Определение границ архивного фонда

Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего, следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

· наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

· самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

· штатное расписание;

· самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др. Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества: например, изменение конституционных основ государства в связи с принятием новой Конституции, изменение статуса субъекта РФ, изменение границ административно-территориального деления и создание новых органов власти управления, изменение формы собственности фондообразователя, реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения, ликвидация фондообразователя с передачей его функций одной или нескольким организациям).

Дадим определение хронологических границ архивных фондов. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда личного происхождения. Крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 16

1. Понятие экспертизы ценности архивного документа. Критерии ценности документа.

Согласно ФЗ «Об Архивном фонде РФ», экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Также определение ЭЦД имеется в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст), в котором она определяется как Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией, а также определить сроки хранении документов согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Задачи ЭЦД:

· отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву;

· определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени;

· обеспечение полноты состава АФ путем восстановления утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих организаций;

· отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Отнесение документов к составу АФ РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

ЭЦД в организации проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве – в процесс подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Непосредственная работа по ЭЦД возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).