Тема 6. Автоматизация документооборота

Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность).

Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования:

1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.

2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.

3. Взаимодействие со сложившимися информационными средами и техническими средствами.

4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.

5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая их повреждение.

6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, автореферирование, формирование словарей предметных областей – тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска).

7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных СУБД (систем управления базами данных) (СУБД - Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.

8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.

9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.

10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.

11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).

12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.

13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.

14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.

15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной среды, более одного офиса.

16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более.

17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями уже используемыми и вновь появляющимися.

18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.

19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.

Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии «Интернет».

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Объективной основой развития рынка систем электронного документооборота является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.