Согласование договоров

8.1 Перед подписанием проекта договора ответственный исполнитель проводит его обязательное согласование (визирование).

8.2 Согласование документов осуществляет только ответственный исполнитель. Не допускается передача партнерам документов для согласования с заинтересованными службами общества.

8.3 Согласующие подписи (визы) проставляются на одном экземпляре проекта договора, который остается в обществе. Виза должностного лица, рассматривающего проект договора, производится на последней странице проекта договора ниже подписей представителей сторон по договору (при отсутствии места - на оборотной стороне листа).

8.4 Лицо, визирующее договор, обязано расшифровать свою подпись и проставить дату визирования.

8.5 Первой ставится виза ответственного исполнителя и руководителя подразделения-исполнителя как подтверждение факта создания проекта договора и ответственности исполнителя за его содержание. Фамилия, имя, отчество ответственного исполнителя указываются полностью, а также проставляется его табельный номер, номер его рабочего телефона и «шифр плательщика» контрагента по договору.

8.6 Ответственный исполнитель при визировании проекта договора осуществляет проверку его содержания на предмет:

- необходимости заключения договора;

- деловой надежности контрагента;

- соблюдения сроков поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг);

- объемов выполненных работ (оказанных услуг);

- наличия требований к качеству продукции;

- применения цены;

- наличия лицензии (если требуется), сертификата соответствия, удостоверения о государственной гигиенической регистрации и/или паспорта безопасности (если требуется);

- обоснованности коммерческих и транспортных расходов;

- технического оформления договора, правильности оформления договора;

- наличия всех приложений к договору;

- согласования и (или) регистрации договора в компетентных органах;

- исполнения всех условий договора: срока отгрузки, срока получения товара и оплаты и других.

8.7 Руководитель подразделения-исполнителя при визировании проекта договора осуществляет проверку его содержания на предмет:

- необходимости заключения договора;

- деловой надежности контрагента;

- контроля соблюдения сроков поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг);

- контроля объемов выполняемых работ (оказываемых услуг);

- контроля наличия требований к качеству продукции;

- контроля установления и применения цены;

- наличия лицензии (если требуется), сертификата соответствия, удостоверения о государственной гигиенической регистрации и/или паспорта безопасности (если требуется);

- контроля технического оформления договора, правильностью оформления;

- контроля исполнения договора;

- контроля обоснованности коммерческих и транспортных расходов.

8.8 Проекты договоров обязательно согласовываются следующими должностными лицами:

- начальником (заместителем начальника) финансового отдела;

- главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера);

- начальником (заместителем начальника) отдела экономики;

- начальником (бухгалтером-ревизором, ревизором) КРО;

- начальником (заместителем начальника, юрисконсультом) ЮО;

- ответственным исполнителем;

- руководителем подразделения-исполнителя.

В случаях, предусмотренных настоящим стандартом, договор также подлежит согласованию:

- заместителем главного инженера (по охране труда);

- заместителем генерального директора (по управлению качеством);

- заместителем генерального директора (по экономике и финансам);

- начальником управления (по логистике);

- начальником отдела таможенного оформления;

- начальником отдела маркетинга (начальником бюро маркетинга);

- главными специалистами: главным метрологом, главным энергетиком, главным механиком;

- ведущим специалистом РСО;

- переводчиком;

- начальником отдела распоряжения имуществом и ценными бумагами;

При отсутствии должностного лица согласование осуществляется лицом, его замещающим.

В последнюю очередь (до подписания договора генеральным директором, заместителем генерального директора, главным инженером, главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом) согласование проекта договора проводится начальником (заместителем начальника, юрисконсультом) ЮО.

Визирование договоров иными лицами не допускается.

8.9 Заместитель генерального директора (по управлению качеством) осуществляет согласование проектов договоров на предмет:

- наличие в договоре требований к качеству товара;

- соответствие предложенного качества технологическим регламентам производств.

В обязательном порядке заместителем генерального директора (по управлению качеством) согласовывает проекты договоров:

- на обеспечение общества углеводородным, химическим сырьем (проверяет наличие в договоре требований к качеству товара, соответствие предложенного качества технологическим регламентам производств);

- на реализацию произведенной обществом продукции с отклонениями по качеству от требований соответствующих ГОСТ и ТУ.

