Організація роботи з документами

Однією із найбільш трудомістких робіт менеджера по туризму є робота з документами. Документування – це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень. Незважаючи на нововведення в техніці та технологіях, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. На роботу з документами менеджери туристичного підприємства витрачають від 30 до 70 % свого робочого часу [10; 68]. У туристичному бізнесі документи займають дуже важливе значення. Кожен день менеджер у турфірмі «Надія» має справу з різними видами документів. Їх поділяють на три групи: 1) документи на замовлення – замовлення, лист бронювання, підтвердження бронювання; 2) документи для клієнта – договір, путівка, ваучер, страховий поліс, квиток на транспорт; 3) документи, що підтверджують особу туриста – паспорт, доручення на дітей. В туристичній фірмі «Надія» працює професійно-підготовлений колектив здатний надати будь-які види туристичних послуг. Менеджери по туризму у фірмі «Надія» виконують такі завдання пов’язані з документуванням: - прийом відвідувачів і телефонних дзвінків; - надання клієнтам інформації про тури, країнах, умови договору на туристичне обслуговування, умови страхування; - оформлення заявки на тур і договору на туристичне обслуговування, прибуткового касового ордера, прийом оплати і передача оплати в касу в разі платежу готівкою; - обробка замовлень: бронювання авіаквитків, залізничних квитків, ділове листування із закордонним партнером з питань розміщення, наземного та екскурсійного обслуговування, прокату автомобіля; - оформлення страхового поліса; - оформлення документів для подачі в іноземні посольства з метою отримання туристичної візи, перевірка правильності візи при отриманні; - підтримка контакту з клієнтом з метою інформування про хід реалізації його замовлення; - для індивідуальних турів: пропозиція альтернативних варіантів туру і узгодження вартості туру з клієнтом [18; 181]. При наявному попиті на який-небудь тур клієнта ретельно інформують про ціни, умови проживання, особливості країни, дають інформацію про готелі, рекомендації та слушні поради, надають буклети та рекламні проспекти. Турпослуги надаються в наступному порядку: 1) вибір туру; 2) бронювання туру – робиться заявка туроператору для отримання інформації про наявність місць (Додаток Г). 3) після підтвердження бронювання, клієнт повинен оплатити обрану подорож у розмірі 50% від вартості подорожі або ж цілком; 4) оформляються необхідні документи, укладається договір туристичного агентства з клієнтом. При необхідності туроператору відправляються закордонні паспорти, заповнені анкети, довідка з місця роботи туриста із зазначенням посади та щомісячної оплати (Додаток Д). Гроші за тур відправляються оператору після підтвердження туру, за ціною представленої у прайс-листі, за мінусом відсотка комісійних. При бронюванні туру, туристу пропонують оформити страховку від невиїзду. Якщо турист відмовляється оформити страховку, він пише відмову від страхування (Додаток Е). Якщо батьки відправляють відпочивати дитину, яка не досягла віку 18 років, необхідно засвідчена у нотаріуса доручення на дитину.
Після оформлення і повної оплати туру, туристу видаються: квитки, туристський ваучер, страховий поліс, пам'ятка, в якій вказана вся інформація про тур (Додаток Є). Перший етап роботи з документами починається з моменту перевірки, який надається менеджеру з продажу повного пакету документів на туристів.
Повний пакет документів повинен містити: 1. Супровідний лист (у ньому має бути зазначено П.І.Б. клієнта, номер паспорта, дата народження, прізвище менеджера, країна призначення, період поїздки, назва готелю, а також пункт перетину кордону та назви транспорту). 2. Довідку з місця роботи на бланку фірми, з зазначенням посади, з якого числа клієнт зарахований на роботу, зароблена плата і відомості про те що надається відпустка на час поїздки, печаткою та підписом директора (якщо їде сам директор, то крім його підпису потрібен підпис бухгалтера і копія документа постановки на облік до податкового органу.) Якщо турист є індивідуальним підприємцем, то необхідно свідоцтво про постановку на облік в податковому органі, свідоцтво про реєстрацію. 3. Довідка про сплату податків за звітний період. 4. Дві фотографії, певного розміру, в залежності від вимоги до посольств. 5. Закордонний паспорт клієнта. 6. Ксерокопію паспорта з усіма відмітками. 7. Ксерокопію внутрішнього паспорта. 8. Анкета клієнта. 9. Запрошення від приймаючої сторони. 10. Бронювання квитків. Менеджер візового забезпечення приймає документи тільки за наявності всіх необхідних документів [22;342]. Отже, документування на туристичному підприємстві «Надія» займає важливе місце. Менеджери кожного дня мають справу з документами різного роду, тому їм потрібно бути максимально уважними щоб не допустити помилок під час оформлення.