Первичные документы по учету труда и заработной платы

В условиях хозяйствования важнейшими задачами бухгалтерского учета труда и заработной платы являются:

- в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки);

- своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды (Пенсионный Фонд РФ, фонды обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования РФ);

- собирать и группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами.

Учет труда и заработной платы оформляется определенными первичными документами.

К первичным документам по учету труда относятся:

-N Т-1 и N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" - применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору;

-N Т-2 "Личная карточка работника"- заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником;

-NТ-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";

-N Т-3 "Штатное расписание"- применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц;

-N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника" - применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником;

-N Т-5 и N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" -применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией;

-N Т-6 и N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику- применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором;

-N Т-7 "График отпусков" - применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам;

-N Т-8 и N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" - Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов);

-N Т-9 и N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

-N Т-10 "Командировочное удостоверение" - является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке;

-N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" - применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении;

-N Т-11 и N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" - применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

К первичным документам по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда относятся:

-N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" - применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду;

-N Т-13 "Табель учета рабочего времени";

-N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";

- N Т-51 "Расчетная ведомость";

-N Т-53 "Платежная ведомость"

N T-49, N T-51, N T-53 применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации;

-N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей" - применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации;

-N Т-54 "Лицевой счет" - применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;

-N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" - применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска;

-N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" - применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора;

-N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы" - применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Кроме перечисленных унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация:

-Трудовой договор;

-Защита персональных данных работника;

-Трудовые книжки;

-Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка. Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. Другие локальные нормативные положения: о заработной плате, премировании, коэффициенте трудового участия, и т.п. разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

-Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности;

-Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

-Должностные Инструкции сотрудников;

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.

-Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты;

-Договор о полной материальной ответственности.