Консалтинг и информационный менеджмент

Консалтинг — это деятельность специалиста или целой фирмы (КД), занимающихся стратегическим планированием проекта, анализом и формализацией требований к информационной системе, созданием системного проекта, иногда — проектированием приложений. Но все это осуществляется до этапа собственно программирования или настройки каких-то уже имеющихся комплексных систем управления предприятием, выбор которых и осуществляется на основе системного проекта. Сюда не входит системная интеграция. Консалтинг предваряет и регламентирует названные этапы.

Основные цели разработки консалтинговых проектов:

• представление деятельности предприятия (ДП) и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;

• формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно-управленческой структуры;

• упорядочение информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;

• выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;

• анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;

• рекомендации и предложения по применимости и внедрению существующих систем управления предприятиями, прежде всего классов MRP (manufacturing resource planning) и ERP (enterprise resource planning).

Этапы обследования деятельности предприятия.

Этап 1 {анализ первичных требований и планирование работ)

предваряет инициацию работ над проектом. Его основные задачи:

• предварительное изучение задачи;

• анализ первичных бизнес-требований;

• предварительная экономическая оценка проекта;

• построение плана-графика выполнения работ;

• создание и обучение совместной рабочей группы.

Важнейшими на данном этапе являются и организационные мероприятия: должны быть изданы соответствующие приказы по проведению работ, назначены ответственные по направлениям — без подобной поддержки со стороны руководства предприятия бессмысленно вообще затевать консалтинговый проект.

В рамках этапа 2 {проведение обследования деятельности предприятия) осуществляется:

• предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

• определение оргштатной и топологической структур предприятия;

• определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

• анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

• определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

При этом выявляются функциональная деятельность каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.

На этапе 3 (построение моделей деятельности предприятия) осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:

• модели «как есть», представляющей собой «снимок» положежения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;

• модели «как должно быть», интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Главный результат детального изучения — этап 4 — построение системного проекта (модели требований), являющегося первой фазой разработки собственно системы автоматизации (именно фазой анализа требований к системе), на которой требования заказчика уточняются, формализуются и документируются. Системный проект строится на основе модели «как должно быть» и результатов обследования предприятия в части выявления требований к будущей системе.

После выбора системного проекта на основе выявленных и согласованных требований осуществляется разработка предложений по автоматизации — этап 5, включающий:

• составление перечня автоматизированных рабочих мест предприятия и способов взаимодействия между ними;

• анализ применимости существующих систем управления предприятиями (прежде всего классов MRP и ERP) для решения требуемых задач и формирование рекомендаций по выбору такой системы;

• совместное с заказчиком принятие решения о выборе конкретной системы управления предприятием или разработке собственной системы;

• разработка требований к техническим средствам;

• разработка требований к программным средствам;

• разработка предложений по этапам и срокам автоматизации.

На этапе 6 на основании принятых решений по автоматизации осуществляется преобразование системного проекта в технический проект (модель реализации), включающее следующие действия:

• уточнение логической модели (разработка подробной логики каждого процесса с использованием диаграмм потоков данных и спецификаций процессов);

• проектирование физической базы данных;

• построение иерархии функций модулей, подлежащих программированию;

• оценка затрат на реализацию.

Модели деятельности предприятия. Построение и анализ моделей деятельности предприятия относится к области бизнес-консалтинга, включающего в себя построение моделей текущего и целевого состояния предприятия, выработку предложений по совершенствованию его деятельности, формирование целевой программы развития предприятия и плана перехода из текущего состояния в целевое. На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение функциональных, информационных и, если необходимо, событийных моделей технологий работы предприятия следующих двух видов:

• модели «как есть»;

• модели «как должно быть».

При этом переход от модели «как есть» к модели «как должно быть» обычно осуществляется следующими двумя способами:

1) совершенствованием технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников («легкий» реинжиниринг);

2) радикальным изменением технологий и переосмыслением бизнес-процессов («жесткий» реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть, следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно, затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести банк в отдельных случаях недобросовестности (в случае, когда клиентов много, а суммы сделок незначительны).

В рамках создания моделей деятельности должен быть осуществлен:

• анализ функциональной деятельности структурных подразделений предприятия;

• анализ функционального взаимодействия структурных подразделений;

• анализ внутреннего документооборота структурных подразделений; анализ информационных потоков и информационного взаимодействия структурных подразделений;

• анализ применяемых в настоящее время средств автоматизации как в структурных подразделениях, так и на предприятии в целом.

