Й способ – в режиме Таблицы

1. В окне базы данных нужно активизировать тип объектов БД – Таблицы, в панели инструментов нажать кнопку , при этом откроется диалоговое окно Новая таблица.

Режим таблицы – выводит бланк произвольной таблицы, структуру которой можно будет изменить самостоятельно, затем заполнять данными.

Конструктор – в этом режиме можно непосредственно указать структуру таблицы – необходимые поля, задав формат данных в них. А затем, переключившись в режим таблицы, заполнять ее данными.

Мастер таблиц – позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из предложенного списка образцов полей в выбранной категории таблиц. А также присвоить имя таблице и определить действия после ее создания.

Импорт таблиц – импорт данных и объектов из внешнего файла в текущую базу данных.

Связь с таблицами – создание таблиц в текущей базе данных, связанных с таблицами внешнего файла.

2. Выбрать в этом окне способ создания таблицы – Режим таблицы. Нажать ОК.

3. Откроется окно заготовки таблицы базы данных в режиме таблицы с условным названием Таблица 1 и наименованиями полей ПОЛЕ 1, ПОЛЕ 2 и т.д.

4. Чтобы переименовать название столбца нужно выделить его, щелкнув мышью в заголовке столбца, вызвать контекстное меню данного поля и выбрать команду Переименовать столбец.

5. При этом наименование отобразится инверсно в режиме редактирования, что позволяет вводить наименование с клавиатуры. После ввода имени нажать Enter. Аналогично переименовать все поля заготовки таблицы.

6. Сохранить таблицу стандартным для Windows способом, задав в открывшемся окне имя таблицы БД.

7. Переключиться в режим Конструктора, выполнив команду горизонтального меню Вид – Конструктор или щелкнуть на первой кнопке в панели инструментов, для определения ключевого поля и формата данных в каждом поле. В столбце Имя поля занесены все наименования полей данной таблицы. В столбце Тип данных – определяется формат данных текущего поля.

8. Первое поле в любой таблице автоматически получает формат Счетчика. В поле с таким форматом данных MS Access автоматически нумерует все записи, заполняемые в таблице. Номера записей уникальны, поэтому при удалении какой-либо строки из таблицы, ее номер также удаляется безвозвратно, т.к. счетчик фиксирует общее количество заполненных строк в таблице БД.

9. Для определения типов данных каждого столбца нужно выделить подходящий формат в раскрывающемся списке в столбце Тип данных для текущего поля.

10. Определить ключевое поле таблицы.

11. После задания структуры таблицы в режиме Конструктора переключиться в режим Таблицы, выполнив команду Вид – Режим таблицы, для заполнения таблицы данными. На запрос о сохранении дать утвердительный ответ.

12. Таблица будет иметь столько столбцов, сколько полей изменил пользователь в режиме Конструктора.

Использование ключевых полей в таблицах БД решает несколько задач:

1 – Скорость работы – используя ключ, MS Access создает индексы (индексируемые поля), которые позволяют ускорить работу запросов и некоторых функций.

2 – Упорядочение – MS Access автоматически сортирует и отображает записи БД в порядке возрастания или убывания данных ключевого поля. Если ключевым является поле Счетчика, то записи нумеруются по порядковому номеру. Если ключевым является поле, содержащее текстовые данные, то записи сортируются в алфавитном порядке.

3 – Отсутствие совпадений – MS Access не позволяет пользователю вводить одноименные или одинаковые данные в ячейки ключевого поля.

4 – Организация связей – MS Access позволяет создать связь между таблицами, используя общий ключ.

В большинстве случаев, связь организуется между ключевым полем одной таблицы и одноименным или соответствующим не ключевым полем другой таблицы. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы даных и иметь содержимое одного типа.

Для определения ключевого поля нужно перейти в режим Конструктора, вызвать контекстное меню на названии этого столбца и выбрать команду Ключевое поле. Или выделив наименование поля, нажать кнопку Ключевое поле (кнопка с ключиком) в панели инструментов.