Создание отчета

1. В окне базы данных выберите значок Отчеты в списке Объекты.

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер отчетов, Мастер диаграмм или Почтовые наклейки, следуйте инструкциям диалоговых окон этих мастеров. Если же были выбраны Автоотчет: ленточный или Автоотчет: в столбец, Microsoft Access создаст отчет автоматически.

Если получился не тот отчет, который был нужен, можно изменить его в режиме конструктора. Также можно создать отчет самостоятельно, без помощи мастера.

Пример практического задания.

1. Запустите Microsoft Access, для этого выполните последовательность действий Пуск / Программы / Microsoft Access, после чего на экране откроется окно программы Access. Убедитесь, что в появившемся диалоговом окне переключатель установлен в положении «Открыть базу данных», а в списке выбрано «C:\Access\Учебная», после этого нажмите на кнопку «ОК».

2. Откройте таблицу «Регистратура», выбрав в списке объектов пункт «Таблицы», после чего дважды щелкнув по названию «Регистратура».

3. Добавьте в эту таблицу не менее пяти полных записей. Для этого поочередно введите в соответствующие поля имя, отчество, фамилию, пол, адрес, телефон и дату рождения очередного пациента. Обратите внимание на то, что порядковый номер вводить не нужно, он добавляется автоматически в начале заполнения новой записи.

4. Не забывайте сохранять вводимую информацию – меню «Файл», команда «Сохранить» или соответствующая кнопка на панели инструментов.

5. Отсортируйте данные в таблице по убыванию даты рождения. Вначале переместите курсор в соответствующее поле, а затем воспользуйтесь кнопкой сортировки на панели инструментов.

6. Сохраните изменения в таблице и закройте текущее окно.

7. Откройте таблицу «Пациенты».

8. Поменяйте столбцы «Лечение» и «Диагноз» местами. Для этого выделите столбец «Лечение» (подведите курсор к названию столбца, а когда вид курсора изменится на черную стрелку вниз, щелкните один раз левой кнопкой мыши). Теперь снова нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, подведите курсор к правой стороне столбца «Диагноз».

9. Добавьте в таблицу новое поле «Заметки». Нажмите на названии любого столбца правую кнопку мыши, в открывшемся контекстном меню выберите команду «Добавить столбец». Чтоб изменить название столбца, дважды щелкните левой кнопкой мыши на его заголовке. Повторите пункт 6.