Тема 9. Современные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий.

Средства изготовления документов. Средства копирования и размножения документов: ксерокс, факс, сканер, и др. Средства хранения, группировки и поиска информации. Средства передачи информации: телефон, пейджер, телефакс, факс-модем, и др.

Средства малой оргтехники: папки, сшиватели, степлеры, органайзеры, и т.п.

Компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности. Возможности интегрированного пакета программ Microsoft Office (WORD, EXCEL, ACCESS, POWER POINT, OUTLOOK) для составления, обработки, накопления, систематизации и передачи документов. Подготовка форм текстов документов и презентаций.

Использование справочных правовых систем "ГАРАНТ", "Консультант Плюс" для поиска актуальных нормативных и методических документов в области документирования управления, типовых форм документов.

Специализированные программы автоматизации системы документирования управленческой деятельности. Концепция электронного офиса.

Использование CRM-систем для нужд документационного обеспечения управления.

4.1. Методические указания

к изучению теоретического курса дисциплины

При изучении теоретического курса дисциплины следует учесть, что документирование управленческой деятельности относится к сферам, в которых действует система нормативных (ГОСТ) и нормативно-методических документов (перечни, типовые документы и т.п.). Необходимо уточнять срок действия данных документов и их юридическую силу в справочно-правовых системах. Данную работу необходимо осуществлять при подготовке к каждой теме курса.

При изучении первой темы «Документ и системы документации» следует начинать с определения понятия менеджмент, функций менеджмента и особенностей управленческого труда. Необходимо помнить, что в системе управления традиционно выделяют управляющую и управляемую подсистемы, связи между которыми и внутри которых реализуются через информацию и документ. Определяя понятие «информация» и «документ», необходимо сравнить их толкование в различных областях человеческой деятельности. Следует помнить, что в рамках данного курса определения (при имеющихся вариантах) необходимо давать строго по закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации». Далее следует определить понятие «документирование» и установить значение данной деятельности для эффективного функционирования организации. Заканчивая изучение данной темы, необходимо проанализировать различные подходы к классификации документов, изучить классификаторы технико-экономической и социальной информации, подробно изучить содержание Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93.

При изучении второй темы «Правила оформления и составления документов» необходимо прежде всего ознакомиться с содержанием ГОСТ Р 6.30-2003, понятиями реквизит документа, бланк документа, формуляр-образец. Далее следует охарактеризовать основные части документа и уточнить требования к их оформлению. Особое внимание следует обратить на правила исправления ошибочных записей и особенности работы с электронными документами. По итогам работы необходимо составить алгоритм действий при разработке шаблонов различных категорий документов на компьютере.

При изучении третьей темы «Организационно-распорядительные документы» необходимо четко уяснить, какие именно документы составляют группу организационных, какие – распорядительных. Далее следует уточнить состав документов, необходимых для регистрации предприятия (ИП, ООО, др. форм малого предпринимательства). Следует охарактеризовать распорядительные документы, издаваемые на принципах единоначалия и уяснить полномочия должностных лиц при их издании, а также порядок согласования, подписания документов, доведения их содержания до сведения исполнителей. Далее характеризуют документы, издаваемые на принципах коллегиальности. Необходимо уточнить, какие коллегиальные органы могут издавать конкретные виды распорядительных документов.

При изучении четвертой темы «Информационно-справочные документы» необходимо охарактеризовать каждый из видов данных документов, понять особенности их оформления. Зафиксировать, какие виды документов издаются только индивидуально, какие – только коллегиально. Четко выделить документы, которые оформляются только рукописным способом.

При изучении пятой темы «Деловая переписка» необходимо обратить внимания на различии в классификации данных документов, особенностях сочетаемости слов, отличии в переписке с отечественными и зарубежными партнерами.

При изучении шестой темы «Документация по труду» необходимо выделить документы, которые образуются при различных действиях в процессе управления персоналом, обозначить различия личного листка и личного дела. Четко выделить способы исправления ошибочных записей в кадровых документах. Найти в нормативных документах ссылки на правила и сроки хранения различных видов кадровых документов.

При изучении седьмой темы «Документация по основной деятельности предприятия» необходимо уяснить назначение, порядок разработки, специфику оформления и хранения каждого вида документов по основной деятельности. Далее необходимо уяснить, в каких законодательных (либо иных видах) нормативных актах описаны алгоритмы работы по каждому виду документов по основной деятельности предприятия торговли, проанализировать возможности использования данных документов в качестве справочного пособия руководителями торговых предприятий и специалистами контролирующих органов. Установить возможные объемы проверки документации по основной деятельности предприятия.

При изучении восьмой темы «Общие принципы организации документооборота на предприятии» анализируют виды документопотоков, подходы к анализу объема и структуры документооборота, норм выработки при документировании. Следует подробно охарактеризовать этапы создания службы делопроизводства на предприятии, а также проанализировать возможности распределения функций по документированию среди различных специалистов (руководителей) на малом предприятии. Далее необходимо охарактеризовать типовой состав локальных документов предприятия по документированию, познакомиться с созданием номенклатуры дел, правилами организации архива и подготовке документов к архивному хранению, организацию работы с конфиденциальными документами.

При изучении девятой темы «Современные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности» прежде всего анализируют классификацию средств организационной техники для современных офисных технологий, изучают современные требования к средствам изготовления документов, их копирования и размножения. Выявляют требования к офисной технике для предприятий различной специфики. Анализируют возможности компьютерных технологий для обеспечения качественной работы с документами, обзорно знакомятся с концепцией электронного офиса.

5. Темы семинарских занятий

Тема 1. Документ и система документации,

(форма проведения – семинар)

Вопросы к теме:

1. Охарактеризуйте понятие «делопроизводство». Соотнесите понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Проанализируйте причины появления термина «документационное обеспечение управления».

2. Охарактеризуйте понятия: система управления, субъект и объект управления, прямые и обратные связи в системе управления, информационный контур организации, информационная система организации. Информация: содержание понятия, классификация информации, требования к информации, циркулирующей в системе управления.

3. Документ: содержание понятия, функции документа. Охарактеризуйте взаимосвязь понятий «информация» и «документ».

4. Дайте характеристику основных способов документирования (запечатления информации).

5. Проанализируйте документ, в котором закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству. Назовите основные документы, регламентирующие документирование управленческой деятельности предприятия и дайте их краткую характеристику.

6. Что понимается под юридической силой документа. Охарактеризуйте приобретение документом юридической силы.

7. Охарактеризуйте понятия «система документации» и «унифицированная система документации». Проанализируйте основные этапы процесса стандартизации документов. Проанализируйте основные этапы процесса унификации документов.

Литература:

[1-3, 6-8, 15, 22, 26-27, 29]