Проектирование таблиц

На первом этапе проектирования БД необходимо определить её назначение, как она будет использоваться и какие сведения должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах (темы) и в полях (подробности по темам).

Проектирование БД целесообразно начать с разработки эскиза объектов, которые потребуются для получения результата. Затем нужно определить, какие поля будут использоваться для связи между объектами. Кроме этого, важно определить, данные какого типа будут храниться в поле.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:

– Какими данными мы располагаем?

– Какие таблицы необходимо создать?

– Какой тип данных должны иметь поля таблицы?

– Как эти таблицы связаны между собой?

– Какую информацию нужно получить из форм и отчётов?

– Какие запросы необходимо для создания форм и отчетов?

– Нужны ли в запросах вычисляемые поля?

Первоначально проектирование таблиц нужно произвести на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

1. Все строки таблицы должны быть уникальными, т.е. не может быть строк с одинаковыми первичными ключами.

2. В таблице не должно быть столбцов с одинаковыми именами.

3. Все строки одной таблицы должны иметь одну структуру, соответствующую именам и типам столбцов.

4. Имена столбцов должны быть различны, а значения их простыми, т.е. недопустима группа значений в одном столбце одной строки.

5. Порядок расположения строк в таблице может быть произвольным.

Ниже представлены эскизы таблиц для базы данных «Автомастерская», выделены ключевые поля и поля, используемые для связывания таблиц (табл. 1– 3).

Таблица 1

Склад

Таблица 2

Услуги

Таблица 3

Заказ

Имя поля. Каждоеполе в таблице должно иметь уникальное имя, которое записывается при помощи букв (любого алфавита) и цифр. На первом месте обязательно должна стоять буква, некорректно использовать пробел, вместо него можно поставить символ подчеркивания «_».

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных:

– текстовый – используется для хранения обычного неформатированного текста длиной не более 255 символов;

– поле MEMO – используется для хранения текстов большого объёма до 65 535 символов;

– числовой – используется для хранения действительных чисел;

– дата/время – используется для хранения календарных дат и текущего времени;

– денежный – используется для хранения денежных сумм, позволяет производить корректные округления;

– счетчик – специальноиспользуется для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, удобен для порядковой нумерации записей;

– логический – данные могут принимать только два значения Да или Нет;

– поле объекта OLE – специально предназначен для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;

– гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета, позволяет автоматически запускать браузер и воспроизводить объект в окне;

– мастер подстановок – это объект, настройка которого может автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их в ручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Перечислим наиболее важные свойства полей:

– размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с текстовым типом данных максимальный размер 255 байт. Для поля с числовым типом данных можно задать использование целых чисел дли­ной 1, 2, 4 байта или использование чисел с плавающей точкой длиной 4или 8 байт;

– формат поля задаетформат отображения данного на экране или печати;

– число десятичных знаков задаетдля числового и денежного типов данных число знаков после запятой;

– подпись поля задает текст, который выводится в заголовкахтаблиц, форм, от­четов; по умолчанию в заголовке выдаётся имя поля;

– условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода;

– сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимыйна экран при на­рушении условия на значение.

После ввода имен полей, их типов и свойств, в таблице следует определить Ключевое поле. Для этого выделить одно или несколько полей, выбрать в меню Правка/Ключевое поле (или на панели инструментов нажать кнопку ).

После создания структуры таблиц в СУБД Microsoft Access таблицы нужно связать для того, чтобы иметь возможность корректной выборки данных из нескольких таблиц.

Связь устанавливается между двумя полями (столбцами) двух таблиц, при этом поля должны иметь одинаковый тип данных.

Для того чтобы установить связи между таблицами, необходимо вызвать меню Сервис/Схема данных. Затем выделить и добавить в схему данных все таблицы (рис. 7).

Рис. 7. Окно добавления таблиц в Схему данных

Для установления связи нужно с помощью мыши перетащить ключевое поле из одной таблицы на соответствующее поле другой таблицы. Откроется окно Изменение связей (рис. 8).

Рис. 8. Создание связей между таблицами

Включите признак Обеспечение целостности данных. Если наложены условия целостности данных, в связанную таблицу нельзя будет добавлять записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице. И наоборот, нельзя удалить или изменить записи в главной таблице, для которых есть соответствующие в связанной таблице.

Установите флажок Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей, тогда любое изменение (удалению) значения в главной таблице (там, где признак связи «один-») приведет к автоматическому изменению (удалению) соответствующих значений в связанных таблицах (признак связи «-ко-многим»), поэтому целостность данных не будет нарушена. Готовая схема показывает связи, с их типом (рис. 9).

Рис. 9. Схема данных

В дальнейшем, при заполнении таблиц данными, связанные таблицы можно открывать одновременно, нажав «+» в левом столбце строки (рис.10).

Рис. 10. Одновременное заполнение таблиц