Особенности учетных документов ведомственного архива

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

Под учетом документальных материалов понимается установление и регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также закрепление этой системы учетными документами. Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля их наличия. Учет документовосуществляется отдельно по каждому архивохранилищу.

Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения. Единицам хранения присваиваются номера. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

В состав учетных документов входят: книга учета поступления и выбытия документов – для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; список фондов – для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров; лист архивного фонда – для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; описи дел – для поединичного и суммарного учета дел; дело архивного фонда – документы, отражающие историю организации и ее фонда; картотеки – карточка фонда, топографическая карточка, карточка физического состояния; номенклатура дел организации – систематизированный перечень документов, образующихся в делопроизводстве с указанием сроков хранения; паспорт ведомственного архива – учетный документ, суммирующий данные о материалах по архиву; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись документов страхового фонда – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел.

Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении дел является годовая опись дел структурного подразделения, номенклатура дел организации – источника комплектования ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии документов являются акт приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны и акт о неисправимых повреждениях дел.

Первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу являются описи дел.

Учетные номера присваиваются описям дел по листу фонда в валовом порядке. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описям. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе «Примечание» описи дел ставится отметка «Выбыла».