II.2 Постановка задачи

Постановка задачи – очень важный этап в работе над порталом. Хорошая постановка задачи может вытянуть проект при неудачно выбранном разработчике, позволяет заранее знать, что именно требуется от разработчика. На постановку задачи может уйти от одного месяца до года. Соответственно, это время должно оплачиваться: руководителю Интернет-проекта – в виде зарплаты, консультанту – в виде гонорара, да плюс не забудьте учесть необходимость учиться (дело все-таки новое), что тоже стоит денег, и накладные расходы.

Для более качественного портала необходимо при постановке задачи выполнить ряд условий:

1) История, описание и миссия предприятия, стратегические цели предприятия. Чем конкретнее и полнее будет эта часть, тем легче будет погрузиться в предметную область.

2) Основное направление деятельности - обучение, поэтому состав портала будет носить информативный характер. Поскольку филиал гуманитарно-экономический, дизайн филиала следует сделать в этом стиле.

3) Описание предмета бизнеса предприятия – продукции, услуг и т.п.

4) В данном случае продуктами являются специальности. А услугами обучение.

5) Описание конкурентной среды бизнеса, перечень основных конкурентов и их присутствие в Интернете, место предприятия на рынке, конкурентные преимущества, целевые направления и применяемые методы конкурентной борьбы. Интернет – это поле конкурентной борьбы, и этим все сказано. Разработчик должен понимать, на что ориентироваться и от кого отстраиваться. Основным конкурентом в Интернете, пожалуй, является сайт самого ВФ МГГЭИ. Но конкуренция минимальна. Т.к. портал узконаправлен и тесно связан с жизнью института. Только заинтересованный пользователь извне зайдет на портал филиала, потому что там будет больше информации именно о филиале, чего нельзя будет найти на сайте МГГЭИ. Поэтому на портале необходимо разместить как можно больше интересной информации и разделов.

6) Описание целевых групп пользователей сайта: внешних и внутренних. Некоторые разработчики создают так называемые «персоны» – воображаемых персонажей, которые олицетворяют будущих пользователей сайта. Они носят имена и имеют воображаемые привычки – как в быту, так и при пользовании Интернетом. «Персоны» нужны, поскольку разработчикам проще разрабатывать сайт для «воображаемых конкретных людей» (как ни странно звучит эта фраза). Так вот метод персон – это внутренний метод студии, которые вольны применять или не применять его. Это инструмент творческой работы, вроде того, что использует писатель или сценарист, когда детально прорабатывает характер персонажа с целью сделать его поведение в романе или фильме жизненным. Или когда детектив рисует психологический портрет преступника. Внутренними пользователями являются преподаватели и «посвященные» студенты. И это будет являться основной группой пользователей, которым будет предоставлена большая или меньшая (в зависимости от прав) информация. Внешними пользователями могут быть либо также студенты, не имеющие права доступа к информации, либо просто люди заинтересованные в филиале.

7) Видение портала с использованием пяти прилагательных – эпитетов.

8) Портал должен быть удобный, информативный, функциональный, простой в использовании и адекватный.

9) Приложения – документы, буклеты, каталоги, прайс-листы, брэнд-бук (если есть), образцы фирменного стиля (если есть), статьи в прессе и т.п.

Приложениями здесь должны быть методические указания, расписания занятий, образцы необходимых документов, списки сотрудников и студентов, информация об успеваемости, дополнительная литература, и т.д.

Цели, как правило, связаны или совпадают со стратегическими целями предприятия, с учетом того, что достигаться они будут с помощью сайта. Как я уже говорил, главной целью является создание удобного как для всех пользователей информативного сайта и возможно привлечение большего количества студентов для обучения в филиале.

Задачи зависят от целей. Они могут иметь несколько уровней, т.е. разбиваться на подзадачи. Тут придется поработать: например, цель «Увеличение доли рынка» влечет за собой задачу «Привлечение новых клиентов», которая распадается на подзадачи «Распространение информации в Интернете», «Предоставление дополнительных интернет-сервисов», «Персонификация общения с клиентом», и т.п. В общем, может получиться довольно объемное описание, особенно если дело касается осуществления продаж с помощью сайта. Именно в описании задач должны содержаться основные маркетинговые решения.

Часто главной задачей сайта становится сбыт продукции, т.е. использование сайта в качестве дополнительного канала продаж. Маркетинговое проектирование сбытовой части сайта – это часть постановки задачи и обязанность предприятия, в идеале с применением методики или с привлечением консультанта, и от того, насколько хорошо вам удастся это сделать, зависит успех всего проекта и даже, может случиться, будущее бизнеса. В таком важном деле полагаться на волю веб-студии, которая сильна в применении технологий, но не имеет экспертной базы в аналитике и проектировании продаж чужого для них бизнеса не стоит. Мягко говоря, это чистое безрассудство. Особенно если вы желаете работать с недорогой студией: в дешевую услугу стоимость хорошей аналитики никогда не закладывается, поэтому даже если вы заплатите, вам ее не сделают: ни опыта, ни специалистов нет. Впрочем, и при работе с дорогой студией ухо нужно держать востро: могут сделать проект с подгонкой под свои возможности, что еще опаснее – проект вроде бы будет, но при этом будет плохим, и никакое воплощение его не спасет. Все-таки вернемся к тому, с чего начали: каждый должен заниматься тем, в чем он понимает.

