Порядок проведения экспертизы ценности

В работе по проведению целевой комплексной экспертизе ценности документов можно выделить три основных этапа: подготовительный, основной, заключительный. Задачами работы на первом подготовительном, этапе являются: определение отраслевых (ведомственных) систем, по фондам которых предполагается проведение целевой комплексной экспертизы ценности документов, и установление состава фондов каждой отрасли, подвергаемых экспертизе; разработка плана работы по проведению целевой комплексной экспертизы.

Задачей второго, основного этапа, является непосредственно экспертиза ценности в целях выделения к уничтожению документов с повторяющейся информацией и документов, не имеющих ценности, а также работа по наиболее рациональному распределению документов внутри отраслевого комплекса архивного фондов и восполнению фондов руководящих органов.

Задачами третьего, заключительного, этапа является: оформление результатов экспертизы ценности документов; внесение изменений в научно-справочный аппарат и учетные документы архива; физическое изъятие выделенных к уничтожению документов.

Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

· постоянного хранения в государственных архивах;

· временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет);

· подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены Экспертной Комиссии, утверждает руководитель учреждения.

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» (для служебного пользования – вид документов, содержащий коммерческую тайну) определяется специальными инструкциями.