8.10 Заместитель генерального директора (по экономике и финансам) осуществляет согласование проектов договоров на предмет:

- обеспечения правильности формирования (расчета) стоимости (цены) продукции (работ, услуг);

- применения действующих в обществе цен и тарифов;

- соблюдения условий, сроков и порядка расчета по договору;

- валюты платежа и правил безналичных расчетов;

- наличия банковских реквизитов.

В обязательном порядке заместитель генерального директора (по экономике и финансам) согласовывает проекты договоров:

- на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) с отсрочкой платежа;

- содержащие аккредитивную форму расчетов;

- предусматривающие полную либо частичную предварительную оплату закупаемых обществом товаров (работ, услуг).

8.11 Начальник (заместитель начальника) финансового отдела осуществляет проверку содержания договора на предмет:

- соблюдения условий, сроков, порядка расчетов, валюты платежа;

- соблюдения правил безналичных расчетов;

- наличия и правильности банковских реквизитов;

8.12 Главный бухгалтер (заместитель главного бухгалтера) осуществляет согласование проектов договоров на предмет:

- наличия условий выполнения платежей с учетом требований законодательства Республики Беларусь в области налогообложения и бухгалтерского учета;

- наличия учетного номера плательщика;

8.13 Начальник (заместитель начальника) отдела экономики осуществляет проверку содержания проекта договора на предмет:

- обеспечения правильности формирования (расчета) стоимости (цены) продукции, работ, услуг;

- правильности применения действующих в обществе утвержденных цен и тарифов.

8.14 Начальник (бухгалтер-ревизор, ревизор) КРО осуществляет проверку содержания проекта договора на предмет:

- выполнения в полном объеме всех предписанных законодательством и локальными нормативными актами общества процедур, предшествующих заключению договора и наличие документов, подтверждающих их прохождение;

- соответствия документам, принятым в процессе преддоговорной работы и (или) предписаниям законодательства и локальным нормативным правовым актам;

- принадлежность организации(й)-контрагента(ов) к оффшорной зоне с проставлением соответствующей отметки;

- наличия разрешения руководителя общества (дирекции) на проведение предоплаты при закупках товарно-материальных ценностей (работ, услуг) или оплаты продукции (работ, услуг) общества по факту поставки.

8.15 Заместитель главного инженера (по охране труда) осуществляет согласование проектов договоров на предмет:

- соответствия требованиям НПА в области охраны труда.

В обязательном порядке заместитель главного инженера (по охране труда) согласовывает проекты договоров:

- на закупку СИЗ (проверяет соответствие требований, указанных в проекте договора требованиям ТНПА на СИЗ);

- на выполнение работ, предусмотренных в планах мероприятий по охране труда;

- на выполнение работ по устранению нарушений требований охраны труда по предписанию органов государственного надзора и контроля.

8.16 Начальник (заместитель начальника, юрисконсульт) ЮО осуществляет проверку содержания договора на предмет соответствия требованиям законодательства Республики Беларусь.

8.17 Начальник отдела маркетинга (начальник бюро отдела маркетинга) согласовывает проекты экспортных договоров на предмет правильности применения экспортных цен с учетом рынков поставки, соответствие объемов продукции, отгружаемой на экспорт, емкости рынка.

8.18 Начальник отдела таможенного оформления визирует проекты ВЭК и осуществляет проверку содержания проекта на предмет:

- наличия всех реквизитов, необходимых для таможенного оформления товара и перемещения его через таможенную территорию Республики Беларусь;

- соответствия требованиям таможенного законодательства.

8.19 Начальник управления (по логистике) согласовывает проекты договоров:

- предусматривающие отгрузку продукции или оборудования, поступление сырья, оборудования, материалов железнодорожным транспортом в собственном подвижном составе;

- содержащие условия, связанные с работой железнодорожного транспорта (сроки слива, налива, оборота цистерн, нормы простоя);

При согласовании начальник управления (по логистике) осуществляет проверку:

- порядка и сроков возврата цистерн (вагонов);

- ответственности за невозврат цистерн (вагонов);

- соответствия требований безопасности химического сырья, изложенных в договоре, требованиям, указанным в ТНПА, паспортах безопасности на вещества (материалы) с учетом возможности осуществления безопасного проведения сливно-наливных операций, погрузочно-разгрузочных работ, хранения, перемещения и обращения с ними в структурных подразделениях общества.