Задачами, поставленными разработке функций портала, являются:

— Простота редактирования информации

— Удобство интерфейса

— Минимальные затраты времени на обращение к информации

— Рациональность используемых веб-частей и их расположения

— Полнота информации

Кроме описания задач, можно (но совсем не обязательно) включить в постановку предложения по конкрентной реализации:

Разделы, которые считаются необходимыми для реализации задач. Эти разделы могут составить карту сайта, т.е. структуру его разделов во взаимосвязи, и можно представить эту карту в данном разделе постановки задачи. Однако необходимо сделать два предостережения. Во-первых, не надо считать карту сайта чем-то незыблемым: если в процессе работы она подвергнется изменениям, это нормальное явление. Во-вторых, не надо пытаться составить карту до того, как поработали над целями. Карта сайта (как, собственно, и сам сайт) – это, в конечном итоге, средство, а не цель, так что не следует начинать работу с конца.

Интернет-сервисы, необходимые для реализации задач. Примерами могут служить такие интернет-сервисы, как поиск по товарным группам, калькулятор расчета стоимости товара, бронирование товара, выписка счета, информирование о статусе заказа и пр. Так, подзадача «Персонификация общения с клиентом» реализуется через внедрение форума, гостевой книги, закрытого раздела для клиента. Раздел с описанием интернет-сервисов опционален для постановки задачи, т.е. он может отсутствовать, а если все-таки есть что предложить сюда, то описание должно подразумевать открытость к изменениям и дополнениям: профессиональные разработчики владеют большим экспертным опытом в отношении средств реализации, чем вы. Пройдя через множество проектов, они могут не только предложить готовые схемы и сервисы, но и посоветовать что-то принципиально новое. Предложения в этот раздел должны основываться на уникальных особенностях бизнеса, а также на данных конкурентного анализа – т.е. вы можете проанализировать на совместимость с вашим бизнесом и предложить те сервисы, которые имеются на сайтах конкурента и приносят ему реальную отдачу. Подробно этот раздел должен быть представлен в техническом задании разработчика: задачей тогда будет анализ связи целей и предложенных разработчиком решений.

Интранет-сервисы, необходимые для решения задач, описанных в аналитической части. Здесь описываются функции, которые должны быть реализованы во внутренней части сайта, доступной авторизованным пользователям – сотрудникам предприятия.

При постановке задачи не следует забывать и про некоторые ограничения:

1) Технологические ограничения. Здесь необходимо перечислить информационные системы, применяемые на предприятии, системы электронного документооборота, CRM-системы, справочники и пр. Сайт – внешняя часть айсберга, которая увязывает множество данных. Часть этих данных уже организована и хранится в информационных системах, базах данных и т.п., применяемых на предприятии. Чтобы не создавать путаницы в производстве и использовании данных, вам нужно соблюдать важное правило информационного менеджмента: все данные заносятся в хранилища данных один раз, там, где они производятся. Поэтому при разработке сайта нельзя дублировать уже существующие базы данных, позволять заносить и редактировать данные сразу в нескольких подразделениях и т.п. Если производить разработку сайта, ничего не зная о существующих хранилищах данных, можно ненароком нарушить это правило и в наказание получить хаос. Кроме того, зная, какие информационные системы необходимо вовлечь в информационный обмен с будущим сайтом, можно ограничить выбор разработчиков теми, кто умеет работать с представленными системами.

2) Идеологические ограничения. Эти те ограничения, которые обусловлены целями и задачами. Например, если перед сайтом стоит задача привлечения новых клиентов, то одним из идеологических ограничений к применяемым технологиям станет обязательное требование видимости в поисковых системах. В этом случае, например, отпадает технология Flash – а вы, возможно, уже мечтали о той красоте, которую разведете на сайте благодаря эффектной анимации. А также не будет работать недорогое с точки зрения разработки решение скачивать прайс-листы в виде файлов (MS Word, Excel, Adobe Acrobat – формат.pdf) вместо того, чтобы представлять их в виде HTML-страниц (файлы с прайс-листами тоже могут и даже должны быть, но не вместо, а вместе с HTML-страницами). И так далее. Вывод: ваша задача – сформулировать ограничения, а не диктовать разработчику, в какой среде и с применением каких конкретных технологий ему работать. Дело в том, что правильный выбор средства, в данном случае, технологии – это решение задачи с несколькими параметрами. Правильно решить ее могут только профессионалы – студия, которую вы выберете.

3) Организационные ограничения. Скажем, в соответствии с правилом информационного менеджмента и просто в соответствии со здравым смыслом, вы хотите, чтобы информация заносилась на сайт там, где она производится. Прайс-листы, например, будут заносить на сайт в отделе продаж, а пресс-релизы – в пресс-службе. Вы продумаете, как дополнить обязанности сотрудников, а для того, чтобы никто не влезал в чужой раздел и не правил информацию там, где ему не положено, вам нужно разграничить права доступа.

Основные моменты, которые надо проработать на портале в MS SharPoint.

— Во-первых, необходимо разобраться с тем, какую информацию разместить на портале. Ведь ради нескольких разделов не совсем рационально создавать корпоративный портал. И, соответственно, для создания списков, библиотек документов и адекватного представления их в веб-частях необходима информационная база.

— Во-вторых, это проработка обобщенности информации. Чтобы можно было добавлять элементы в один источник (базу данных, список), и уже оттуда эти обновления попадали на нужные страницы.

— В-третьих, руководство дизайнера-архитектора по тому, как должны быть заполнены области страниц, какие разделы необходимо указать, и как должен выглядеть портал в целом.

Из-за неимения информации и благоприятных условий работы мне не удалось проработать полностью готовый портал филиала, поэтому я продемонстрирую как все это работает на отдельных частях.