Средства организационной техники

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Применение средств организационной техники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте:

- носители информации;

- средства составления и изготовления документов;

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов;

- средства хранения, поиска и транспортировки документов;

- офисная мебель и оборудование;

- другие средства оргтехники.

Средства оперативной полиграфии – машины, предназначенные для тиражирования документов. К этим средствам относятся:

- машины для гектографической (спиртовой) печати;

- оборудование для оперативной офсетной печати;

- машины для трафаретной (ротаторной) печати;

- средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).

Вариант оперативной полиграфии на ризографах использует достижения цифровой электроники и существенно улучшает все характеристики трафаретной печати.

Ризограф – копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип «трафаретной печати». Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.

Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. К этим техническим средствам относятся:

- фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

- машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

- скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

- конвертовскрывающие и резательные машины;

- машины для нанесения защитных покрытий на документы;

- адресовальные, штемпельные и франкировальные машины;

- машины для уничтожения документов;

- агрегативные линии для обработки корреспонденции.

Программные средства современных ИТ в целом подразделяются на системные и прикладные.

К системным программным средствам относят:

1. Тестовые и диагностические программы;

2. Антивирусные программы;

3. Операционные системы;

4. Командно-файловые процессоры.

Операционные системы бывают: однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS), однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows 98/2000), многопользовательские системы (системы семейства UNIX).

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемой операционной системой, с целью облегчения его работы или представления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий до 3.11).

Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:

- системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

- системы подготовки презентаций;

- системы обработки финансово-экономической информации;

- системы управления базами данных;

- личные ИС;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

- системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Личные ИС предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

· планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятий;

· вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать их них необходимую информацию;

· вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;

· вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Для современных технологий подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

(На ZDNET.ru можно найти информацию о товарах и ценах на ИТ-рынке.)

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:

- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.