СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

Должностные обязанности. Организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы). Рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя. Ведет делопроизводство. Подготав­ливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, клас­сифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье. Обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам. Контролирует своевременное исполнение документов. Готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлени­ям деятельности организации (фирмы). Осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации. Организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений. Готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем. Обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени. Ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимо­действие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1-2 иностранных, рус­ский и белорусский языки; основы экономики, организации про­изводства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; пра­вила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.