8.20 Начальник отдела распоряжения имуществом и ценными бумагами согласовывает сделки, предусматривающие:

- отчуждение имущества общества;

- сдачу имущества общества в аренду, залог;

- приобретение акций, либо внесение денежного или неденежного вклада в уставный фонд иных субъектов хозяйствования;

- сделки, связанные с распоряжением и использованием недвижимого имущества, транспортных средств, основного технологического оборудования.

Осуществляет проверку:

- соответствия условий проектов договоров законодательству в области распоряжения собственностью и ценными бумагами;

- контроль наличия необходимых разрешений согласующих инстанций.

8.21 Главные специалисты (заместители главных специалистов) осуществляет согласование проектов договоров на предмет:

- соответствия содержания договора техническому заданию;

- наличия требований к качеству товара, срокам поставки.

В обязательном порядке главные специалисты (заместители главных специалистов) согласовывают проекты договоров:

- на поставку для общества оборудования, приборов, металлопроката, металлоизделий, запасных частей и материалов, масел и смазочных материалов, необходимых для ремонта и эксплуатации.

8.22 Ведущий специалист РСО согласовывает проекты договоров на предмет качественной подготовки заключения о платежеспособности, деловой надежности партнеров, принадлежности к оффшорной зоне (по запросу главного инженера, заместителей генерального директора, начальника КРО).

8.23 Переводчик ТО визирует проекты договоров:

- составленные на русском и иностранном языках, по условиям которого иностранная версия является превалирующей;

- при наличии у визирующих лиц и/или подписывающего лица сомнений в правильности перевода.

Виза включает в себя подпись переводчика и расшифровку подписи. Виза переводчика проставляется на каждой странице проекта договора.

8.24 Проекты договоров аренды согласовываются:

- главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера);

- начальником (бухгалтером-ревизором, ревизором) КРО;

- начальником (заместителем начальника, юрисконсультом) ЮО.

8.25 Проекты дополнительных соглашений:

- которыми устанавливается новый уровень цен или изменяются сроки действия и сроки поставки, согласовываются главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера); начальником (бухгалтером-ревизором, ревизором) КРО; начальником (заместителем начальника) отдела экономики, начальником (заместителем начальника, юрисконсультом) ЮО.

- которыми изменяются банковские реквизиты сторон, согласовываются с начальником финансового отдела, начальником (заместителем начальника, юрисконсультом).

- которыми устанавливается изменение юридических адресов, согласовывается с начальником (бухгалтером-ревизором, ревизором) КРО, начальником (заместителем начальника, юрисконсультом) ЮО.

Дополнительное согласование с другими службами не требуется.

8.26 Срок рассмотрения визирующим лицом представленного для согласования проекта договора - два дня; проекта договора поставки продукции собственного производства - один день. При наличии обстоятельств, требующих дополнительного изучения проекта, срок рассмотрения продлевается на срок до четырех дней, проекта договора поставки продукции собственного производства - до двух дней.

8.27 В случае отсутствия замечаний, нарушений законодательства лица, согласовывающие проект договора, обязаны его завизировать.

При наличии замечаний, обнаружении нарушений законодательства лицо, согласовывающее проект договора, обязано сделать предложение по их устранению.

В случае наличия замечаний и/или обнаружении нарушений законодательства, которые ответственный исполнитель отказывается устранять, внесение исправлений в проект договора, а также отказ от визирования не допускаются. В этом случае лицо, визирующее проект договора, излагает свои замечания на отдельном листе с указанием, при наличии, нарушенных норм законодательства, о чем при визировании делается отметка «Замечания прилагаю».

При наличии приложенных к проекту договора замечаний визирующих лиц ответственность за условия договора, к которым имеются замечания, несет лицо, подписывающее договор.

Лица, завизировавшие проект договора, а также подписавшие договор несут персональную ответственность за соответствие условий договора требованиям законодательства и надлежащее его исполнение, сохранность (неразглашение) сведений, составляющих коммерческую тайну.