По результатам анализа и моделирования осуществляется оценка эффективности деятельности структурных подразделений предприятия, на основе которой формируются предложения по совершенствованию его структуры, технологий работы структурных подразделений и предприятия в целом. Критериями такой оценки должны являться:

• количество потребителей продукции предприятия;

• стоимость издержек производства продукции;

• длительность типовых операций производства продукции;

• дублирование и противоречивость функций, информационных потоков и документооборота;

• стоимость и длительность выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов;

• дублирование и противоречивость выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов;

• степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц;

• степень загруженности оборудования, используемого при реализации отдельных шагов технологии или технологических участков;

• степень применения средств автоматизации при поддержке выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов.

Результат проведения анализа и оценки — предложения по совершенствованию деятельности предприятия, а именно:

• по изменению технологий целевой и обеспечивающей деятельности предприятия, операций учета, планирования, управления и контроля;

• по построению рациональных технологий работы структурных подразделений предприятия с учетом существующих автоматизированных систем;

• по созданию перспективной оргштатной структуры предприятия, осуществляющей реализацию рациональных технологий работы;

• по изменению информационных потоков и документооборота, обеспечивающих реализацию рациональных технологий работы;

• по разработке проектов схем внутреннего и внешнего документооборота, проекта положения о документообороте, проекта альбома форм входных и выходных документов.

На основе разработанных и согласованных предложений формируется целевая программа развития предприятия и план мероприятий по переходу из текущего состояния в целевое. Целевая программа развития предприятия должна включать долгосрочные решения, цели, задачи и основные параметры развития.

Ниже перечислены основные виды и последовательность работ, рекомендуемые при построении моделей деятельности.

1) Разработка структурной функциональной модели деятельности предприятия:

• определение информационных потоков между основными процессами деятельности, связей между процессами и внешними объектами; оценка объемов и интенсивности информационных потоков;

• разработка иерархии диаграмм, образующих структурную функциональную модель деятельности предприятия;

• анализ и оптимизация структурной функциональной модели.

2) Разработка информационной модели предприятия:

• определение сущностей модели и их атрибутов;

• проведение атрибутного анализа и оптимизация сущностей;

• идентификация отношений между сущностями и определение типов отношений;

• разрешение неспецифических отношений;

• анализ и оптимизация информационной модели.

3) Разработка событийной модели предприятия:

• идентификация перечня состояний модели и определение возможностей переходов между состояниями;

• определение условий, активизирующих переходы, и действий, влияющих на дальнейшее поведение;

• анализ и оптимизация событийной модели.

Следует отметить, что построенные модели деятельности — не просто промежуточный результат, используемый консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, в частности:

1) модели позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что одна картинка стоит тысячи слов);

2) с их помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов.

Техническое проектирование

Предложения по автоматизации. После построения системного проекта, содержащего требования к будущей системе, на его основе осуществляется разработка предложений по автоматизации предприятия, включающая:

• составление перечня автоматизированных рабочих мест предприятия, их состава и структуры, а также способов и схем информационного взаимодействия между ними;

• разработку требований к техническим средствам;

• разработку требований к программным средствам;

• разработку топологии, состава и структуры локальной вычислительной сети;

• анализ имеющихся на рынке систем управления предприятием с учетом их соответствия системному проекту и формирование рекомендаций по выбору такой системы;

• совместное с заказчиком принятие решения о выборе конкретной системы управления предприятием (или отдельных ее элементов) или о разработке собственной системы;

• разработку предложений по этапам и срокам автоматизации.

Далее рассматриваются общие соображения по выбору программного и технического (аппаратного) обеспечения, который необходимо сделать прежде, чем приступить к детальному проектированию.

1) Обозначение границ реализации. Практически любая система может быть разбита на части, отражающие четыре основных типа реализации систем: ручную, пакетную, диалоговую, реального времени. Из этих четырех типов первый реализуется людьми, остальные три являются автоматическими реализациями системы. Рассмотрим критерии назначения частям системного проекта наиболее приемлемых для них типов реализации.

2) Выбор подходящих технических средств. Разработав системный проект и определив границы реализации, можно начинать выбор аппаратной платформы, на которой будет функционировать система (или по крайней мере сужать область для такого выбора).

3) Анализ и выбор существующей системы. Зная типы подсистем и потенциальную аппаратную платформу, можно приступать к поиску коммерческих пакетов, удовлетворяющих требованиям, выявленным и зафиксированным на этапе системного проектирования, и которые могут справиться с размерами и мощностью, определяемыми собранной статистикой. Следует отметить, что к такому выбору необходимо подходить сверхосторожно: стоимость интегрированной системы (включая ее внедрение на предприятии), в комплексе решающей стоящие перед предприятием задачи, может составлять сотни тысяч и миллионы долларов, а ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же.

4) Разработка собственной системы. Отметим недостатки такого подхода по сравнению с покупкой готовой системы.