ПРИКЛАД. «Жорсткі зустрічі виділяються в календарі синім, бюджетіруемие - зеленим, категорія« День »містить завдання на сьогодні

«Жорсткі зустрічі виділяються в календарі синім, бюджетіруемие - зеленим, категорія«День»містить завдання на сьогодні, категорія«7-контроль»проглядається раз на тиждень.

У Департаменті не було єдиного стандарту особистого тайм-менеджменту. MS Outlook, як і в більшості російських компаній, використовувався як поштова програма і почасти як календар; задачі застосовувалися рідше. Планування з використанням тільки розділу «Календар» (жорстке планування) не забезпечувало гнучкості в умовах мінливого зовнішнього середовища.

Для оптимізації командного тайм-менеджменту була застосована методика контекстного планування, доповнююча класичне жорстке (календарне) планування. «Гнучкі» завдання розподіляються по «контекстам», до яких прив'язано виконання цих завдань, - людям, місцям, проектам і т. п. При такому підході завдання виконуються набагато швидше, при цьому не потрібно заганяти себе в рамки жорсткого плану, який все одно не здійсниться. Можливості налаштування панелі завдань в MS Outlook дозволяють, дотримуючись загальної ідеології планування, адаптувати огляд завдань під себе.

Гнучкий підхід до планування завдань повністю відповідає нашої мультипроектного специфіці роботи. Підвищення ефективності планування та виконання завдань можна приблизно оцінити як мінімум в 10-15%. Прямий фінансовий ефект ми не підраховували, але для нашого підрозділу, керуючого численними проектами з бюджетами в десятки і сотні тисяч доларів, потенційна економія коштів компанії як мінімум в декілька разів перевищує наші витрати на впровадження тайм-менеджменту.»

Селютин А., заст. директора Департаменту інформатизації ВАТ «РАО ЄЕС Росії»

ТМ-регламенти та командні домовленості

Першим кроком впровадження корпоративних ТМ-стандартів є формалізація мови, понятійного апарату: що є «пріоритетність» завдання, «терміновість» і т. д.

Наступний крок після стандартизації мови діяльності - формулювання правил її організації, формалізованих в системі корпоративних регламентів або існуючих у вигляді неформальних командних домовленостей. При цьому найбільш тонке питання - дотримання балансу між свободою і примусом, корпоративне втручання в ті аспекти техніки особистої роботи співробітника, які значимі для ефективності фірми.

Приклад стандарту: алгоритм планування дня

Стандартизацію корпоративного тайм-менеджменту краще починати з самих зрозумілих, легко впроваджуваних речей. Одним з таких простих перших кроків є стандарт планування робочого дня (в щоденнику або MS Outlook). Основою такого стандарту може бути «жорстко-гнучкий» алгоритм планування дня, що дозволяє, не вдаючись до занадто жорсткого планування, тим не менш встигати виконати ключові завдання. Стандарт, спочатку створений для однієї з московських компаній, виглядає наступним чином.

Стандарт: правила ведення щоденника

Організація часу співробітника компанії - це не його «особиста справа».

Ваша організованість - це міра вашої шани до колег і клієнтам.

Ваша пунктуальність - це вірна ознака, по якому судять про ваших ділових якостях.

Приходити на зустрічі вчасно, передзвонювати саме коли домовилися, укладатися в намічені терміни - це така сама ознака культурної людини, як щодня чистити зуби.

Правила планування в щоденнику

1. «Найгостріша пам'ять тупіше самого тупого олівця». Всі ваші зустрічі, завдання і контакти в обов'язковому порядку матеріалізується в письмовому вигляді.

2. Неохайність в огляді справ - ознака неохайності в голові. Пишіть чітким розбірливим почерком, застосовуйте різні кольори. Якщо використовуєте умовні позначення, обов'язково перерахуйте їх на першій сторінці щоденника.

3. Контакти - валюта бізнесу. Будь-яку контактну інформацію фіксуйте не на обірваних папірцях, а в окремому розділі щоденника. Обов'язково вказуйте повні тему контакту, прізвище, ім'я, по батькові, компанію, посаду, раб. і моб. телефони, e-mail і т. п.

Звіряйтеся з планом протягом дня і коректуйте його при зміні обставин. План - не «закон». План - інструмент орієнтації в обстановці. План - інструмент досягнення результатів.

«Речі» як носії корпоративних стандартів

Стандарт, закон, правило, що потрібно спочатку прочитати, а потім застосовувати, не максимально ефективні. Ідеальний корпоративний стандарт не записаний на папері, ідеальний стандарт втілений в будь-якої речі, яка «не дає зробити неправильно», сама диктує потрібний образ дій.