Ведомственные архивы

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

В структуре учреждения может не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:

 центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней;

 центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;

 объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

 объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем.

Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

 законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;

 документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности,

 документы по личному составу;

 документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;

 личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении.

Кроме того, в архиве хранятся копии особо ценных документов, печатные издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Главные задачи ведомственного архива:

 комплектование архива;

 обеспечение сохранности и учет документов;

 отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение;

 использование хранящихся в архиве документов;

 осуществление методического руководства и контроля организации документов в делопроизводстве.

В соответствии с задачами определяются функции архива.

1. Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению.

2. Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3. Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждений и граждан.

4. Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК, проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 22

1. Учетные документы архивов.

Учет, закрепляя организацию и хранение документов, является средством обеспечения их сохранности и в то же время облегчает поиск архивных материалов. Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. В каждом архиве имеется целый ряд единообразных учетных документов архивов. К обязательным учетным документам относятся: книга поступлений документов, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, книга поступлений микрофотокопий документов, паспорт архива, дело фонда. К вспомогательным формам учета в госархивах относятся: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов, и другие.

Книга поступлений документов- это учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив документов. Здесь указывается порядковый номер поступления, когда, от кого, на основании какого документа поступили материалы, их наименование, годы, объем, состояние этих материалов, какие номера фондов им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены. Все поступления документов в архив записываются в хронологическом порядке. Аналог данной книги в ведомственном архиве — это книга поступления и выбытия документов.

Список фондов- учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное название(если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании какого документа.

Лист фонда- это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов.

Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях. Лист фонда состоит из трех разделов: 1 - общая характеристика документов- название фонда и крайние даты каждого названия, дата первого поступления, местонахождение фонда(название государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; 2 - учет неописанных документов- количественные показатели, документальное основание поступления и выбытия документов, наличное количество дел на каждую дату записи; 3 - учет описанных документов- характеристика описей (номера описей, их названия, даты и объем- в единицах хранения), выбытие описанных документов, а также наличное количество единиц хранения по каждой описи и по фонду в целом- по состоянию на каждую дату записи. Листы фондов архива прошнуровывают(сшивают) в порядке номеров фондов в один или несколько опечатанных печатью архива томов.

Листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции. Но листы фондов систематизированы по номерам фондов, а не по названиям. Для поиска фондов по их названиям создан подсобный справочный аппарат- карточный указатель к листам фондов. В него включаются сведения о названии фонда(если название фондообразователя менялось, то указывают все названия), его номере, объеме, крайних годах документов.

Фонды или группы фондов в указатели располагаются чаще всего по алфавиту.

Опись дел фонда- это учетный документ, но также и часть научно-справочного аппарата архива(об описи, как архивном справочнике, будет сказано ниже). В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе и содержании единиц хранения архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр единицы хранения (сведения о ее местонахождении: сокращенное название архива, номер фонда, описи, единицы хранения) - это поисковый адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании архивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых данных, если они происходили.

В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: номер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, крайние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии(если это произошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится большое количество описей.

Важным средством учета архивных документов является итоговая запись, которая содержится в конце каждой описи и содержит сведения о количестве единиц хранения, внесенных в данную опись.

Другим важным средством учета состава единицы хранения является нумерация листов единицы хранения, которая производится черным “простым” карандашом в правом верхнем углу листа. Оборотные стороны листов не нумеруются, при ссылке на текст на оборотной стороне листа к номеру листа добавляется: “об.”. При перенумерации листов дела номера листов не стираются, а аккуратно зачеркиваются косой чертой, рядом ставится новый номер. В конце каждой единицы хранения на отдельном листке делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указано количество пронумерованных листов.

Дело фонда- это дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. В дело фонда обычно помещают историческую справку о фондообразователе, схему систематизации единиц хранения фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, акты о неисправимом повреждении документов, обзоры фонда, и так далее.

Паспорт архива- это учетный документ периодической отчетности, он составляется ежегодно на1 января наступившего года в двух экземплярах: один для самого архива, второй- для архивного управления, которое также ведет учет архивных документов и фондов. Паспорт архива содержит сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт включаются сведения о количестве фондов архива, количестве единиц хранения, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных.

Архивные управления составляют фондовые каталоги из карточек фондов, которые им предоставляются государственными архивами сразу же после поступления документов по каждому фонду.

Карточка фонда- это сокращенный вариант листа фонда. В ней указывается номер и название фонда (со всеми переименованиями и датами переименований фонда), название архива, где хранится фонд, а также вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в этот архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные единицы хранения) на1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Карточка заверяется подписью составившего ее сотрудника. Карточка в фондовом каталоге располагается по алфавиту названий архивов, а внутри- по номерам фондов