Вимоги до інформаційного забезпечення управління використанням ресурсів

Інформація – сукупність відомостей (даних), які приймаються із зовнішнього середовища (вхідна інформація) і видаються в зовнішнє середовище (вихідна інформація) або зберігаються усередині певної системи.

Інформаційний менеджмент - це процес надання потрібної інформації в потрібному виді й у потрібний час; інформації, що виділяється з даних, що генеруються численними автоматизованими системами - бухгалтерськими, обліковими, складськими й ін.

Розуміння інформаційного менеджменту можна обмежити двома значеннями:

· управління інформацією – інформаційними потоками й інформаційними ресурсами, тобто, автоматизована технологія обробки інформації в певній предметній області;

· управління за допомогою інформації, тобто управлінська технологія, менеджмент у власному змісті цього слова.

Сучасний стан інформатизації в Україні характеризується тим, що сформована й реалізується державна інформаційна політика, активно створюється нормативно-правова й нормативно-технічна база сфери інформатизації й інформаційної діяльності. Зокрема, прийняті Закони України "Про інформацію", "Про Національну програму інформатизації", "Про Концепцію Національної програми інформатизації", ряд інших нормативних актів Кабінету Міністрів України й Указів Президента України.

У Державному стандарті "Інформація й документація. Базові поняття. Терміни й визначення" так визначена інформаційна діяльність: "Інформаційна діяльність - постійне й систематичне збирання й обробка записаної інформації з метою її збереження, пошуку, використання або пересилання, виконуване якою-небудь особою або організацією".

Сучасні методи управління інформаційною діяльністю на підприємствах і в організаціях базуються на концепціях інформаційного менеджменту, його основних методах і засобах.

У загальному виді поняття "система" охоплює комплекс взаємозалежних елементів, які діють як єдине ціле в інтересах досягнення поставлених цілей.

Кожна система характеризується: структурою - безліччю елементів системи й взаємозв'язків між ними (організаційна й виробнича структура фірми); функціями кожного елемента системи й системи в цілому (управлінські функції - прийняття рішень певним структурним підрозділом фірми); входом і виходом кожного елемента й системи в цілому (матеріальні або інформаційні потоки, які надходять у систему або виводяться нею); цілями й обмеженнями системи і її окремих елементів (досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження).

Властивості системи. Кожна система має властивості подільності й цілісності. Властивість подільності означає, що систему можна представити такою, що складається із самостійних частин, кожна з яких може розглядатися як самостійна підсистема. Процес виділення підсистем зветься декомпозицією і є досить складним завданням. У той же час декомпозиція спрощує аналіз системи, її розробку, впровадження й експлуатацію. Властивість цілісності вказує на узгодженість цілей функціонування підсистем і елементів системи із цілями всієї системи.

Відповідно до визначення, що представлене у Державному Стандарті України (ДСТУ) інформаційна система - це система, що організує нагромадження й маніпулювання інформацією яка відноситься до проблемної сфери.

Місія інформаційної системи. Місія інформаційної системи складається в підготовці й наданні інформації, необхідної для забезпечення ефективного управління всіма ресурсами підприємства або організації, створення інформаційного й технічного середовища для управління організацією.

Основні задачі інформаційної системи. До основних задач ІС відносять:збір інформації з різних джерел; реєстрацію, обробку й видачу інформації, що характеризує стан виробництва й управління; розподіл інформації між керівниками, підрозділами й виконавцями відповідно їх участі в управлінні.

Компоненти ІС. Структурно ІС складається з таких компонентів (рисунок 2.1): вхідна інформація;система обробки інформації;вихідна інформація. Основні функції інформаційних систем

Перелік основних функцій інформаційних систем та їх зміст наведені в таблиці 2.1.

Інформаційні системи допомагають менеджерам різних рівнів вирішувати такі завдання: приєднуватися до єдиного інформаційного простору; ширше використовувати математичні методи в економіці; погоджувати економічні процедури з міжнародними вимогами. Етапи розвитку інформаційних систем представлені в таблиці 2.2.

Таблиця 2.1 – Основні функції інформаційних систем та їх зміст

Таблиця 2.2 - Характеристика етапів створення й розвитку автоматизованих систем управління