II.5. Работа с библиотеками и списками

Списком может быть как созданный в самом SharePoint, так и импортированный в него список или таблица (например, MS Access, Excel). Списки из SharePoint также можно экспортировать. Создавать их также не составит большого труда.

В качестве примера продемонстрирую, как можно создать список студентов группы ПИ-4110, с разделением по руководителям дипломных проектов. Этот список и будем использовать для дальнейшей работы с различными веб-частями.

Создавать списки следует лучше всего в том же каталоге. Это обязательное условие, при невыполнении его поисковик не сможет найти список как веб-часть и не получится разместить его на странице.

Выбираем действие «Управление содержимым», далее «Создать». Открывается страница создания. Здесь много вариантов для создания библиотек и списков. Эта страница служит для добавления новых библиотек, списков, досок обсуждений, опросов и веб-страниц на этот веб-узел. С каждым типом разобраться ни для кого не составит большого труда. Я же создам обычный настраиваемый список и покажу все его функции.

При нажатии на одноименную ссылку появляется страница для задания общих параметров. А именно имени и описания списка. Важным моментом здесь является, что имя задается сначала на латинице, так как, если печатать на кириллице, страница не будет опознаваться в Интернете. После нажатия на кнопку «Создать», сразу же переходим на страницу списка. Вот теперь можно изменять имя списка на кириллице. По умолчанию наш список имеет один столбец с именем Названием. Нажимаем «Изменить настройки и столбцы» для того, чтобы поменять имя и добавить/удалить столбцы.

Далее выбираем «Изменить общие параметры» и меняем имя на любое, какое захотим. Меняем на «Распределение студентов по руководителям дипломных работ». Сохраняем. Ниже за общими параметрами идет раздел «Столбцы», там расположен список существующих столбцов, а ниже варианты добавить новый и изменить порядок полей. Последнее для порядка заполнения столбцов пользователями. Каждый столбец тоже настраивается. Чтобы изменить необходимо щелкнуть мышью на него. Для столбца можно настроить имя, описание, требование постоянного содержания данных, максимальное число знаков и значение по умолчанию. При добавлении столбца необходимо ввести имя и выбрать тип данных, которые будут в нем храниться.

Типы данных:

— Однострочный текст.

— Многострочный текст.

— Выбор (меню).

— Число (1; 1,0; 100).

— Денежный (р., $, €).

— Дата и время.

— Подстановка (данные, уже имеющиеся на этом узле).

— Да/Нет (флажок).

— Гиперссылка или рисунок.

— Вычисляемый (вычисление по другим столбцам).

Со всеми типами все понятно, интерес вызывает вычисляемый столбец. Расскажу о его функциях и как их реализовать.

При выборе варианта «Вычисляемый столбец» появляется дополнительная форма, куда можно ввести формулу для этого столбца. Используется этот тип данных, чтобы данные столбца вычислялись по определенной формуле. В формуле можно использовать данные из других столбцов и списков, даты и числа. Можно также использовать стандартные математические операторы.

В представлениях списков и библиотеках могут отображаться сведения, вычисляемые по другим сведениям, содержащимся в представлении. В представлении можно автоматически рассчитывать итог столбца и добавлять вычисляемые столбцы, в которых применяются заданные формулы.

В ходе создания или изменения представления можно задать отображение итогов для столбца. Итогом могут служить следующие значения:

— число элементов в столбце;

— среднее число от значений в столбце;

— максимальное значение в столбце;

— минимальное значение в столбце.

В вычисляемых столбцах отображаются результаты математических или логических операций. В эти операции могут включаться как сведения из других столбцов списка, так и системные функции, например функция [Сегодня] — для указания текущей даты. Предположим, требуется сложить значения из столбцов А и Б; для этого можно создать вычисляемый столбец, в котором будет выводиться результат. В приведенном ниже примере столбец «Сумма» является вычисляемым столбцом.

Таблица 2.1

Формула, которую требуется ввести, чтобы создать этот вычисляемый столбец, выглядит следующим образом:

[столбец 1] + [столбец 2]

С помощью вычисляемого столбца можно выполнять операции с данными в любых других столбцах. Столбцы необязательно должны находиться рядом друг с другом или с вычисляемым столбцом.

Для создания вычисляемых столбцов можно также использовать другие операции. Например, можно комбинировать текст из двух столбцов. Так, можно создать столбец, в котором будет находиться комбинация текста из столбцов «Имя» и «Фамилия», как показано в приведенном ниже примере.

Таблица 2.2

Комбинацию текста из первых двух столбцов можно составить, введя следующую формулу для вычисляемого столбца:

[Фамилия] & ", " & [Имя]

В этой формуле логические операторы & (AND) добавляют к тексту из первого столбца запятую, пробел и текст из второго столбца.

Можно также создать вычисляемые столбцы для операций с календарными датами. В следующем примере в вычисляемом столбце автоматически рассчитывается дата завершения делового процесса. Формула подразумевает, что для завершения процесса требуется семь дней.

Таблица 2.3

Для этого вычисляемого столбца формула выглядит следующим образом:

[Дата утверждения] + 7

Функции для вычисляемых столбцов бывают следующие:

— Дата и время.

— Финансовые функции.

— Информация.

— Логические элементы.

— Поиск и ссылки.

— Математика и тригонометрия.

— Статистические функции.

— Текст и данные.

Создаем столбцы [Имя], [Фамилия], [Отчество], [Тема дипломной работы] и [Руководитель]. Настраиваем поля в нужном порядке. Также здесь есть раздел «Представления», в котором можно сортировать строки по возрастанию и убыванию, получить итоге о количестве записей в каждом столбце, использовать фильтрацию необходимых документов.

Далее переходим на страницу списка. Чтобы создать записи необходимо щелкнуть ссылку "Создать элемент". После добавления всех элементов получаем заполненную таблицу.

Дальше эту таблицу можно просто хранить для себя, обновляя и добавляя элементы, а можно разместить в области страницы как веб-часть. Для того чтобы ее разместить, требуется вернуться на нужную страницу, открыть ее через конструктор, дальше добавить веб-часть, поиск и в поле поиска вводим название нашего списка. После того как поисковик найдет нужный список, добавляем его в нужную область страницы. После этого можно осуществить необходимые настройки такие, как вид рамки, панели инструментов.

Для своих настроек я использую:

— «Выбранное представление – Текущее представление»,

— «Тип панели инструментов – Полная панель инструментов»

— «Состояние рамки – Развернута»

— «Стиль рамки- Нет»

Далее, чтоб выбранные настройки сохранились, нажимаем кнопку «Применить». Возвращаемся в режим просмотра страницы.

И в конечном результате получаем вот такую таблицу: