Учет и хранение договоров

10.1 Учет проектов договоров осуществляется юрисконсультом ЮО посредством регистрации в автоматизированном журнале учета проектов договоров ОАО «_____» по форме приведенной в Приложении Г.

10.2 При регистрации юрисконсульт присваивает проекту договора номер. Нумерация проектов договоров производится в хронологическом порядке поступления в ЮО.

Номер проекта договора состоит из групп цифр и проставляется следующим образом:

порядковый номер (с начала календарного года) / код страны контрагента по сделке / шифр отдела, заключающего договор.

10.3 Номер проставляется в заголовке проекта договора на всех подлинных экземплярах.

10.4 При регистрации проектов договоров и дополнительных соглашений к ним, имеющих отметку КРО о принадлежности к оффшорной зоне, юрисконсульт при присвоении порядкового номера проекту договора (дополнительному соглашению) через дефис проставляет заглавные буквы «ОС».

При регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним, заключенных с контрагентами, являющимися аффилированными лицами общества либо лицами, в совершении сделок с которыми имеется заинтересованность аффилированного лица общества, юридический отдел при присвоении порядкового номера проекту договора (дополнительного соглашения) через дефис проставляет заглавные буквы «АЛ» либо «ЗАЛ» соответственно.

10.5 Автоматизированный учет заключенных договоров, обеспечивающий накопление и выдачу информации о заключенных договорах, осуществляется отделом АСУ.

Ответственный исполнитель до начала исполнения договора предоставляет в отдел АСУ информацию (наряд-заказ на оформление договора) о всех заключенных договорах для обработки на ПЭВМ.

Форма наряд-заказа приведена в приложении Е.

10.6 Экземпляр договора (подлинник или договор, заключенный по средствам факсимильной связи) с визами специалистов общества ответственный исполнитель передает делопроизводителю ЮО на хранение не позднее двадцати рабочих дней со дня подписания договора или со дня оформления паспорта сделки (при необходимости).

К передаваемому экземпляру договора прилагаются в оригинале документы, являющиеся его неотъемлемой частью, за исключением документов первичного бухгалтерского учета, подлежащих сдаче в бухгалтерию. В случае сдачи оригинала документа в бухгалтерию к договору прилагается его копия, на которой делается отметка о сдаче оригинала в бухгалтерию.

Договора регистрируются делопроизводителем ЮО в Журнале регистрации приема договоров в архив ЮО по форме приложения Ж.

10.7 Хранение оригиналов договоров осуществляется в архиве ЮО. В случае необходимости делопроизводитель ЮО по требованию ответственного исполнителя (руководителя ответственного исполнителя, иного должностного лица) выдает оригинал договора во временное пользование. Выданные договора регистрируются в Журнале регистрации выдачи договоров из архива ЮО по форме приложения Ж.

По минованию надобности оригинал договора подлежит возврату в ЮО.

10.8 Ответственный исполнитель обеспечивает своевременную передачу договора и других необходимых документов в отдел таможенного оформления для оформления паспорта сделки, а также обеспечивает, с привлечением, в случае необходимости, других отделов и служб, совершение всех операций, необходимых для исполнения договора.

10.9 Ответственный исполнитель комплектует договорные документы по конкретному договору:

- копия договора, дополнительные соглашения к нему и другие приложения;

- копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента по сделке;

- копии учредительных документов контрагента по сделке или выписки из них;

- копии актов приемки;

- копии платежных документов по договору;

- копии актов сверок по договору;

- материалы переписки с контрагентом по сделке, предшествующей заключению договора.

Все материалы по отдельному договору подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в течение сроков, установленных законодательством для хранения договоров.