Этапы игры и методические указания по их проведению

Параллельно с изучением теоретических основ организации и ведения делопроизводства на предприятии торговли в игре отрабатываются технические процедуры прохождения документа на разных инстанциях, с момента принятия решения о подготовке до подписания (утверждения), регистрации и отправки адресату Кроме того, игра дает возможность участникам прочувствовать и осознать остроту и важность проблемы взаимодействия исполнителей и соисполнителей документов, различных служб и структурных подразделений, возникающих в игре, отработать коммуникативные навыки, профессионально-значимые для будущего специалиста-менеджера.

Первый этап деловой игры (вводная инструкция):

Студентам сообщается, что в учебной группе будет действовать несколько условных предприятий торговли. Под руководством преподавателя из состава студентов формируются условные коллективы (5-7 студентов в каждом коллективе), преподаватель жеребьевкой определяет для каждого условного предприятия организационно-правовую форму (общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество, индивидуальное предприятие) и размер предприятия.

Группам выдается задание. Задание выдается на карточках, по вариантам, в письменной форме. Задания представлены в Приложении 2.

Этапы деловой игры со второго по шестой проводится по одному алгоритму на семинарских занятиях по темам 3-8 после заслушивания докладов по теме семинарского занятия. Преподаватель организует операционную игру:

1. Предлагает студентам занять места в аудитории таким образом, чтобы представители одного условного предприятия находились рядом для последующей совместной работы, затем студентам предлагается приготовить документы, выполненные ими в группах в соответствии заданиями, полученными в письменной форме (задания на карточках в шести вариантах представлены в Приложении 2).

2. Подгруппы с аналогичными организационно-правовыми формами предприятий меняются выполненными заданиями. Необходимо найти ошибки и неточности в документах, переданных на рецензирование другой подгруппой. Преподаватель объявляет лимит времени на подготовку, затем объясняет, в какой форме группы будут отчитываться за результат работы.

3. Студенты самостоятельно перераспределяют задания внутри подгруппы, обсуждают документы, назначают ответственного за представление результатов своей деятельности.

4. По окончании времени на работу каждая группа отчитывается о результатах, рассказывает об аспектах задания, которые не вызывали затруднений и которые выполнить было сложно.

5. Преподаватель уточняет (в случае необходимости) рецензии студентов, подводит общий итог. Оценивает действия групп.

6. Работы сдаются на проверку и рецензирование преподавателю. Каждый студент в группе получает две оценки. Первая оценка – за подготовленные документы. Вторая оценка учитывает вклад студента в работу подгруппы на этапе аудиторной работы (вклад оценивается преподавателем в процессе наблюдения за работой подгрупп).

7. Студенты вносят коррективы в разработанные документы согласно замечаниям других подгрупп и преподавателя. Исправленный вариант подшивается в папку «Дело».

Седьмой этап деловой игры (подведение итогов).

Подведение итогов деловой игры проводится в форме обсуждения и передачи на проверку преподавателю полностью законченной работы каждой подгруппы.

В процессе игры преподаватель комментирует особенности оформления тех или иных документов, демонстрирует с помощью мультимедийного проектора типовые образцы документов, рисует на доске варианты оформления реквизитов, просматривает эскизы документов, выполненные студентами на бумаге от руки, корректирует вместе с исполнителем ошибки и нерациональные графические решения.

По мере распечатки документов и комплектования их в папку преподаватель следит за тем, чтобы все реквизиты, в том числе и на папке «Дело», были расставлены на соответствующих местах, а документы были обязательно завизированы исполнителями и подписаны руководителем предприятия. В случае неудовлетворительной оценки того или иного документа преподаватель дает группе советы и рекомендации о необходимых исправлениях или перепечатке.