Формирование и вывод отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению до­кумента. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвес­ти подготовительную работу, в результате которой нужно определить требуемый макет отчета.

В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем выводимых значений из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по несколь­ким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, оп­ределяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отче­тов. Более удобно для создания отчёта использовать Мастер, позже его доработать в режиме Конструктора.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Разделы отчета. Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне Конструктора отчетов. Первоначально вэтом окне отображаются пустые разде­лы отчета, как показано на рис. 20.

Рис. 20. Окно Конструктора отчёта

При разработке формы поля окно нужно заполнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требо­ваний к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

При необходимости группировки записей по полю в окно Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.

Включение вычисляемого поля в отчёт.

1. Откройте форму или отчет в режиме Конструктора.

2. На панели элементов нажмите кнопку Поле .

3. Выберите в области данных место, в которое следует поместить поле.

4. Выполните одно из следующих действий:

a) Поместите курсор в поле и введите выражение, вычисляющее значение.

b) Выберите поле, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные. Чтобы в БД Microsoft Access (.mdb) использовать построитель выражений при создании выражения, нажмите кнопку Построить рядом с ячейкой свойства Данные.

Если при вводе выражения в ячейку Данные потребуется больше места, нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

Если форма или отчет основаны на запросе, можно поместить выражение в запрос, а не в вычисляемый элемент управления. Это может повысить производительность и, если требуется вычислять итоговые значения по группам записей, позволяет использовать имя вычисляемого поля в статистической функции.