве и Оплата за проживание.

Норма расходов - наименование нормы расходов, вводимое с клавиатуры. Признак времени - одно из следующих значений: сумма/день или сумма. При расчете будет браться сумма в день или сумма на весь срок командировки.

Признак выбора при расчете сумм командировочных расхо­дов может принимать значения:

• включать автоматически - норма расхода принимается в расчет автоматически;

• включать по запросу - норма расхода включится в расчет при положительном ответе на запрос. Признак работает только при предварительном расчете командировки;

• не обрабатывается - при расчете данная норма не учиты­вается.

Сумма нормы - сумма расхода по норме в валюте. Валюта нормы расхода выбирается с помощью клавиши [F3] из каталога валют.

Аналогичным образом создадим вторую норму расход Оплата за проживание (рис. Г.49).

Нажатием комбинации клавиши [Ctrl]+[P] можно вывести на печать реестр нормативных значений расхода.

Для учета командировочных расходов создаем три ТХО:

• ТХО па выдачу - предназначена для автоматического фор­мирования проводки при обработке расходно-кассового ордера, по которому из кассы выдается аванс на командировку;

• ТХО на отчет - служит для автоматического формирова­ния проводки при обработке авансового отчета, по которому спи­сываются фактические расходы на командировку;

• Возврат в кассу неизрасходованной суммы аванса па коман­дировку - предназначена для автоматического формирования про­водки при обработке авансового отчета, отражает приходный кассовый ордер, по которому командированный вносит в кассу разницу между полученным авансом и фактическими команди­ровочными расходами.

С помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[P] можно вывести на печать реестр нормативных значений расхода.

Для создания ТХО ТХО на выдачу (создание расходно-кассо­вого ордера на выдачу аванса на командировку) подадим коман­ды Касса → =Н= → Настройка хозопераций → Расходный кассо­вый ордер.

Задолженность по командировочным расходам отражается по Дебету счета 71 Расчеты с подотчетными лицами, субсчет 71-1 Административно-хозяйственные расходы. Данной операции со­ответствует проводка Дебет счета 71-1 Кредит счета 50-1. Код аналитического учета по дебету - сотрудники предприятия, по кредиту - аналитика по кассе.

Списание затрат на командировочные расходы осуществля­ется с помощью ТХО ТХО на отчет, которой соответствует до­кумент Авансовый отчет: Касса → =Н= → Настройка хозопера­ций → Авансовый отчет.

Эти затраты списываются по Дебету счета 26 Общехозяйствен­ные расходы. Создадим к этому счету субсчет 26-1 Командировоч­ные расходы, КАУ - Подразделения.

Данной операции соответствует проводка: Дебет счета 26-1 Кредит счета 71-1. КАУ по дебету - подразделения, КАУ по кре­диту - сотрудники предприятия.

Для создания ТХО Возврат в кассу неизрасходованной суммы аванса на командировку подадим команды Касса → =Н= → На­стройка хозопераций → Приходный кассовый ордер.

Данной операции соответствует проводка: Дебет счета 50-1 Кредит счета 71-1. Код аналитического учета по дебету - анали­тика по кассе, по кредиту - сотрудники предприятия.

Рассмотрим учет командировочных расходов на следующем примере.

Задача Г.5. Директор Королев К.И. командируется в Моск­ву на три дня с 04/01/2004 по 06/01/2004. Место командировки -организация ЗА О «ТЕМПУС-99». Оформить командировку и про­вести учет командировочных расходов.

Решение задачи включает ряд этапов.

1. Создадим приказ от 03/01/2004 на командировку: Касса → Документы → Приказ на командировку → [F7] - создание нового приказа (рис. Г. 50).

Нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[P] и просмотрите на экране текст приказа на командировку.

Окно каталога приказов на командировки после создания нового приказа показано на рис. Г.51.

2. Сформируем нормы расхода щелчком по кнопке Предва­рительный расчет. После указания группы норм расходов Командировочные в Москву производится автоматический расчет рас­ходов (рис. Г.52).

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[P] в окне рис. Г.52 мож­но вывести на экран и распечатать документ Расчет расходов по командировке.

3. Щелчком по кнопке Расходно-кассовый ордер и нажатием клавиши [F7] {см. рис. Г.50) формируем расходный кассовый ордер на 2200 руб. - аванс на командировку Королеву К. И. (рис.Г.53).

В окне Расходный кассовый ордер {см. рис. Г.53) формируем с помощью ТХО ТХО на выдачу проводку к расходному кассово­му ордеру Выдача под отчет на командировку. Закрываем рас­ходный кассовый ордер и возвращаемся в приказ на команди­ровку. Королев К.И. получает в кассе по расходному ордеру 2200 руб.

4. В окне Формирование приказа на командировку {см. рис. Г.50) сформируем авансовый отчет от 06/01/2004 щелчком по кнопке Авансовый отчет и далее с помощью клавиши [F7] созда­ем новый авансовый отчет.

5. В окне Авансовый отчет щелчком по кнопке Спецификация переходим в окно Спецификация авансового отчета. В этом окне необходимо ввести суммы командировочных расходов по фак­тическим документам. Предположим, что фактические команди­ровочные расходы Королева К.И. составили 2100 руб. В окне Авансовый отчет выбираем ТХО ТХО на отчет, по которому списываются фактические расходы на командировку.

Если обратиться к Книге бухгалтерских проводок (открывает­ся по командам Касса → =Н= → Книга бухгалтерских проводок), то в данный момент по командировке Королева К. И. сформиро­ваны две проводки: первая на выдачу из кассы аванса в сумме 2200 руб., вторая - на списание со счета 26.1 фактических расхо­дов на командировку в сумме 2100 руб. Таким образом, Королев К.И. остался должен предприятию 100 руб.

Чтобы убедиться в этом, воспользуемся кнопкой Отчет о расходах в окне Формирование приказа на командировку (см. рис. Г. 50) - на экран выдается Отчет о суммах по приказу па команди­ровку № 000001 от 03.01.2004, в котором приведена сумма долга сотрудника по командировке - 100 руб.

6. Щелчком по кнопке Подотчетные суммы (см. рис. Г. 50) и нажатием клавиши [F7] переходим в окно Редактирование сальдо по подотчетнику. В этом окне щелчком по кнопке Формирование кассового ордера (заметим, что система пока не говорит о том, будет это расходный либо приходный ордер) переходим в окно Приходный кассовый ордер. Таким образом, система автоматически определила, какой именно вид кассового ордера необходим в данном случае!

В окне Приходный кассовый ордер (в нем автоматически уже внесена сумма долга) выбираем ТХО Возврат в кассу неизрасхо­дованной суммы аванса на командировку. После распечатки при­ходного кассового ордера и внесения Королевым К.И. денег в сумме 100 руб. в кассу соответствующий Приходный кассовый ор­дер переводится в статус исполняемый и проводка выполняется.

Таким образом, в Книге бухгалтерских проводок должны быть три проводки по командировке Королева К.И., в чем легко убе­диться.

7. Проконтролируем сальдо по подотчетному лицу Королеву
К.И.: Касса → Операции → Подотчетные лица (рис. Г.54).

Как видно из представленной в этом окне информации, саль­до по подотчетному лицу нулевое. Это означает что взаимных долгов между предприятием и его сотрудником нет. Соответству­ющий отчет можно вывести на экран и распечатать, нажав ком­бинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Интересно отметить, что если мы попытаемся щелкнуть по кнопке Формирование кассового ордера в окне рис. Г.54, то ника­кой реакции не будет: ведь сальдо нулевое, а значит, никаких причин для формирования расходного либо приходного кассо­вого ордера нет.

Задача решена.

В данной теме затронут лишь очень небольшой круг задач, относящихся к бухгалтерскому учету средствами системы «Галак­тика». За пределами нашего внимания остались вопросы учета основных средств, МБП, составления бухгалтерского баланса и многие другие. Некоторые задачи рассматриваются ниже в каче­стве заданий для самостоятельной работы. Ряд вопросов, отно­сящихся к учету производства продукции, обсужден в теме Д.